Proceso de pedidos, facturación y formas de pago

1- ¿Qué es un pedido?

El pedido es el encargo hecho por un cliente a un proveedor para que este le proporcione un producto o servicio determinado, de unas características previamente establecidas, en un plazo fijado, y a un precio y en unas condiciones convenidas.

2- ¿Cómo puede hacerse un pedido?

Puede efectuarse de varias formas:

• Mediante representante: en estos casos será este el que formalice el pedido para posteriormente comunicarlo a la sección de ventas.
• De palabra, bien directamente o por teléfono: para poder llevar un control más eficaz, lo mejor es confirmar el pedido por escrito mediante una carta o impreso, que se enviará al vendedor, y quedarse con una copia para poder contrastar los artículos a su recepción.
• Mediante impreso: cada empresa deberá elaborar su propio modelo de impreso, y en él han de aparecer los datos que vienen señalados en la siguiente figura.

3- ¿Es importante la fecha de entrega?

Sí, los bienes y servicios se necesitan en una fecha determinada.

4- ¿Qué es el albarán?

El albarán es el documento que acompaña la entrega de la mercancía, e indica las características y la cantidad, los datos de la entrega y los nombres del comprador y del vendedor.

5- ¿Qué doble finalidad tiene el albarán?

Por un lado, supone un justificante de la salida de los artículos del almacén, y por otro acredita que se ha realizado la entrega, sus tipos son:

• El albarán valorado: contiene además de la descripción y la cantidad de productos, el precio individual de cada uno de ellos, descuentos, impuestos e importe total del pedido.
• El albarán sin valorar: va acompañado de la factura, ya que solo contiene los datos relativos a la descripción y a la cantidad de productos, y no deja constancia del precio de cada producto ni del precio final.

6- ¿Cuántas copias tiene el albarán?

Cuatro copias: una para justificar la salida del almacén, otra para facturación, una para el cliente y la última para devolverla firmada.

7.- ¿Por qué el albarán es un medio de prueba?

Es un elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado a un cliente.

8- ¿Qué es la factura?

La factura es un documento que acredita legalmente y justifica una prestación de servicios o una compraventa de mercancías.

9- ¿Quiénes están obligados a emitir facturas?

Deben emitir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen en el ejercicio de su actividad.

10- Tipos de facturas

• Factura ordinaria: es la común en las relaciones comerciales.
• Factura completa: contiene todos los datos obligatorios.
• Factura simplificada: sustituye a los tiques, que pierden vigor como justificantes de una compraventa, y contempla un contenido mínimo obligatorio, más reducido que el de la factura completa.
• Factura rectificativa: se crea para corregir errores de alguna factura anterior.
• Factura recapitulativa: son agrupaciones de varias facturas en una que incluye las operaciones llevadas a cabo para el mismo cliente en el plazo de un mes.
• Factura proforma: indica la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante, pero detalla la oferta comercial.
• Factura electrónica: se genera por medios informáticos.

11- ¿Cómo se puede realizar el pago?

-Pago al contado: cuando se realiza en el momento de recibir los artículos o en un breve plazo de tiempo. Tiene la ventaja de que se pueden obtener descuentos.

-Pago aplazado: cuando el pago se realiza con posterioridad a la entrega. El plazo de pago que se debe cumplir el deudor, si no hubiera fijado fecha o plazo de pago en el contrato, será de 30 días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios, incluso aunque hubiera recibido la factura o solicitud de pago equivalente con anterioridad.

12- ¿Qué es un recibo?

El recibo es el documento mediante el cual la persona que lo elabora y lo entrega reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que lo acepta.

13- ¿Qué partes tiene el recibo?

-El recibo, que se entrega a la persona que efectúa el pago como justificante del mismo

-La matriz, que queda en el talonario y contiene datos esenciales del recibo, como son el número, el nombre del pagador, la cantidad pagada y el motivo del pago.

14.- ¿Cómo se define la letra de cambio?

La letra de cambio es un documento mercantil que sirve para realizar una transacción comercial

15- Elementos personales de la letra de cambio

LIBRADOR:Es la persona que crea la letra de cambio y la manda a pagar. Ha de firmarla, sino carece de valor. Librado:Es la persona a quien se ordena hacer el pago de la letra; para que nazca la obligación de pagar es necesario que el librado acepte la letra. Tomador: Es la persona a quien se ha de hacer el pago, que puede ser el propio librador.

16- Fechas que aparecen en la letra de cambio

La fecha de libramiento ,la de vencimiento, la de aceptación, la de aval y la de endoso.

17- Formas de expresar el vencimiento en la letra de cambio

• A fecha fija
• A días fecha(d/f): significa que el vencimiento será contando los días a partir de la fecha de libramiento.
• A días vista(d/v): el vencimiento será contando los días a partir de la fecha de aceptación.
• A la vista: el vencimiento es en el acto de presentación.

18- ¿En qué consiste el aval?

Es la declaración que garantiza el cumplimiento total o parcial de pago de la letra de cambio y supone compromiso que adquiere una persona de pagar en caso de no hacerlo el librado.

19- ¿Qué es el endoso?

Es la declaración contenida en la letra por la que el librador transmite a otra persona, o endosatario, los derechos de cobro derivados de la letra de cambio.

20-¿Qué es un cheque?

Un cheque es un título-valor por medio del cual una persona(librador) manda u ordena a una entidad de crédito(librado) el pago de cierta cantidad de dinero previamente situada en poder de aquella, a la orden del mandante o de un tercero (tomador), quedando obligados solidariamente todos los firmantes.

21- Formas de emitir un cheque

• Al portador: deben pagarse a la persona que lo presente al cobro. El tomador es el poseedor del cheque, que se transmite con la simple entrega.
• Nominativos: se emiten a favor de una persona determinada, que es la que debe cobrarlos.
• A la orden: son los que indican a una persona determinada con cláusula a la orden; pueden ser transmitidos por medio del endoso.

22- ¿Qué es un cheque cruzado?

Si queremos que un cheque no pueda ser cobrado en efectivo, podemos cruzarlo dibujando dos rayas paralelas que crucen el cheque de manera diagonal. Esto hará que solo pueda ser abonado en cuenta.

23- ¿Para qué se utiliza el cheque conformado?

Para garantizar que existen los fondos suficientes para el pago.

24- ¿Qué es un pagaré?

El pagaré es un título-valor por el que una persona física(firmante) se obliga a pagar a otra(beneficiario), o a su orden, una determinada cantidad de dinero en la fecha y lugar que se indican en el título.

25- ¿Qué diferencia hay entre una obligación y una promesa de pago?

Las obligaciones o mandatos de pago son ordenes de pago, se dan en la letra y el cheque, mientras que el pagaré es una promesa de pago que no lleva implicito ni el reconocimiento de la deuda.

26- Formas de pago on-line

• PayPal: Es un intermediario que se encarga de gestionar los datos del cliente y realizar el pago, por lo que este no tiene que aportarlos en la tienda on-line en el momento de realizar la compra.
• Bizum: Es una herramienta para realizar transferencias de dinero instantáneas y gratuitas entre particulares a través del móvil.
• Pagos con el teléfono móvil: es necesario que el teléfono cuente con la tecnología NFC que permite conectar dos dispositivos con solo aproximar uno a otro. Para efectuar los pagos se utilizan aplicaciones como Google Pay, Apple Pay o Samsung Pay.
• Wallets: son carteras bancarias virtuales que permiten reunir los datos de diferentes tarjetas de una determinada entidad bancaria, consultar información de las cuentas, sacar dinero del cajero y hacer uso de otros servicios bancarios con el teléfono móvil.
• Escrow: Se utilizan en la compraventa para asegurar que el pago llega al vendedor y que el producto o servicio llega al comprador.

27- Concepto y características de las monedas virtuales.

Las monedas virtuales son monedas digitales que utilizan la criptografía para asegurar y gestionar las transacciones. Sus características más importantes son:

• No cuentan con un soporte físico: no tiene representación física: no hay billetes ni monedas.
• No hay un organismo o gobierno central encargado de crear nuevas divisas y meter más dinero en el mercado.