Proceso Eficiente de Gestión de Correspondencia en Empresas

Fases del Proceso a Seguir (ENTRADA)

1. Recepción de la Correspondencia

• a) Firmar acuse de recibo o albarán (si no es correo ordinario, comprobación del estado, anotar día/hora/estado/remitente/empresa de mensajería).
• b) Clasificación del correo y colocación en su bandeja (confidencial, AAPP, etc.). Y si no hay datos del remitente, grapar sobre la documentación también o usar clip.

2. Registro de Entrada

• Asignación de números correlativos y posible estampación del sello (#, fecha y destinatario en esquina superior derecha).

3. Distribución de Correspondencia

• Se realizará por personal o en cajetines.
• Orden: Urgente, Certificado, Privada, Ordinaria.

NB Portafirmas

Tratamiento de la gestión de la correspondencia de entrada y salida.

Fases del Proceso a Seguir (SALIDA)

1. Elaboración de la Correspondencia (Dpto./Comunicación)

• a) Importancia del doblaje (A4, nota breve, invitación, contrato).
• b) Y ensobrado (sobre americano, cuartilla, grandes sencillos y acolchados).

2. Recogida de Salida

• Según criterio de la empresa, mínimo diario: En mano o casilleros/bandejas.

3. Registro de Salida

• Asignación de números correlativos (número de registro, fecha, tipo de documento, destinatario, dpto. o remitente, si tiene anexos, asunto y observaciones).

4. Envío

• Empresas privadas o Correos.
• Se ha de indicar las que van por correo ordinario, certificado, urgente, etc.

Tratamiento de la Gestión de la Correspondencia de Entrada y Salida

Libro de Registro

Las empresas normalmente gestionan un volumen de correspondencia importante, tanto de entrada como de salida. Para evitar fallos y pérdidas de documentación, es conveniente realizar un registro. Las empresas suelen disponer de dos libros de registro (en formato papel o digital) de entrada y de salida.

Características/Contenidos:

• Número de registro
• Fecha
• Remitente
• Asunto (reclamación, pedido, presupuesto, etc.)
• Destinatario
• Clase de documento (fax, carta, tarjeta postal, etc.)
• Anexos (cheque, factura, catálogo, etc.)
• Observaciones

Servicios de Correos, Correspondencia y Paquetería

Hoy ofrece servicios variados de envío de comunicación en papel, electrónica, paquetería, giros postales, pago de recibos, venta de entradas de espectáculos o servicios financieros. Está formado por:

• Correos: envío de comunicación en papel, electrónica y paquetería.
• Correos Express
• Nexea: gestión de las comunicaciones masivas de las empresas.
• Correos Telecom: gestión de la red de comunicaciones de Correos.