Proceso Administrativo: Etapas, Fases y Tipos de Planes

¿Qué es el Proceso Administrativo?

El proceso administrativo es un conjunto de etapas o fases sucesivas e interrelacionadas (planificación, organización, dirección y control) a través de las cuales se lleva a cabo la administración. Estas fases interactúan de manera dinámica y forman un todo integral.

Fases del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se divide en dos fases principales:

• Fase Estructural (Mecánica): En esta fase se define qué se quiere lograr y cómo se va a lograr. Es la parte teórica del proceso. Incluye:
  • Planificación: Se determinan los objetivos y los medios para alcanzarlos.
  • Organización: Se diseña la estructura organizacional necesaria para llevar a cabo los planes.
• Fase Operativa (Dinámica): En esta fase se pone en marcha lo planificado y se ejecutan las actividades. Incluye:
  • Dirección (Ejecución): Se guía y motiva a los trabajadores para alcanzar los objetivos.
  • Control: Se comparan los resultados obtenidos con los resultados esperados, y se toman medidas correctivas si es necesario.

Actividades Gerenciales en Cada Fase

Planificación

• Aclarar, ampliar y determinar los objetivos.
• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se realizará el trabajo.
• Seleccionar e indicar las tareas necesarias para lograr los objetivos.
• Establecer políticas, procedimientos, estándares y métodos de trabajo.
• Modificar los planes según los resultados del control.

Organización

• Subdividir el trabajo en tareas operativas.
• Agrupar las tareas operativas en puestos de trabajo (por ejemplo, supervisor de planta, secretarias, etc., según las tareas asignadas).
• Definir los requisitos de cada puesto.
• Seleccionar y ubicar a los individuos en los puestos adecuados.
• Delegar la autoridad necesaria a cada miembro de la gerencia.

Dirección (Ejecución)

• Conducir y motivar a los trabajadores para que den lo mejor de sí.
• Desarrollar a los trabajadores para que alcancen su máximo potencial.
• Reconocer y corregir con justicia.
• Revisar la ejecución y ajustarla según los resultados del control.
• Guiar a los trabajadores para que cumplan con las normas de funcionamiento.

Control

• Comparar los resultados con los planes generales.
• Evaluar los resultados en comparación con los estándares de funcionamiento.
• Asegurar que los medios de medición sean claros y conocidos.
• Sugerir acciones correctivas cuando sea necesario.
• Ajustar el plan según los resultados del control.

La Planificación: Definición y Tipos de Planes

La planificación es la determinación del conjunto de objetivos a alcanzar en el futuro y de los pasos necesarios para lograrlos, a través de técnicas y procedimientos definidos.

Tipos de Planes

1. Propósito o Misión: Define el objetivo principal de la organización, como producir un bien o prestar un servicio a un precio adecuado. La misión se relaciona con la actividad económica de la empresa (por ejemplo, producir para una empresa industrial, vender para una empresa comercial).
2. Objetivos: Son los resultados o fines que se desean alcanzar; las metas. Pueden ser:
   • Generales o Estratégicos: Se alcanzan a largo plazo.
   • Tácticos o Departamentales: Se logran a corto o mediano plazo (por ejemplo, mejorar la calidad, aumentar la producción).
   • Operacionales: Se logran a corto plazo.
3. Estrategia: Herramientas, métodos y medios necesarios para lograr los objetivos.
4. Políticas: Guían a los gerentes en la toma de decisiones. Son flexibles y pueden modificarse según las necesidades de la empresa (por ejemplo, "Solo contratamos a personas de entre 30 y 35 años").
5. Reglas: Son de carácter obligatorio (por ejemplo, el uso del equipo de trabajo, el carnet, la puntualidad).
6. Procedimientos: Son los pasos a seguir en estricto orden cronológico para cumplir un objetivo o realizar una actividad específica.
7. Programa: Es un tipo de plan que integra propósito, misión, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos e incluso un presupuesto. Está dirigido a la realización de una actividad específica.
8. Presupuesto: Expresa en términos monetarios el costo de llevar a cabo todo lo planificado.