Proceso y Gestión Eficiente del Archivo Documental

El Proceso del Archivo

Funcionamiento Habitual del Archivo

Dependerá del tipo de documento intervenido. En **primer lugar**, comprobamos que la documentación haya finalizado su recorrido por la oficina y, en **segundo lugar**, se procederá a archivar ese documento con un sistema de archivo u otro, según su futura movilidad y criterios.

Una vez que la documentación almacenada haya dejado de ser útil, se dejará en el **archivo semiactivo** para que, cuando el responsable del mismo y las normas dictadas por la empresa lo decidan, se pase al **archivo inactivo**.

Normas Prácticas de Utilización

Cada empresa adoptará aquellas reglas que le sean útiles, adaptándolas a sus necesidades dictadas por el jefe de la oficina, departamento, archivo. Los empleados deben seguir algunas reglas para la utilización de los archivos:

• Comprobar que el recorrido o toma de datos ha finalizado.
• No retrasar el archivo de los documentos.
• Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivos.
• No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u organización del archivo.
• Si los documentos archivados son extraídos del archivador, se deberá dejar en el espacio físico que ocupa una ficha de referencia en la que se indicará la fecha, el departamento y la persona que se lo llevó.
• Una de las normas que nos ayudará a organizar el archivo es el **sentido común**.

Control del Archivo

Va ligado al desplazamiento de los papeles de un archivo a otro a medida que van perdiendo operatividad. Los documentos que se encuentran en el **archivo activo** no deberán permanecer en él más tiempo del imprescindible para la realización de las operaciones habituales con ellos. El **archivo semiactivo** recepcionará los documentos y se clasificarán de acuerdo con las normas establecidas por la empresa. El responsable del archivo semiactivo tomará como referencia estas normas: la **clasificación más aconsejable** es la **cronológica** y el periodo recomendable es de un año. El empleado dispondrá las carpetas o cajas de cartón que tengan la documentación debidamente clasificada para su traslado al **archivo pasivo**. En las cajas es conveniente indicar el asunto o clase de documentos que se guarda.

Los Ficheros

Son los muebles que contienen las fichas y estas son los soportes físicos homogéneos que contienen los datos que queremos almacenar. El tamaño de las fichas variará dependiendo de la información que contengan. Los ficheros se pueden clasificar:

Ficheros Simples

Se trata de los clásicos cajones-fichero que permiten una fácil manipulación de las fichas clasificadas.

Ficheros Rotativos

Estos a su vez se dividen en: **Ficheros de arrastre** (las fichas se desplazan verticalmente dentro de un gran mueble), y **ficheros de tambor**, en los que las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular.