Proceso de Adquisición de Bienes: Desde la Necesidad hasta la Facturación

Operación Básica de Compras

La operación de compras abarca un conjunto de actividades tendientes a adquirir los bienes y servicios necesarios para el desenvolvimiento de la empresa.

Clases de Bienes que se Pueden Comprar

• Bienes de Larga Duración: Conocidos como bienes de uso, son aquellos que la empresa utilizará durante un período prolongado.
• Bienes Destinados a la Venta: También llamados bienes de cambio, son aquellos que la empresa adquiere con el propósito de revenderlos.
• Bienes de Corta Duración: Se clasifican como gastos, ya que se consumen rápidamente con el uso.

Bienes de Larga y Corta Duración: Una Perspectiva Económica

• Larga Duración: Representan activos para la empresa, contribuyendo a su capacidad productiva o operativa.
• Corta Duración: Se consumen rápidamente con el uso y se incorporan a la categoría de gastos operativos.

Proceso de Compra: Pasos Fundamentales

1. Identificación de la Necesidad de Compra

• Búsqueda de Información: Se consulta la ficha de stock para verificar la necesidad de compra, usualmente comparando con el stock mínimo establecido.
• Resultado de la Búsqueda: Se determina la cantidad exacta de unidades que deben ser adquiridas.

Ficha de Stock: Herramienta Clave de Gestión

La ficha de stock detalla las entradas y salidas de los bienes, tanto en unidades físicas como en valores monetarios. Permite verificar la existencia de bienes después de cada operación y suministra datos cruciales como el stock mínimo y máximo en los depósitos.

2. Selección del Proveedor Adecuado

• Búsqueda de Información: Es fundamental conocer la calidad, el precio y los plazos de pago que ofrece cada proveedor potencial.
• Resultado de la Búsqueda: Se envían pedidos de cotización a los proveedores para obtener información sobre sus precios.

3. Elección del Proveedor y Emisión de la Orden de Compra

• Búsqueda de Información: Se realiza una comparación exhaustiva de las cotizaciones recibidas para seleccionar al proveedor más adecuado.
• Resultado de la Búsqueda: Se elige un proveedor y se le envía una orden de compra formal.

Consulta de Ficha de Stock: Decisión Estratégica

• Si hay stock: En caso de que la cantidad requerida ya exista en el inventario, el proceso de compra para ese ítem específico finaliza.
• No hay stock: Si no hay suficiente stock, se procede con el envío de pedidos de cotización, la comparación de ofertas, la selección de un proveedor y el envío de una orden de compra.

4. Recepción de los Bienes

Los bienes adquiridos llegan acompañados de un documento llamado remito, emitido por el vendedor. A través de este documento, se comprueba la calidad y la cantidad de los bienes recibidos para asegurar que coincidan con lo solicitado.

Control de la Recepción

• Búsqueda de Información: Se compara el remito con los bienes físicos recibidos.
• Resultado de la Búsqueda: Se verifica si existe concordancia (o discrepancia) entre el remito y los bienes entregados.

Verificación de la Solicitud

• Búsqueda de Información: Se compara el remito enviado por el proveedor con la orden de compra original.
• Resultado de la Búsqueda: Se determina si existe concordancia (o no) entre lo solicitado y lo recibido.

5. Ingreso de los Bienes

• Búsqueda de Información: Se detallan los artículos ingresados, sus códigos y las cantidades correspondientes.
• Resultado de la Búsqueda: Los bienes se ingresan formalmente en el depósito y se actualiza la ficha de stock.

Gestión de Discrepancias en la Recepción

• Si NO coinciden: En caso de que los bienes recibidos no coincidan con la orden de compra o el remito, se realiza el reclamo correspondiente al proveedor.
• Si SI coinciden: Se firma el remito como conformidad, los bienes se trasladan al depósito y se registran en la ficha de stock.

Se entrega al transportista el remito, firmando la conformidad (o indicando las discrepancias) de lo recibido.

6. Recepción de la Factura de Venta

Una vez que el proveedor recibe el remito firmado como señal de conformidad con la recepción de las mercaderías, procede a enviar la factura de compra al comprador.

Gastos Originados por la Compra

Si el transporte de los bienes corre por cuenta del comprador, este debe abonar dicho importe al proveedor. El proveedor emitirá una nota de débito para reflejar este incremento en la deuda.

Devolución de una Compra

En caso de que los bienes adquiridos no coincidan con lo solicitado, el proveedor puede enviar una nota de crédito al cliente para reflejar la disminución de la deuda, o el cliente puede realizar una devolución formal.

7. Anotación y Registro de la Compra

Para mantener una alta calidad de información y un control efectivo, es esencial llevar un registro detallado de:

• Stock de Bienes: Se registra la cantidad de unidades ingresadas y el precio de costo de cada una a través de la Ficha de Stock.
• Nuestra Deuda: Se documenta a quién se le debe y el monto adeudado, utilizando las Fichas del Proveedor (cuentas corrientes).