Proceso y Métodos para la Descripción de Puestos de Trabajo

La descripción de puestos es el procedimiento para recabar y organizar de forma sistemática la información relativa al contenido de los distintos puestos de la organización.

Conceptos Clave en la Descripción de Puestos

• Tarea: Cualquier actividad física, mental o psicofísica que se realiza en el ámbito de un puesto y constituye un paso lógico y necesario para alcanzar los objetivos del puesto (ejemplo: almacenista: transportar mercancía).
• Elemento: Entidad completa de trabajo en la que se descompone una tarea (ejemplo: Transportar mercancía: Acercarse a la mercancía, coger mercancía, ponerla).
• Micro movimiento: Unidad más simple de trabajo, formada por elementos (ejemplo: Recoger mercancía: Agacharse, levantar los brazos).
• Función: Conjunto de tareas (ejemplo: atención al cliente).
• Cargo: Conjunto de funciones a las cuales se les asigna una responsabilidad (varias personas pueden tener el mismo cargo).
• Puesto: Conjunto de cargos similares en cuanto a contenido y responsabilidad (ejemplo: profesora de RH).
• Puesto de Referencia: Puestos con contenido estandarizado para los cuales existe información de mercado (ejemplo: gerente).
• Familia de Puestos: Conjunto de puestos que tienen naturaleza similar pero que difieren o bien en contenido o en responsabilidad (ejemplo: jefe contable, contable, auxiliar contable).
• Ocupación: Un puesto que es similar en funciones y responsabilidades en diferentes organizaciones (ejemplo: profesor).

Trabajo Compartido

• Job Sharing: Cuando dos o más personas comparten un cargo de trabajo. La responsabilidad suele ser subsidiaria (ante un fallo responde el causante).
• Job Pairing: Similar al Job Sharing, pero con responsabilidad solidaria.
• Job Splitting: El cargo se divide en función de las habilidades de los trabajadores y puede combinarse con el Job Sharing o Job Pairing.

Proceso de Descripción de Puestos

Fase Previa

Propuesta, elaboración y aprobación del plan. Diseñar todos los aspectos cuantitativos y cualitativos del plan de descripción.

Fase de Aplicación, Seguimiento y Control del Plan

Etapa 1: Identificación de los Puestos a Estudiar

Elaborar un inventario con los puestos a describir. Incluye identificación, denominación, codificación e inventariado.

Etapa 2: Elección del Método y Técnicas de Estudio

Asignar el método adecuado a los diferentes puestos.

Etapa 3: Estudio de Puestos

Realizar el estudio de los puestos de trabajo. Recopilar información utilizando, por ejemplo, la fórmula de Kipling, representada por el acrónimo HACOPIM:

Fórmula HACOPIM

• HA: Hace referencia a lo que se hace.
• CO: ¿Cómo se hacen esas actividades? Si se utilizan instrumentos, material, etc.
• P: Se refiere al porqué, cuál es la finalidad de esa tarea, por qué la hacemos.
• IM: Implicaciones del puesto, todas las condiciones ambientales (de luz, si se trabaja sentado, de pie, de noche, etc.).

Etapa 4: Elaboración de la Documentación

Creación de las descripciones del puesto y las especificaciones del puesto.

Etapa 5: Seguimiento y Control

Comprobar la calidad y precisión del trabajo realizado.

Técnicas de Descripción de Puestos

Métodos Directos

Son aquellos en los que la información del puesto se obtiene de forma directa, inmediata y objetiva.

• Entrevista.
• Cuestionario.
• Descripción en grupos de trabajo (mezcla entre cuestionario y entrevista).

Métodos Indirectos

Obtienen información de forma indirecta (observando máquinas, viendo las tareas que necesita hacer el trabajador), mediata y deductiva.

• Métodos de Simulación.
• Técnica de los Sucesos Críticos.

Métodos de Simulación

Se utiliza sobre todo cuando hay nuevos productos (ejemplo: prototipos).

Técnica de los Sucesos Críticos

Permite obtener especificaciones de puestos en términos de competencias. Para seguir este método, se siguen varias fases:

Fases de la Técnica de Sucesos Críticos

• Creación del Grupo de Trabajo: Idealmente, el grupo debería tener un total de 20 titulares de puesto, de los cuales 12 serían de rendimiento superior y 8 de rendimiento normal o inferior. Si el número varía, mantener la proporción.
• Generación de Dimensiones: Identificar aspectos básicos del trabajo (ejemplo: Dimensiones en un puesto de vendedor de tienda: Reponer mercancía, cuadrar caja, atender clientes).
• Generación de Sucesos Críticos: Obtener sucesos críticos de comportamiento que reflejen niveles altos, medios y bajos de rendimiento.
• Reinterpretación: Comprobar que cada integrante del equipo asocia cada suceso crítico a una única dimensión.
• Asignación de Valores de Eficacia: Cada miembro del equipo otorga a cada suceso crítico el mismo nivel de rendimiento.