El Procés Administratiu: 4 Funcions Clau (Planificació, Organització, Direcció i Control)

1. El Procés Administratiu

1.1. Què és administrar?

Administrar és prendre decisions per aconseguir objectius.

A l’empresa, administrar implica pensar, organitzar, dirigir i controlar totes les activitats.

1.2. Les quatre funcions del procés administratiu

Aquestes funcions van sempre en aquest ordre:

1. Planificar

   Decidir què es farà, com, quan i amb quins recursos.

2. Organitzar

   Repartir feines, posar ordre, assignar responsabilitats i estructurar l’empresa.

3. Dirigir / Gestionar

   Motivar, comunicar, liderar i aconseguir que les persones facin la feina com cal.

4. Controlar

   Comparar el que s’ha fet amb el que s’havia planificat i corregir errors.

Sense planificació no hi pot haver control.

Sense organització no hi pot haver direcció.

1.3. Les dues fases del procés administratiu

Fase mecànica (Pensar)

Inclou:

• Planificar
• Organitzar

Es diu mecànica perquè és la part teòrica, de disseny.

Fase dinàmica (Fer)

Inclou:

• Dirigir
• Controlar

És la fase pràctica.

2. Funció de Planificació

2.1. Què és planificar?

Planificar és preparar el futur.

S’inclou:

• Objectius
• Estratègies
• Polítiques (normes generals)
• Procediments (passos per fer una tasca)
• Regles (obligacions concretes)
• Pressupostos

2.2. Tipus de plans

Segons el termini

• Llarg termini (5+ anys): plans estratègics.
• Mitjà termini (1 a 5 anys): plans tàctics (departaments).
• Curt termini (menys de 1 any): plans operatius (feines diàries).

Segons la funció

• Plans de producció
• Plans comercials
• Plans financers
• Plans de recursos humans

Segons la importància

• Objectius
• Polítiques
• Procediments
• Regles
• Pressupostos

Recorda: les polítiques són guies generals. Les regles són ordres.

3. Funció d’Organització

3.1. Què és organitzar?

Organitzar és posar ordre per aconseguir els objectius.

Significa:

• Dividir el treball
• Assignar tasques
• Establir jerarquies
• Coordinar departaments
• Definir responsabilitats

3.2. Principis d’organització

Aquests principis són molt importants:

1. Divisió del treball

   Repartir feines perquè la gent sigui més eficient.

2. Autoritat i responsabilitat

   Qui mana ha d’assumir responsabilitat.

3. Unitat de comandament

   Cada persona ha de tenir un sol cap. Recorda: si tens dos caps, tens conflictes.

4. Àmbit de control

   Nombre de persones que pot dirigir un cap de manera eficient.

3.3. L'Organigrama

L’organigrama és un dibuix que mostra l’estructura de l’empresa.

Serveix per veure:

• Qui mana a qui
• Quins departaments hi ha
• Com estan distribuïdes les funcions

Tipus d'organigrames

• Vertical (jerarquia clara)
• Horitzontal (mateix nivell)
• Mixt
• Per funcions
• Per productes
• Per zones

3.4. Tipus d’estructures organitzatives

a) Estructura lineal

• Cadena d’autoritat molt clara.
• Un sol cap per persona.
• Senzilla però rígida.

Exemple: botiga petita amb un propietari i 3 empleats.

b) Estructura funcional

• Cada treballador pot rebre ordres de diversos especialistes.
• Permet especialització.
• Problema: pot crear conflictes d’autoritat.

c) Estructura en línia i staff

• Barreja lineal + funcional.
• Caps clars, però amb assessors experts.

d) Estructura matricial

• Dos comandaments: per funció i per projecte.
• Molt útil en empreses grans o projectes complexos.

4. Funció de Direcció

4.1. Què és dirigir?

Dirigir és aconseguir que les persones facin la feina d’acord amb els objectius.

Inclou:

• Motivar
• Comunicar
• Coordinar
• Liderar
• Prendre decisions

4.2. Elements de la direcció

a) Lideratge

Capacitat d’influir en les persones.

Estils de lideratge

• Autoritari: el cap decideix tot.
• Democràtic: decisions participatives.
• Lliure (laissez-faire): els treballadors s’autogestionen.

b) Motivació

Accions per aconseguir que la gent treballi amb ganes.

Teories importants de la motivació

• Maslow (piràmide de necessitats)
• Herzberg (factors higiènics i motivadors)
• McGregor:
  • Teoria X: el treballador és gandul.
  • Teoria Y: el treballador és responsable.

c) Comunicació

Ha de ser clara, ràpida i adequada.

Tipus de comunicació

• Interna / Externa
• Vertical / Horitzontal
• Formal / Informal
• Ascendent / Descendent

5. Funció de Control

5.1. Què és controlar?

Controlar és comprovar si el que s’ha fet coincideix amb el que s’havia planificat.

Procés de control

1. Establir estàndards
2. Mesurar resultats
3. Comparar
4. Corregir

Recorda: Sense estàndards no hi pot haver control.

5.2. Tipus de control

• Prèvia: abans de fer la feina.
• Concomitant: mentre s’està fent.
• Posterior: al final.

5.3. Auditories

Les auditories són revisions que confirmen que les coses s’han fet bé.

Tipus d'auditories

• Financeres
• Administratives
• Operatives
• Internes
• Externes

6. Organització del Treball i Departaments

6.1. Departaments bàsics d’una empresa

• Producció: fabricar.
• Màrqueting: vendre i conèixer el client.
• Finances: diners, inversions.
• Recursos Humans (RRHH): selecció, formació, salaris.
• Administració: factures, documentació, gestió diària.

7. Conceptes Clau de Gestió

7.1. Eficiència i eficàcia

• Eficiència: fer una tasca amb el mínim de recursos.
• Eficàcia: aconseguir l’objectiu.

Important: Pots ser eficient sense ser eficaç, i al revés.

7.2. Valor afegit

És el valor que l’empresa afegeix als inputs.

Exemple: pa cru (0,30 €) → pa acabat (1 €).

7.3. Coordinació

Fer que totes les parts de l’empresa treballin juntes sense conflictes.

7.4. Delegació

És donar autoritat i responsabilitat a un subordinat.

Norma: delegues poder, però mai responsabilitat final.

7.5. Control pressupostari

Consisteix a comparar:

• Costos reals
• Costos previstos

Si hi ha diferència, es corregeix.

8. La Funció d’Organització en Acció

8.1. La funció d’organització fa que els plans siguin una realitat

Vol dir que, un cop decidits els objectius i els plans (planificació), l’organització reparteix la feina i els recursos:

• Defineix tasques concretes,
• Assigna responsabilitats i autoritat,
• Estableix departaments i canals de comunicació,
• Coordina el treball de tothom.

Sense aquesta funció, els plans quedarien només sobre el paper i no s’arribarien a executar.

9. Anàlisi d'Estructures Organitzatives

9.1. Possibles departaments (Criteris d'agrupació)

Exemple d'agrupació per a una empresa amb diverses seus:

Segons criteri de producte (per a tota l’empresa)

• Departament de material elèctric
• Departament de recanvis informàtics
• Departament de serveis de reparació a domicili

Segons criteri geogràfic

• Delegació o seu Lleida
• Delegació o seu Alacant
• Delegació o seu Sevilla

Cada nova seu (Alacant i Sevilla) podria tenir, internament, els seus petits departaments comercials, de producció/servei i administració, però agrupats dins de la zona geogràfica corresponent.

9.2. Tipus de relacions formals i l'organigrama

Tipus habituals de relacions formals:

1. Relacions jeràrquiques o de línia: cap–subordinat (autoritat directa).
2. Relacions funcionals: una persona té autoritat només sobre una funció concreta.
3. Relacions d’staff o assessorament: especialistes que assessoren però no manen directament.
4. Relacions de coordinació: entre càrrecs del mateix nivell.

A l’organigrama donat (exemple):

• Hi ha relacions jeràrquiques entre:
  • Director/a general → Informàtic/a
  • Director/a general → Director/a de producció
  • Director/a general → Director/a de màrqueting
  • Director/a general → Director/a de RRHH
  • Director/a de màrqueting → Cap de vendes
• Podem interpretar l’Informàtic/a com una relació d’staff/assessorament amb el Director/a general (especialista que dóna suport tècnic).
• També hi ha relacions de coordinació entre els directors de producció, màrqueting i RRHH (mateix nivell jeràrquic).

9.3. Exemples d'organigrames

Estructura lineal (per seu)

Director/a general
│
├─ Director/a seu Lleida
├─ Director/a seu Alacant
└─ Director/a seu Sevilla

I dins de cada seu, per producte:

Director/a seu (p. ex. Alacant)
│
├─ Cap departament Material elèctric
├─ Cap departament Recanvis informàtics
└─ Cap departament Serveis de reparació

Estructura funcional (centralitzada)

Director/a general
│
├─ Director/a de Producció
├─ Director/a Comercial
└─ Director/a Administratiu/va

I cada responsable funcional coordina la seva funció a Lleida, Alacant i Sevilla (p. ex. el Director de Producció mana sobre les produccions de totes tres seus, el Comercial sobre totes les vendes, etc.).

9.4. Agrupació de McDonald’s per àrees de negoci

McDonald’s agrupa les seves activitats segons mercats/àrees geogràfiques i tipus de mercat (Estats Units, mercats internacionals líders, mercats d’alt creixement, mercats fundacionals).

Això correspon a una agrupació per zones geogràfiques o mercats.

Avantatges de l'agrupació geogràfica

• Permet adaptar millor el producte, els preus i el màrqueting a les característiques de cada mercat.
• Millor coneixement del client local i de la competència de la zona.
• Responsables clarament identificats per resultats de cada àrea de negoci.
• Facilita prendre decisions ràpides en cada regió.

9.5. Estructura matricial: Avantatges i inconvenients

Anàlisi de l'estructura matricial (Exemple: empresa Espanar, SA):

Avantatges

• Millor coordinació entre departaments funcionals i projectes.
• Ús més eficient dels recursos especialitzats (enginyers, tècnics, etc.) que es poden compartir entre projectes.
• Gran flexibilitat i capacitat d’adaptació a projectes complexos i canvis.
• Fomenta el treball en equip i la comunicació horitzontal.

Inconvenients

• Cada treballador té dos caps (cap funcional i cap de projecte) → possibles conflictes d’autoritat i confusió.
• Requereix molta coordinació i reunions, pot fer l’organització més lenta i cara.
• Pot crear estrès i dificultats per als empleats a l’hora de prioritzar ordres.
• Necessita directius amb molta capacitat de negociació i cooperació.

9.6. Organigrama amb càrrecs indicats

Càrrecs: Director/a comercial, Cap de tallers, Director/a de producció, Director/a administratiu/va, Cap d’administració.

Director/a general
│
├─ Director/a comercial
│
├─ Director/a de producció
│   └─ Cap de tallers
│
└─ Director/a administratiu/va
    └─ Cap d’administració

9.7. Anàlisi d'organigrama geogràfic

L’organigrama mostra:

Director/a general
→ Responsable zona nord
→ Responsable zona centre
→ Responsable zona sud

a) Criteri d’agrupació

S’utilitza un criteri d’agrupació geogràfic o per zones territorials.

b) Avantatges

• Adaptació millor als clients i característiques locals.
• Decisions més ràpides dins de cada zona.
• Major control del rendiment segons la regió.
• Facilita que cada responsable conegui bé el mercat de la seva zona.

c) Inconvenients

• Pot comportar duplicació de recursos entre zones (més costos).
• Risc que cada zona actuï massa “pel seu compte”, dificultant la coordinació general.
• El director general pot tenir massa càrrega de supervisió si les zones són molt independents.
• Dificultat per mantenir polítiques homogènies entre zones.

10. Teories de Motivació (McGregor)

10.1. Teoria X (Visió pessimista del treballador)

• Les persones no volen treballar si no se les obliga.
• Cal control, vigilància i disciplina estricta.
• El treballador evita responsabilitats.
• La motivació principal és el sou.

10.2. Teoria Y (Visió positiva del treballador)

• Les persones volen treballar i poden gaudir de la feina.
• Busquen responsabilitats i poden ser creatives.
• Es poden autodirigir si tenen objectius clars.
• La motivació ve també pel reconeixement, desenvolupament personal i implicació.

10.3. Per què McGregor va formular aquestes teories?

McGregor volia demostrar que la manera com un directiu conceix els treballadors influeix directament en el seu estil de direcció.

Va estudiar la gestió empresarial per mostrar que:

• Una direcció basada només en el control (X) limita el potencial humà.
• Una direcció basada en confiança i participació (Y) genera millors resultats i un ambient laboral més sa.