Procés d'administració i funcions clau

Procés d'administració

Activitats que du a terme l'administració de l’empresa, orientades a l’assoliment dels fins i els objectius d’aquesta, es classifiquen en, planificació, organització, gestió i control. Aquest procés es compon de dues fases:

• Fase mecànica, es la part teòrica de l'administració a la qual s’estableix que cal fer, es divideix en planificació i organització
• Fase dinàmica, la manera de posar en pràctica tot el que s’ha plantejat i organitzat prèviament, es divideix en gestió i direcció i control

Funció de planificació

Consisteix a fixar uns objectius, sempre amb la intenció d’aconseguir els fins de l’empresa. Passos:

• Analitzar la situació de partida, s’estudia la situació actual de l’empresa i el seu entorn amb la intenció de detectar oportunitats existents
• Marcar objectius i alternatives
• Analitzar punts forts i febles, s’escollirà aquella que s’hi adapte millor a les necessitats
• Controlar i determinar les desviacions

Els objectius cal tenir en compte:

• Han de ser realistes, tots els subsistemes de l’empresa han de tenir recursos necessaris per a assolir-los
• S’hi ha d’establir prioritaris, entre els diferents objectius sempre valorant el cost d’oportunitat
• Els objectius s’han d'assolir amb el menor nombre de conseqüències imprevistes i les despeses han de ser minimes

Funció d'organització

És la funció que té com a finalitat dissenyar una estructura a la qual queden definides totes les tasques que ha de fer cada persona que forma part de l'empresa. Per a dissenyar un bon sistema d'organització s’ha de considerar:

• Cal determinar els nivells d’organització, la jerarquia dels comandaments.
• Les funcions dels objectius han de ser clares i concretes.
• Cada persona ha de saber qui ha d’obeir, són necessaris canals d'autoritat i de responsabilitat ben delimitats
• Ha d’haver-hi vies de comunicació entre tots els departaments

Estructura organitzativa

• Divisió en departaments per funcions, els treballadors s’organitzen segons la seva especialització
• Divisió en departaments per zona geogràfica, els treballadors s’organitzen de manera que coneixen la zona a la qual va destinat el producte perquè els clients estiguin més atesos
• Divisió en departaments per productes, s'utilitza en empreses que produeixen més d’un producte, es refereix a l’agrupació de treballadors segons el producte final que s’obté
• Divisió en departaments per processos, el treball s’organitza segons les fases de la cadena de producció

S’estableixen diverses maneres de relacionar-se:

• Relacions lineals, quan hi ha un enllaç entre ordres.
• Relacions de staff, finalitat assessorament per especialistes.
• Relacions funcionals, és un conjunt d’especialistes que tenen autoritat i responsabilitat sobre tot el que es refereix a la seva especialitat.

Models d’estructura organitzativa

• Model lineal o jeràrquic, tots els membres de l’empresa depenen d’un superior. Avantatges, la simplicitat i les àrees estan ben definides. Inconvenients, hi ha una falta d'especialització dels directius.
• Model funcional, l'existència d'especialistes dediquen tot l’esforç a una tasca concreta. Avantatges, pot disposar d’especialistes, a més les comunicacions es fan directament. Inconvenients, els empleats poden rebre ordres i directrius de més d’un cap.
• Model en línia i d'assessorament, estructura central jeràrquica, amb departaments d'assessorament. Avantatges, intervenció d’especialistes que assessoren. Inconvenients, les decisions són lentes.
• Model matricial, combina dues variables organitzatives. Avantatges, una organització flexible. Inconvenients, cal coordinar totes les persones.

Els organigrames

Són representacions gràfiques de l’estructura d'organització empresarial i simplificada. Classificació segons la forma, ha de complir els requisits següents: Diferenciar els elements que componen l’empresa, diferenciar els nivells i les posicions d’autoritat, ser fàcil de comprensió i ser senzill. Tipus d’organigrama

• Organigrames verticals, pretenen destacar la jerarquia de comandament.
• Organització horitzontal, unitat de comandament normalment es situen a l’esquerra
• Organigrama radial, intenten destacar els nivells més alts de direcció.

Funció de gestió i direcció

Dirigir consisteix que les persones que formen l’empresa facin les tasques necessàries. Els nivells de l’empresa es divideixen en tres nivells:

• A la cúspide de la piràmide se situa l’alta direcció, on estan ubicats els alts càrrecs de l’empresa.
• Al segon nivell hi ha directius de nivell intermedi, s’encarreguen de l'execució i el control de la planificació general i fan plans més concrets
• L'últim nivell és el nivell més baix o de gestió, executen i controlen tots els procediments que cal seguir.

Funcions de directius

• Escollir les tasques que cal dur a terme
• Transmetre les tasques al treballador
• Donar instruccions al treballador
• Crear situacions de treball favorables

El lideratge és la capacitat o habilitat que té una persona per a influir o motivar altres a dur a terme uns objectius determinats, hi ha tres tipus de lideratge:

• Lideratge autoritari, estil dominant per part del líder, pren decisions sense necessitat dels treballadors
• Lideratge democràtic, el líder busca ser un membre més del grup les decisions es prenen entre els treballadors, sota la seva supervisió
• Lideratge liberal, participació mínima del líder, dóna llibertat als treballadors a les decisions

Douglas McGregor anomena la teoria X teoria, observant la visió que tenen els treballadors:

• Teoria X: tenen aversió, no tenen ambició, prefereixen que els manin, no volen canvis
• Teoria Y: volen treballar, tenen ambició, volen responsabilitat i tenen energia

La matriu de decisió

Quan es vol obtenir una decisió única, s’utilitza la matriu de decisió, està formada pels elements següents:

• Estratègies, variables controlades i són alternatives, és l'element bàsic de la decisió
• Estat de la naturalesa, variables no controlades, l'empresa no pot influir
• Desenllaços o resultats esperats
• Prediccions de la probabilitat

Estudi del mercat

Consisteix a recopilar, elaborar i analitzar informació sobre l’entorn general, la competència i el consumidor. Fases:

1. Definició de l’objectiu de la investigació, cal tenir molt clar què es pretén saber i on es vol arribar
2. Disseny del model d'investigació, cal determinar com es durà a terme la investigació

• Informació interna de l’empresa
• Dades publicades anteriorment
• Investigacions fetes a l’exterior de l’empresa

Recol·lecció de dades, és un procés difícil i costós

• Dades primàries
• Dades secundàries

Anàlisi i interpretació de les dades, és la fase fonamental, ja que la decisió d'intervenció al mercat depèn del resultat que s'obtinguiPresentació de resultats, consisteix a preparar i presentar l’informe final

• Anàlisi del problema
• Anàlisi de la metodologia
• Resultats tècnics
• Conclusions

Anàlisi de l'entorn general

• Entorn legal: conjunt de lleis que regulen la seva activitat econòmica
• Entorn tecnològic: l'empresa ha d’estar al dia de les millores tecnològiques, per poder competir millor amb el preu del producte
• Entorn social: conèixer els canvis que es produeixen als consumidors
• Entorn econòmic: conèixer la situació econòmica del país, li pot interessar saber quines són les perspectives econòmiques del país

La segmentació del mercat

És la identificació de grups de consumidors que es comporten d’una manera semblant davant d’un bé. Els criteris de segmentació de mercat són:

• Criteris geogràfics: l’empresa selecciona àrees geogràfiques segons les preferències i necessitats dels consumidors de cada zona
• Criteris demogràfics: estan relacionats amb les preferències i els desitjos dels consumidors
• Criteris psicogràfics: estan associats amb característiques personals que fan que el consumidor detecti beneficis o avantatges del producte
• Criteris socioeconòmics: estan relacionats amb la classe social, nivell de vida, etc.
• Criteris conductuals: es relaciona amb la conducta del consumidor respecte dels productes

El Màrqueting i els seus elements

És el conjunt d’activitats que desenvolupa una empresa, amb la intenció d’aconseguir un benefici:

• És un conjunt de tècniques de contingut diferent
• Les empreses són els agents econòmics que apliquen les tècniques d'investigació i actuació al mercat
• El màrqueting ha de descobrir les necessitats del consumidor
• L’empresa pot augmentar els beneficis gràcies al màrqueting

Elements del màrqueting

Màrqueting-Producte-Preu-Promoció-Distribució-Consumidor

Les variables que formen el màrqueting són:

• Variables comercials estratègiques, són les que vinculen l’empresa a mitjà i llarg termini, l'adopció d’una decisió errònia pot comportar costos importants, s’hi inclouen el producte i la distribució
• Variables comercials tàctiques, tenen un efecte menys durador i el cost d’un error no és tan rellevant, es poden corregir amb una certa rapidesa, tipus hi ha el preu i la promoció

Cicle de la vida d’un producte

• Etapa d'introducció, la sortida al mercat d’un producte nou, implica molts costos en equipament, recerca, despeses de promoció i publicitat, la primera etapa l’empresa sempre obté pèrdues, ja que els costos són elevats i les vendes reduïdes
• Etapa de creixement, el producte comença a ser conegut i les vendes experimenten un fort creixement, es generen beneficis a l’empresa
• Etapa de maduresa, el creixement de les vendes comença a estabilitzar-se i es manté constant, els beneficis són relativament estables
• Etapa de declivi, les vendes cauen, l’empresa s’ha de plantejar si reactivar el producte o fer un nou, quan la empresa deixa de fabricar un producte ha d’invertir en recerca per a crear un altre nou

Estratègia de distribució

1. Estratègia de distribució exclusiva: representa que la vida d'un producte en una zona determinada es fa mitjançant un únic intermediari, el canal és curt
2. Estratègia de distribució selectiva: aquesta modalitat consisteix a seleccionar un nombre limitat de distribuïdors, el canal també serà curt
3. Estratègia de distribució intensiva, el fabricant intenta que la majoria dels punts de venda tinguin el seu producte, el canal serà llarg

Canals de distribució alternatius

• Franquícia: el franquiciat ofereix el local amb les característiques exigides i es fa càrrec de la publicitat local. El franquiciador ofereix el producte, marca i publicitat general
• Telebotiga: la venda es fa a través de la televisió, la comanda per telèfon i el cobrament per targeta de crèdit o reemborsament
• Venda per ordinador: a través de l'ordinador i el cobrament es fa mitjançant targeta de crèdit
• Venda automàtica o vending: les màquines expenedores

El canal de distribució

És qualsevol dels mitjans que s’utilitzen per a aconseguir que els productes recorrin el camí del productor fins al consumidor, es pot diferenciar entre:

• Canal propi o directe, l’empresa productora arriba directament al client
• Canal extern, intervenen intermediaris entre l’empresa i el consumidor, l’intermediari pot ser majorista, la venda és la venda a l'engròs i el minorista

El producte

Es un element essencial dins la política del màrqueting, és l’objecte a través del qual l’empresa pot influir al mercat

La promoció

Es el conjunt d'instruments que utilitza l’empresa per donar a conèixer el seu producte al mercat, l’objectiu d'incrementar les vendes

La publicitat

És l'acció de transmetre un missatge determinat utilitza un mitjà de comunicació de massa, amb la intenció d’influir sobre el consumidor

El preu

Quantitat de diners que el comprador demanar al venedor a canvi de adquirir-lo

Funció de control

Consisteix a verificar que tot surti com s’havia previst en fer la planificació

L'organització informal

Conjunt de relacions personals que no están preestablertes per la direcció i organització de l'empresa 

Gestionar

Consisteix a intentar que les persones que formen l’empresa facen les tasques necessàries

La divisió de treball

Es un concepte que depèn de les teories de l'organització del treball. Fa referencia al nombre de tasques que han de fer diversos treballadors especialitzats a cadascuna d’aquestes feines amb l’objectiu de millorar l'eficiència.

L'organització formal

L’estructura intencional definida i identificada a la qual l’empresa situa cadascun dels seus elements al lloc més convenient, per a assolir els objectius predeterminats.