El Proceso Documental: Etapas, Funciones y Optimización de la Información

La Cadena o Proceso Documental

El proceso documental es el conjunto de tareas documentales que se lleva a cabo con cada documento. Se llama cadena porque es el conjunto de operaciones (eslabones que siguen uno a otro y guardan relación) necesarias para lograr el correcto funcionamiento del sistema documental. Por otro lado, las funciones de la tarea son: desde la selección de un documento hasta su reutilización.

• Funciones de entrada: Aquellas que realizan los profesionales de documentación con cada uno de los documentos hasta que se les pone la fecha o el sello, pasando a ser parte del archivo. Forman parte de esta función la selección, adquisición y registro.
• Funciones de tratamiento o análisis: Catalogación, análisis de contenido, indización.
• Funciones de salida: Búsqueda y recuperación de la información y difusión.

Funciones de Entrada

SELECCIÓN: No todos los documentos que llegan a los centros se guardan, por ello para saber cuáles seleccionar y cuáles no, se siguen unos criterios: la especialización que tenga el sistema de documentación, el coste de almacenamiento que supone, el coste de gestión, la posibilidades de reutilización, el valor histórico que tiene el documento, el cultural, sociológico, etc. El idioma, ya que se seleccionará antes un documento en el idioma del país que de otro idioma, según las necesidades de los usuarios y según el ámbito geográfico.

ADQUISICIÓN: No todos los documentos los produce el medio al que pertenecen, ya que pueden haber sido comprados primero, intercambiados entre medios de comunicación de la misma empresa, donados, es decir, recibir documentos que alguien dona, como por ejemplo los familiares de algún director de cine que fallece donan su material personal al archivo de algún medio a cambio de que este medio analice y conserve los documentos. Y por último, pueden estar en el depósito, esto significa que un medio cede la información a otro durante un tiempo para que lo guarden y cuando vuelvan a tener sitio para guardarlo recuperar la información. A cambio de esto, la otra empresa tiene derecho a utilizar sus imágenes.

Tratamiento o Análisis

CATALOGACIÓN: Llamamos catalogación a la descripción externa, física o formal de los documentos, es decir, su título, los años que tiene, si tiene gráficos/fotos, si lleva o no CD, si está en blanco y negro o no, etc. Para catalogar existen unas normas y unos principios, como son la uniformidad (descripción similar de los documentos), la unificación (los criterios adoptados a cosas que no acogen la norma no pueden variar), la compensación (los datos que se dan deben de ser compensados) y la identificación (solo puede haber una ficha que responda a un documento).

ANÁLISIS DEL CONTENIDO:

• Se analiza para facilitar al usuario la elección de los documentos que necesita.
• Ahorrar el trabajo de lectura de cada uno de los documentos a los usuarios.
• Resumen del contenido, a eso debe sumarse la descripción detallada de algunos aspectos del mismo, según tipo de documento (si tuviese fotografía habría que indicarlo, pero no analizarlo).
• Utilizar lenguaje natural pero controlado.

En el resumen incluimos el paradigma de Laswell, que explica quién, qué, dónde, cuándo, cómo y por qué/ para qué. El resumen no debe ocupar más de diez líneas.

INDIZACIÓN: La indización es la extracción de los términos básicos del contenido y más aún del resumen del contenido. Los índices se traducen a un lenguaje documental, y la utilización de diversos índices: personas, lugares, temas, etc. Es de elaboración propia.

Funciones de Salida

Encontramos dos vías, la búsqueda y recuperación de la información (1) y la difusión (2).

(1) Búsqueda y Recuperación

Los usuarios que tiene un medio de comunicación son los profesionales del propio M.C. Encontramos guionistas, realizadores, la gente de maquillaje, ambientación, decorados, etc. Pero además hay profesionales que no trabajan en el medio y sí consultan esos documentos, que son los profesionales de otros M.C. (del sector audiovisual). Los publicistas, las empresas, organismos e instituciones consumen mucha de esta documentación, al igual que el sector académico y los particulares.

Etapas de Búsqueda y Recuperación de Información

Lo primero que hay que hacer es concienciar al usuario de cuáles son sus necesidades de información. Más tarde hay que identificar las fuentes documentales disponibles (fotos, vídeos, etc.), y a partir de ahí se procede a pedir la información, estableciendo una estrategia de búsqueda.

Una vez realizada la petición a la base de datos, lo que hay que hacer es agrupar las referencias y realizar un filtrado de la información. Por último, se comunica el resultado al usuario y se verifica la validez de la respuesta.

Búsqueda Delegada

Existen dos fórmulas básicas para buscar información.

a) La primera es ésta búsqueda delegada o indirecta. Se llama así porque el usuario delega en el documentalista. Para realizarla hay que saber quién formula la demanda, la utilización de la información, el tiempo del que dispone el usuario para el estudio y trabajo con la documentación solicitada, el conocimiento del usuario sobre el tema, la documentación que ya dispone, el formato en el que desea la información, el área geográfica, el periodo cronológico y el idioma.

b) La búsqueda directa por parte del propio usuario. Es de mayor rapidez, requiere una imprescindible formación del usuario, un sistema con búsqueda sencilla y experta y un sistema de ayuda. Concede una presentación apropiada de la información recuperada.

(2) Difusión

Se utiliza porque existe un conocimiento de los usuarios, unos recursos económicos de la Unidad Documental y unos recursos humanos, al igual que una infraestructura y recursos tecnológicos, factores institucionales o empresariales y una política de marketing.

a) La difusión puede ser directa o bajo demanda, requiere un método de preguntas-respuesta y una búsqueda retrospectiva de la información. También una difusión selectiva de la información (DSI): Hay distintos tipos de perfiles:

• Perfil personal individualizado.
• Perfil colectivo o de grupo.
• Perfil normalizado o estándar.

b) Difusión indirecta (productos documentales): son productos documentales que edita el departamento de documentación para quien quiera los pueda solicitar. Encontramos revistas de prensa, dosieres de prensa o documentales, boletines de adquisición o de información, directorios.