Proceso Administrativo Esencial: Planificación, Organización y Dirección Empresarial

Conceptos Fundamentales de la Gestión Empresarial

Una Empresa es una organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de recursos (financieros, tecnológicos y humanos) para lograr sus objetivos.

Características de las Organizaciones

• Son un sistema social con propósitos definidos.
• Están compuestas por personas.
• Son dinámicas, complejas e innovadoras.
• Poseen una organización estructural y sistemática.

Miembros de una Organización

Los miembros clave de una organización incluyen:

• Gerencia
• Administración
• Jefes de Departamento
• Personal Operativo

El Proceso Administrativo

El proceso administrativo está dirigido a la línea administrativa y se compone de fases interrelacionadas.

Acciones del Proceso Administrativo

Las acciones fundamentales del proceso administrativo son:

• Planificar
• Organizar
• Dirigir
• Controlar

Planificación Estratégica

La planificación implica usar lógica y métodos para analizar, tomando decisiones estratégicas sobre políticas de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO), valores, misión, visión, objetivos y metas.

Herramientas de la Planificación

Política de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO)

Es el sentido de dirección que fija principios de acción. Es una declaración formal de una organización con el compromiso en pro de la SSO, que, según la norma NCh 18001, debe ser:

• Apropiada a la naturaleza del riesgo y los peligros.
• Orientada a la mejora continua.
• Dirigida a cumplir la legislación en prevención de riesgos.

Visión

Define: ¿Qué queremos lograr?

Misión

Define: ¿Cuál es nuestro negocio?

Objetivos y Metas

La empresa debe mantener documentados y establecer los objetivos de prevención de riesgos. Estos deben ser coherentes con las políticas de SSO y, según NCh 18001, deben ser medibles.

Valores

Son los lineamientos base donde se demuestra la responsabilidad y el compromiso. Están directamente relacionados con la seguridad y la ética empresarial.

Análisis FODA

Es una herramienta de apoyo para obtener un diagnóstico preciso que permite tomar decisiones. Considera factores:

• Internos: Fortalezas (+) y Debilidades (-).
• Externos: Oportunidades (+) y Amenazas (-).

Organización Empresarial

La organización consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar metas. Establece las estructuras organizacionales, líneas de enlace y crea una descripción de cada puesto.

Tipos de Organización

Organización Formal

Se establece para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura definida, respaldada por políticas y reglamentos.

Organización Informal

Se refiere a las relaciones sociales que se desarrollan espontáneamente dentro de la organización.

Clasificación de Organizaciones por Estructura

1) Organización por Función Empresarial

Representa la forma más común. Se basa en la función, partiendo de una entidad de mayor autoridad y dividiéndose por función.

2) Organización Territorial o Geográfica

Se refiere al agrupamiento de las actividades en relación con la localización donde el trabajo se ejecuta. Es común en organizaciones a gran escala con actividades físicas o geográficas dispersas.

3) Organización por Clientes

Agrupamiento de actividades de acuerdo con el tipo de personas a quienes el trabajo es ejecutado.

4) Organización por Producto

Se aplica en empresas de gran tamaño y con multiplicidad de líneas de producto.

Organigramas: Representación Gráfica

Los Organigramas son la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o entidad, de una forma esquemática.

Organigramas Verticales

Representan unidades ramificadas de arriba hacia abajo. La autoridad decrece en sentido descendente, la línea de comunicación es vertical y los niveles jerárquicos se disponen en filas.

Organigramas Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y decrecen jerárquicamente en la misma dirección. Los niveles jerárquicos se presentan en columnas y los títulos van a la izquierda.

Organigramas Mixtos

Son una combinación entre los organigramas verticales y horizontales.

Organigramas de Bloque

Son una variedad de los verticales que integran un gran número de áreas en espacios más reducidos.

Organigramas Circulares

La unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos.

Dirección Empresarial

1) Comunicación

Es un proceso mediante el cual se transmite y recibe información. Puede ser transversal o longitudinal. Se clasifica por:

• Su forma: Verbal y No Verbal.
• Su contenido: Formal e Informal.
• Razón del receptor: Individual y Genérico.
• Su sentido: Vertical y Horizontal.

2) Motivación

Es el acto de proveer estímulos para adoptar un comportamiento deseado, estimulando a las personas para que actúen y trabajen eficientemente.

Tipos de Motivación

• Intrínseca: Es lo que siente la persona, producido por la conducta o tarea a realizar.
• Extrínseca: Mueve a la persona por un beneficio obtenido como resultado del desempeño.
• Trascendente: Es la motivación que se da por el beneficio de un tercero.