Proceso de Ejecución y Seguimiento de Auditorías Internas Efectivas

Ejecución y Seguimiento de Auditorías

Reunión Inicial

El propósito de esta instancia es aclarar todos los aspectos necesarios y, en su caso, modificar el plan de auditoría propuesto previamente. El responsable del equipo auditor y el responsable de la auditoría en la organización deben romper el hielo para generar una situación que permita realizar la auditoría de forma agradable y sin tensiones innecesarias.

El auditor o responsable del equipo auditor deberá invitar al personal del proceso o unidad auditada. Se recomienda que asistan las personas responsables de los procesos de la unidad.

Se debe explicar de forma práctica la metodología de auditoría que se utilizará. Cuando la organización no se ha sometido nunca a una auditoría, el responsable del equipo auditor debe proceder a explicar brevemente en qué consiste una auditoría.

Establecer la persona o personas que van a acompañar al auditor o a los miembros del equipo auditor.

Entrevistas con el Personal

Preparación: Presentarse y comunicar el objetivo de la entrevista antes de empezar a preguntar. El auditor a menudo da por hecho que el auditado conoce el motivo de su entrevista, lo cual no siempre es así, obligando a explicarlo a mitad de la conversación y rompiendo la secuencia lógica de la misma.

Ambiente: Hacer que el auditado se sienta cómodo. El entrevistado puede percibir al auditor como un examinador que evalúa su trabajo, especialmente si hay un superior jerárquico presente, lo que puede generar inseguridad sobre su puesto.

Evidencia: La persona entrevistada será quien proporcione al auditor la documentación y registros pertinentes que evidencien lo expuesto verbalmente.

Objetividad del Auditor: El auditor deberá tratar de abstraerse de cualquier opinión vertida que no sea demostrable, así como de la presión que pueda recibir en algunos momentos.

Comunicación Efectiva:

• No demostrar desinterés ante la respuesta del entrevistado.
• En casos donde la respuesta se salga del contexto o no tenga relación con lo preguntado, el auditor deberá interrumpir educadamente al entrevistado y replantear la pregunta.
• Nunca entrar en discusiones interpretativas con el entrevistado.
• No transmitir sensaciones de enojo ante respuestas evasivas ni de alegría ante los hallazgos.
• No resolver discrepancias entrando en un juego de "yo gano, tú pierdes".
• Comunicar al entrevistado los fundamentos de su opinión.

Una vez terminada la entrevista, despedirse del entrevistado agradeciendo su colaboración y ayuda.

Reuniones del Equipo Auditor

A lo largo de la auditoría, el equipo auditor se reunirá para mantener una coordinación continua y contrastar lo observado. Normalmente, todos los elementos del sistema están interconectados, por lo que será necesario un flujo de información adecuado para que nada quede sin verificar.

Estas reuniones se realizarán tantas veces como sea necesario. El objetivo es lograr que la auditoría sea lo más homogénea posible y que no dependa del auditor concreto que la esté llevando a cabo.

Una vez finalizada la auditoría, el equipo auditor procederá a reunirse nuevamente para exponer en común lo observado y analizar las conclusiones de la auditoría, las cuales deberán ser consensuadas.

Siempre se debe orientar este proceso hacia la mejora continua y la conformidad de los elementos revisados.