Procés de compra i recepció de mercaderies

Procés de compra:

Procés de precompra: elaboració d'especificacions, recerca de proveïdors, petició de preus i ofertes, estudi comparatiu i selecció de proveïdors i ofertes, negociació amb proveïdors Procés de compra: formulació de comandes, recepció i emmagatzematge de la mercaderia, recepció i pagament de la factura

Fases:

Formulació de la comanda: l'empresa compradora sol·licita les mercaderies que desitja adquirir al proveïdor mitjançant la comanda, document en el qual es detalla la mercaderia i les condicions de compra. Recepció i emmagatzematge de la mercaderia: es rep la mercaderia del proveïdor juntament amb l'albarà, document que acredita el lliurament. Una vegada comprovat, se signa l'albarà i s'emmagatzema la mercaderia. Recepció i pagament de la factura: el proveïdor envia al client el document justificatiu de la compra, la factura, en la qual consta l'import que ha de pagar.

La comanda:

Comanda: sol·licitud que duen a terme les empreses o els professionals als proveïdors perquè subministrin els béns i serveis necessaris per al funcionament de la seva activitat.

Funció:

Efectuar peticions de mercaderia.

Persones que intervenen:

El comprador (client que elabora la comanda) i venedor (proveïdor que rep la comanda)

Exemplars que s'emeten:

Tres: un per al proveïdor, un altre per al client i un altre per al Departament de Comptabilitat del client.

Contingut:

Número de comanda i data d'emissió: descripció detallada de la mercaderia; condicions de la compra (quantitat, preu, mitjà de transport...) i signatura de l'emissor.

Recepció de mercaderies

Definició albarà: document emès pel proveïdor en el qual es relacionen les mercaderies enviades, les acompanya i n'acredita el lliurament.

Característiques albarà:

Funcions: justifica la sortida de les mercaderies del magatzem del venedor, una vegada signat pel comprador, justifica el lliurament de les mercaderies, serveix de base per a la confecció de la factura.

Persones que intervenen:

El proveïdor (que és qui l'emet) i el client (que és qui el rep)

Tipus:

Sense valorar: només conté la descripció de la mercaderia i el preu unitari Valorat: inclou els imports totals i els impostos

Exemplars que s'emeten

Quatre: un per al proveïdor, un altre per al Departament de Vendes del proveïdor i dos exemplars per al client (un se'l queda i l'altre el retorna signat)

Contingut:

Número d'albarà i data d'emissió, dades identificatives del comprador i del venedor, descripció detallada de la mercaderia, quantitat i preus unitaris, com també el lloc i les condicions de lliurament

Verificació de l’albarà L’empresa compradora ha de procedir a la seva comprovació, verificant que: La mercaderia es troba en bones condicions, Els articles que es relacionen en l'albarà coincideixen amb els que s’havien sol·licitat, Si l’albarà és valorat, que els càlculs són correctes.

Si totes les comprovacions són correctes, s’acceptarà la mercaderia i se signarà l’albarà. Aquest albarà s’ha d’arxivar convenientment. Incidències i devolucions: Si el comprador detecta alguna irregularitat (vicis ocults, mal estat o danys, incompliment del termini, etc.), pot rebutjar la mercaderia o acceptar-la deixant constància en l’albarà, per tal de poder dur a terme les reclamacions que es considerin oportunes. Les incidències més freqüents que originen reclamacions són: Mal estat de les mercaderies rebudes, Enviament de les mercaderies diferents de les sol·licitades, Mercaderies amb diferent qualitat de la sol·licitada, Error en l’albarà o la factura, Retard en el lliurament de la mercaderia. Si s’ha trobat alguna incidència i es desitja reclamar, els terminis de reclamació són els següents: Per a vicis ocults o defectes ocults, un termini de 30 dies des del lliurament de la mercaderia, Per a vicis o defectes en la qualitat o quantitat, en el moment del lliurament o 4 dies si la mercaderia va embalada.

La factura

La factura és el document realitzat pel venedor que acredita la compra venda dels béns o la prestació del servei realitzat als clients

Comanda en ferm: quan les condicions de compra amb el proveïdor ja estan pactades

Proposta de comanda: quan les condicions de compra estan pendents d’acceptació

Nota de comanda: aquesta es tracta d’un imprès que deu portar a terme totes les dades necessàries per facilitar la cv.

Carta de comanda: té més avantatges per què permet establir una relació formal amb el client i plasmar per escrit les condicions de l’operació.