Procedimiento Detallado para la Valoración Externa de Organizaciones y Programas

Evaluación Externa de una Organización

Elementos Clave y Sugerencias para la Evaluación

Los elementos centrales y las sugerencias para llevar a cabo una evaluación o diagnóstico de una organización son:

• Datos de Identidad de la Organización: Solicitar documentos clave como estatutos, normativa interna, reglamentos, organigrama, etc.
• Enfoque de Política Social Buscado: Solicitar planes, programas y proyectos ejecutados en los últimos 3 años para observar su evolución y enfoque. Cotejar las directrices de la política social con las de la organización.
• Organigrama Funcional: Pedir el organigrama de la organización, cotejar si se ajusta a lo descrito y verificar cómo se ejerce la autoridad interna.
• Cultura de la Organización: Solicitar documentación si existe. En caso contrario, mantener reuniones de trabajo con la dirección y el personal para reflejarla por escrito (considerando programas, planes y proyectos).
• Análisis de los Grupos de Interés: Mantener reuniones con el personal y la directiva para concretar cuestiones relevantes (incidencia de su imagen pública o corporativa, entre otros aspectos).
• Cartera de Servicios, Programas y Proyectos: Solicitar el registro escrito si existe y si ya se ha identificado en la organización. Si no es así, recoger al menos: datos identificativos del órgano o entidad prestadora, servicios prestados, compromisos e indicadores de calidad, y espacio para implicar a los ciudadanos en la mejora del servicio.
• Proceso:
  • Para el análisis de la estructura organizativa: Elaborar un flujograma o diagrama de flujo para visualizar el proceso desde la recepción de la demanda hasta su conclusión.
  • Para analizar las competencias: Tener en cuenta el saber (conocimientos), saber hacer (habilidades), saber estar (actitudes) y poder hacer (capacidad personal).
• Análisis de Recursos: Realizar un inventario de los recursos y verificar la relación entre los recursos humanos y su categoría profesional (función y contrato).
• Calidad: Evaluar la calidad física, técnica y funcional, medida con instrumentos adecuados.
• Aspectos Afectivos, Cognoscitivos y Culturales: Evaluar mediante entrevistas y observación, considerando aspectos como conflictos, hostilidad, alianzas, coaliciones, etc.
• Estructura: La estructura puede conocerse mediante cuestionarios, entrevistas grupales, etc.
• Entorno o Contexto de la Organización: Realizar entrevistas al personal y directivos de la organización y analizar los factores externos.

Pasos Metodológicos para la Evaluación Externa

Los pasos metodológicos recomendados son:

• Definir los fines de la evaluación.
• Establecer los objetivos.
• Seleccionar los ámbitos a evaluar.
• Seleccionar criterios o indicadores de evaluación.
• Definir la metodología.
• Aplicar los instrumentos:
  • Recogida de información.
  • Análisis de la información.
  • Elaboración del informe de evaluación.
• Comunicar los resultados (a la organización y a la sociedad).
• Difusión y publicidad de los hallazgos.

Evaluación de Programas Ejecutados

Al tratarse de un programa ya ejecutado, se realizará una evaluación de resultados o de impacto:

• Evaluación de Resultados: Se realiza una vez culminada la ejecución del proyecto. Consiste en conocer, analizar y valorar el grado de cumplimiento de los objetivos operativos del proyecto.
• Evaluación de Impacto: Se realiza aproximadamente 5 años después de culminada la ejecución del proyecto. Consiste en conocer y explicar las modificaciones ocurridas con la ejecución del proyecto, incluyendo cambios y efectos positivos y negativos, previstos o no previstos, analizados en relación con los beneficiarios y otros afectados.

Consideraciones Post-Cierre del Proyecto

Preguntas clave tras el cierre y culminación del proyecto:

• ¿Se cumplieron los objetivos del proyecto?
• ¿Se alcanzaron los resultados en el tiempo y con los costos previstos?
• ¿Los recursos fueron aplicados adecuadamente?
• ¿Respondió a las expectativas de los destinatarios y de otros involucrados?
• ¿Se generaron las capacidades organizacionales previstas con la ejecución del proyecto?
• Analizar los resultados obtenidos (esperados y no esperados) y los resultados esperados que no se lograron.
• Valorar y registrar los errores cometidos durante todas las fases del programa y proponer modificaciones para evitar su repetición.
• Realizar recomendaciones para futuras acciones.
• Verificar la correspondencia entre la ejecución del programa y lo planificado.

Aspectos a Considerar al Finalizar el Proyecto

Al finalizar el proyecto, se debe tener en cuenta:

• Realizar un resumen sistemático de datos.
• Elaborar estadísticas pertinentes.
• Analizar los resultados obtenidos.
• Debatir los hallazgos (contrastar hipótesis).
• Redactar el informe final (incluyendo conclusiones y propuestas).
• Dar publicidad a los resultados.
• Formular propuestas de cambio o mejora.