El Proceso Administrativo: Pilares de la Gestión Empresarial Eficaz

El Proceso Administrativo: Fases Mecánica y Dinámica

El proceso administrativo es un conjunto de funciones interrelacionadas que buscan el aprovechamiento óptimo de los recursos humanos, técnicos, materiales, etc., para el logro de los objetivos de una organización. Se divide en dos fases principales: la fase mecánica y la fase dinámica.

Fase Mecánica

La fase mecánica es la parte teórica o estructural del proceso administrativo, donde se establece lo que debe hacerse.

Planeación

La Planeación define el rumbo hacia donde se dirige la empresa, los resultados que se pretenden obtener y las estrategias para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito.

Tipos de Planeación:

• Planeación Estratégica: Define los lineamientos generales de la planeación de la empresa. Es responsabilidad de la alta dirección (Gerente General).
• Planeación Táctica o Funcional: Se enfoca en áreas específicas de la organización, como la Gerencia de Producción, Gerencia de Finanzas, Gerencia de Personal o Gerencia de Mercadotecnia.
• Planeación Operativa: Se enfoca en el corto plazo, abarcando actividades detalladas como la fabricación de calidad, contabilidad y tesorería, seguridad e higiene, e investigación de mercados y ventas.

Elementos de la Planeación Estratégica:

La planeación estratégica incluye la definición de:

• Visión
• Filosofía
• Misión
• Objetivos
• Políticas
• Estrategias
• Programas
• Presupuesto

El análisis del entorno es fundamental y considera: premisas internas y externas, así como el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).

Técnicas de Planeación:

• Cuantitativas: Basadas en datos numéricos y modelos matemáticos.
• Cualitativas: Basadas en juicios y opiniones.

Un ejemplo de técnica es la Gráfica de Gantt, creada por Henry Lawrence Gantt, que permite:

1. Identificar y determinar las actividades.
2. Establecer el orden cronológico de las actividades.
3. Asignar duración, fecha de inicio y terminación para cada tarea.

Organización

La Organización es el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos.

Etapas de la Organización:

1. División del Trabajo: Consiste en la separación y delimitación de actividades para lograr la especialización. Incluye:
   • a) Jerarquización: Establecimiento de niveles de autoridad y responsabilidad.
   • b) Departamentalización: Agrupación de actividades en unidades específicas (departamentos).
   • c) Descripción de Funciones: Detalle de las tareas y responsabilidades de cada puesto.
2. Coordinación: Es la armonización de los esfuerzos individuales y grupales para realizar una tarea de manera eficiente y lograr los objetivos comunes.

Técnicas de Organización:

• Organigramas: Representaciones gráficas de la estructura organizacional. Pueden ser:
  • Horizontales: Muestran los niveles jerárquicos de izquierda a derecha.
  • Verticales: De arriba hacia abajo.
  • Estructurales: Solo muestran nombres de puestos o áreas.
  • Mixtos: Combinan formatos por razones de espacio.
  • Circulares: Desde el centro hacia afuera.
  • Funcionales: Detallan las funciones de cada área o puesto.
• Manuales: Documentos detallados que sirven como herramientas de consulta y estandarización. Incluyen: manuales de organización generales, departamentales, de bienvenida, de políticas, de procedimientos y de puestos.

Integración

La Integración es el proceso mediante el cual se eligen y agrupan los recursos necesarios para el funcionamiento de la organización. Comprende la gestión de recursos tecnológicos, financieros y humanos.

Etapas de la Integración:

1. Definición de necesidades, estándares de calidad y tiempo requeridos para los recursos.
2. Determinación de fuentes de recursos (internas o externas).
3. Elección de proveedores o fuentes de suministro.
4. Selección de recursos de acuerdo con los estándares de calidad establecidos.

Técnicas de Integración:

Se aplican técnicas específicas para la gestión de:

• Recursos Humanos
• Recursos Materiales
• Recursos Financieros
• Recursos Tecnológicos

Fase Dinámica

La fase dinámica es la parte operativa del proceso administrativo, donde se pone en marcha lo planeado y organizado.

Dirección

La Dirección es la ejecución de todos los procesos administrativos, orientando los esfuerzos hacia el logro de los objetivos de la organización.

Etapas de la Dirección:

• Toma de Decisión: Proceso de seleccionar la mejor alternativa entre varias opciones disponibles para resolver un problema o aprovechar una oportunidad.
• Motivación: Impulso que orienta la conducta del personal hacia el logro de los objetivos organizacionales, fomentando el compromiso y la productividad.
• Comunicación: Aspecto clave del proceso administrativo, esencial para transmitir información, ideas y decisiones. Puede ser:
  • a) Vertical: Fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior (descendente) o viceversa (ascendente).
  • b) Horizontal: Se da entre niveles jerárquicos similares.
  • c) Verbal: Oralmente.
  • d) Escrita: A través de material escrito (informes, correos, etc.).
  • e) Formal: A través de canales establecidos por la organización.
  • f) Informal: A través de redes no oficiales.
• Liderazgo: Consiste en guiar e influir en los subordinados de la organización para que trabajen con entusiasmo hacia el objetivo común. Incluye aspectos como:
  • a) Autoridad: El derecho de dar órdenes y esperar obediencia.
  • b) Delegación: Asignación de autoridad y responsabilidad a un subordinado.
  • c) Supervisión: Observación y seguimiento del trabajo para asegurar que se cumplan los estándares.

Técnicas de Dirección:

• Cuantitativas: Incluyen modelos matemáticos, programación lineal, técnicas estadísticas y el método del camino crítico.
• Cualitativas: Como la tormenta de ideas (brainstorming), el desarrollo de equipos y diversas técnicas motivacionales.

Control

El Control es el proceso para evaluar los resultados obtenidos, con el fin de mejorarlos, corregirlos y prevenir futuras desviaciones respecto a los objetivos establecidos.

Etapas del Control:

• Establecimiento de Estándares: Sirven como modelo o punto de referencia para efectuar el control y medir el desempeño.
• Medición de Resultados: Evaluación de los resultados obtenidos en comparación con los estándares preestablecidos.
• Corrección: Aplicación de medidas correctivas para eliminar las desviaciones identificadas y asegurar el cumplimiento de los objetivos.
• Retroalimentación: Utilización de los resultados obtenidos y las lecciones aprendidas para mejorar continuamente el proceso y ajustar los planes futuros.