El Proceso Contable Integral: Fases, Libros y Cuentas Anuales Esenciales

Fase de Apertura del Ciclo Contable

La fase de apertura se realiza al comienzo del ejercicio económico (para una empresa en funcionamiento) o cuando esta inicia su actividad.

• Se inicia con el inventario, un documento que presenta de forma ordenada los elementos patrimoniales de la entidad (bienes, derechos, deudas y patrimonio neto). Este inventario, si procede del año anterior, se refleja en el Balance de Situación.
• Se materializa, contablemente, en el asiento de apertura: Cuentas de activo a Cuentas de pasivo y Patrimonio Neto (PN).
• Mediante el asiento de apertura se abren todas las cuentas de mayor que recogen el valor inicial de los diferentes elementos patrimoniales.

Fase de Desarrollo del Ciclo Contable

Esta fase se extiende a lo largo de todo el ejercicio económico anual.

• Supone el registro en el Libro Diario, mediante la realización de asientos, de los hechos económicos que tienen lugar durante el periodo.
• Cada anotación del asiento se traspasa al Libro Mayor (con un programa informático el traspaso es automático).
• A partir de las cuentas del Libro Mayor es posible elaborar, en cada momento, el Balance de Comprobación o de Sumas y Saldos.

Fase de Cierre del Ciclo Contable

Esta fase se realiza al final del ejercicio económico.

• Su finalidad es determinar el resultado del ejercicio y cerrar la contabilidad.
• Para ello, partimos del Balance de Comprobación realizado al final de la fase anterior, ya que las cuentas que aparecen en él expresan, por medio de sus saldos, los valores a los que se ha llegado como consecuencia de las operaciones o hechos registrados durante el mismo.
• Para poder reflejar la situación económica y financiera de final de ejercicio en la empresa, se necesita incorporar una serie de Operaciones Previas que todavía no se han contabilizado, pero que afectan al proceso contable.

Operaciones Previas al Cierre Contable

1. Reclasificación de partidas: Su cometido es informar correctamente de la situación de determinados elementos que pueden haberse visto modificados como consecuencia de:
   • Vencimientos a corto plazo de partidas anteriormente contabilizadas a largo plazo.
   • Terminación de elementos de inmovilizado en curso.
2. Operaciones no formalizadas: Surgen, fundamentalmente, de la entrega o recepción de mercancías antes de la emisión o recepción de la factura. A la mercancía le acompaña el albarán, y es posible que la factura de un proveedor se reciba en un ejercicio posterior a la recepción de la mercancía. El asiento, cuando se recibe el albarán, es el siguiente:
3. Ajustes al Patrimonio Neto (PN) con cuentas de los grupos 8 y 9: Las cuentas de los grupos 8 y 9 se saldan trasladando su saldo a cuentas de los subgrupos 13 (“Subvenciones, donaciones y ajustes por cambio de valor”) y 115 (“Reservas por pérdidas…”).

Elaboración de las Cuentas Anuales

• Una vez cerrada la contabilidad, se elaboran las Cuentas Anuales. Existen dos modelos de cuentas anuales: normal y abreviado.
• Las Cuentas Anuales comprenden un conjunto de documentos reglados y públicos que permiten el acceso a la información a los usuarios interesados.
• Están integradas por 5 documentos esenciales:
  • Balance de Situación
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
  • Estado de Flujos de Tesorería
  • Memoria

Libros de Contabilidad Esenciales

Libros Obligatorios

Libro Diario

• Registrará día a día las operaciones de la empresa, durante el ejercicio económico, en orden cronológico.
• Se inicia con el asiento de apertura, a continuación se registran las operaciones del ejercicio y finaliza con el asiento de cierre.
• Es válida la anotación conjunta de los totales de operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que aparezca su detalle en otros libros o registros auxiliares.

Libro de Inventario y Cuentas Anuales

• Se abre con el inventario inicial detallado.
• Al menos trimestralmente se transcribirán los balances de comprobación con sumas y saldos.
• Se transcribirá el inventario de cierre detallado y se adjuntarán las cuentas anuales.

Libro de Actas

Es obligatorio para las sociedades mercantiles, que deben reflejar los acuerdos adoptados en las reuniones de las Juntas de propietarios (accionistas y participacionistas).

Otros Libros de Contabilidad

Libro Mayor

Recoge sistemáticamente las distintas cuentas utilizadas en el Libro Diario. Permite ver la situación (saldo) y los movimientos de cada cuenta.

Libro de Facturas Emitidas y Recibidas

Son libros fiscales (regulados en la Ley del IVA). En estos libros se inscribirán, una por una, las facturas de los bienes y servicios adquiridos o importados (facturas recibidas) y las facturas de los bienes y servicios vendidos o prestados (facturas emitidas).