Procés de compra i documents relacionats

Procés de compra

Tota empresa firma una sèrie d'acords i porta a terme determinades operacions que han de reflectir-se en documents específics, aquestes actuaran com a justificant davant de possibles complicacions, incompliment d'obligacions o confusions.

Etapes

1. Sol·licitud d'ofertes de proveïdors: es contracten els proveïdors per sol·licitar el seu catàleg de productes i llistat de preus, així com de condicions d'entrega de pagament, etc.

2. Selecció de proveïdors: es compara les condicions i preus dels diferents proveïdors i es selecciona aquell que s'ajusta millor als nostres barems.

3. Negociació de les condicions de compra: en realitzar la comanda es negocien de forma concreta les condicions de compra i es registren en un contracte de compra i venda.

4. Seguiment de la comanda un cop formalitzem la compra: es podrà efectuar el seguiment de la comanda per evitar imprevistos, com hi podríem incloure els sistemes GPS o softwares especialitzats en la gestió de la mercaderia. Permet localitzar la comanda en temps real.

5. Recepció de la mercaderia: quan la comanda arriba al magatzem passa el control de qualitat i podem afegir primer, que el camió per comprovar que és el material sol·licitat, i després del desembalatge per confirmar que compleix amb els requisits establerts.

6. Recepció de la factura: Després de l'acceptació de la comanda el proveïdor emet la corresponent factura amb l'obligació de pagament segons les condicions acordades.

7. Servei postvenda: Tot i que la mercaderia sigui acceptada i pagada sempre poden sorgir problemes que donen a: reclamacions

1. Carta de ports

Es expedit per l'empresa de transport, justifica la recollida de la mercaderia i garantitza la seva entrega al comprador.

Certifica que s'ha entregat la mercaderia en les condicions pactades perquè no hi hagi problemes en cas de reclamacions.

• dades identificatives de transportista, remitent i destinatari (nom, adreça i NIF)

• data del transport

• naturalesa, pes, nombre de paquets

• Indicacions sobre ports pagats o deguts.

• signatura de transportista, remitent i destinatari.

G. FITXA DE MAGATZEM

Després de ser recepcionada i una vegada s'ha superat el control de qualitat, la mercaderia es registra en el sistema per ser identificada, catalogada i enviada a la seva posició dins del magatzem. S'utilitza per controlar cada unitat disponible a l'empresa i realitzar les gestions eficaçment. Es detallen les unitats rebudes, les referències i el valor (FIFO o PMP).

- rebut tradicional

☀ Document que emet la persona que cobra un import i que lliura a qui el paga com a justificant d'aquesta quantitat que ha rebut.

☀ A través d'aquest document s'acredita que el comprador ha pagat part o la totalitat de la seva compra

- Transferència bancària

☀ Es tracta d'una transmissió electrònica de fons d'un compte a una altra. Pot ser realitzada a través de diverses plataformes, com ara banca en línia, aplicacions mòbils o altres sistemes de transferència electrònica.

- Xec

☀ És un document de paper emès pel titular del compte bancari per autoritzar un pagament específic a una persona.

- Pagaré

☀ És un instrument financer que conté una promesa escrita per part del deutor de pagar una quantitat específica de diners al creditor en una data fruta.

- Lletra de Canvi

☀ És un document escrit pel qual una persona (girador) dóna ordre a una altra persona (girat) de pagar una certa quantitat de diners a una tercera persona (beneficiari) en una data futura.

Documents internacionals

- Factura proforma:

➤ És una factura sense validesa fiscal ni compatible que acompanya a la mercaderia amb l'objectiu de facilitar el càlcul d'aranzels i diferents taxes en funció del valor de la mercaderia.

- Document únic administratiu (DUA):

➤ Document que es presenta a les autoritats duaneres per declarar l'entrada/sortida de mercaderies a través de les fronteres. És utilitzat per controlar el comerç internacional i garantir el compliment de les lleis.

- Certificat de circulació EUR1:

➤ Documents que confirma l'origen de les mercaderies que es troben dins de l'àmbit d'un acord comercial preferent entre la UE i altres països o regions. Permet als importadors rebre beneficis aranzelaris, com ara la reducció o eliminació d'aranzel.

- Certificat d'origen:

➤ Emès per la Cambra de Comerç i utilitzat per les empreses venedores per acreditar l'origen d'una mercaderia. Es sol requerir quan la mercaderia no es compra directament al fabricant i es precisa d'una gran qualitat.

- Bill of Lading o coneixement d'embarcament

➤ És un document emès per una companyia de transport marítim o aeri que confirma la recepció de mercaderies i especifica les condicions en què aquestes s'han transportat.

S'utilitza en el crèdit documental per justificar l'enviament de la mercaderia i ordenar el cobrament, així com de garantia del compliment de les condicions pactades.

fórmules PMME i PMMF