Procedimientos Esenciales de Compras y Gestión de Proveedores: Documentación y Control de Inventario

Manual de Compras: Definición y Alcance

Documento oficial del departamento, mediante el cual se proporciona la clara definición de los objetivos, su estructura, procedimientos, funciones, responsabilidades y la autoridad delegada para el cumplimiento de los trabajos encomendados.

Componentes Esenciales del Manual de Compras

El Proceso de Compras

• Sistema de compra
• Cómo pasar un pedido
• Frecuencia de compra
• Cómo se calculan las cantidades
• Archivo y control de pedidos
• Liquidación

Recepción de Mercancías

• Cotejo de pedidos contra facturas
• Discrepancias
• Registros
• Almacenamiento
• Etiquetado

Gestión de Reposiciones

• Cálculo
• Frecuencia
• Sistema de control
• Sistema de exposición

El Archivo de Compras

• Libros de proveedores
• Libros de pedidos
• Archivos de recibos

Control de Inventario

• Frecuencia
• Sistema de inventario
• Documentos

Glosario de Términos Clave en la Gestión de Compras

Requisición: Es la solicitud formal que se realiza para satisfacer una demanda de compra específica.

Cotización: Es el establecimiento de la cantidad a pagar, la forma y el plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión.

Pedidos u Órdenes de Compra: Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para la entrega, así como las condiciones de compra de los bienes o servicios.

Expeditación: Es la confirmación y seguimiento activo del pedido para asegurar su cumplimiento en tiempo y forma.

Recibo de Materiales: La sección, área o departamento de recibo deberá verificar que la entrega del proveedor corresponda precisamente a lo estipulado en el pedido u orden de compra, incluyendo la cantidad correcta.

Reporte de Recibo: Informe en el cual se especifican la fecha, el nombre del proveedor, el número de pedido, si la entrega es parcial o total, la cantidad recibida, la descripción, las observaciones y las autorizaciones correspondientes.

Control de Calidad: Proceso donde se revisan todos los bienes entregados y se valora el servicio ofrecido por el proveedor. Si los artículos contienen defectos, características dañadas o incompletas, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor).

Nota de Remisión: Documento menos usual que la factura, utilizado frecuentemente para despachos parciales de mercancía.

Nota de Crédito: Documento que será emitido al adquiriente o usuario para modificar comprobantes de pago emitidos con anterioridad (generalmente para reducir el monto adeudado).

Nota de Débito: Documento emitido por las empresas para indicarle al titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras o devoluciones.

Factura: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías vendidas, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Quedan: Documento que se utiliza para realizar la posterior transacción de cobro (generalmente mediante cheque). Se emite una vez recibida la factura y la orden de compra correspondiente, sirviendo como un compromiso de pago formal hacia el proveedor.

Crédito Fiscal: Es el monto que una empresa ha pagado en concepto de impuestos al adquirir un producto o insumo y que puede deducirlo ante el Estado al momento de realizar una reventa. Representa un monto en dinero a favor del contribuyente.

Facturas de Exportación: Cumplen la misma función que las facturas comerciales, con la diferencia de que el monto aparece sin el recargo del Impuesto al Valor Agregado (IVA).