Procedimientos de Control y Supervisión Gerencial: Métodos y Métricas

Método para Llevar el Control: La Auditoría

Procedimiento de Auditoría

Procedimiento que sirve para evaluar la marcha de un trabajo. Su objetivo es descubrir deficiencias e irregularidades y plantear soluciones, con el fin de ayudar a la dirección a lograr un control continuo y constructivo.

Dicha auditoría se realiza de la siguiente manera:

1. Cada miembro del comité auditor revisa los registros en base a las normas y pautas establecidas.
2. Se resume la información obtenida por el comité.
3. Se analizan los hallazgos y se redacta un informe de los resultados, haciendo propuestas para corregir debilidades encontradas.

Características del Gerente Supervisor

Es aquella persona encargada de observar, medir, evaluar; es decir, llevar a cabo el control. Puede ser el gerente, subgerente, jefe de servicio, de departamento, área, etc.

Cualidades Esenciales del Supervisor

¿Cómo debe ser?

1. Debe tener un claro conocimiento de la organización, de las normas, técnicas y procedimientos establecidos en la misma y una visión de futuro.
2. Ha de poseer capacidad y experiencia en el trabajo objeto de la supervisión y, además, habilidad para instruir y educar.
3. Deberá adoptar una actitud conveniente ante el supervisado: de persuasión y convencimiento, de respeto y compañerismo, actuando dentro de un claro marco ético.
4. Planeará la supervisión, informando previamente a la o las personas supervisadas, y explicando claramente el propósito de la supervisión.
5. Durante la misma, observará el trabajo y las actividades del supervisado, cambiando impresiones con él sobre los aciertos o fallas encontrados.
6. Informará posteriormente a su superior y al supervisado de los resultados de su observación, sugiriendo lo conveniente.

Métricas de Control: ¿Qué Medimos?

Los elementos sujetos a medición pueden incluir:

• Promedio de operatorias a la semana, mes y anual.
• El grado de satisfacción de los alumnos del cuarto grado A.
• Porcentaje de batas elaboradas por minuto.
• Tasas de ataque carioso en dientes permanentes.
• Número de niños que asistieron a la técnica de cepillado.

Sistemas de Información en Odontología

Un sistema de información se justifica en la medida que cumple con los propósitos señalados y se constituye en un elemento esencial de la comunicación, que es el principal objetivo perseguido. El sistema de información deberá posibilitar la evaluación de la gestión de cada responsable y permitirá la corrección de aquellas variables que sea necesario modificar.

Componentes Clave del Sistema

Historia Clínica

• Elemento base para el desarrollo de las actividades.
• Es de carácter individual.
• Debe tener un número para su identificación y registro, para luego ser archivada.

Informes de Control (Diario, Mensual y Anual)

Los cuales respectivamente sirven para registrar de una manera sencilla todos los datos cuantitativos acerca de número y tipo de actividades clínicas, preventivas y educativas, y cantidad y tipo de material usado en el área clínica. Este control puede llevarse en una hoja diaria, mensual, para finalmente hacer el registro de la información anual.

Tipos de Informes Detallados

1. Registro de datos cuantitativos generales.
2. Informe de control de tiempo por actividad.