Principios de la Teoría General de Sistemas y su Aplicación Organizacional

Propiedades Fundamentales de los Sistemas según la TGS

La comprensión de las propiedades de los sistemas se logra cuando se estudian globalmente, y no cuando se analizan sus elementos por separado. La Teoría General de Sistemas (TGS) analiza los componentes globales de un sistema y su interacción con el entorno con una visión integral y total.

Principios Clave de la TGS:

1. Sinergia: El todo es mayor que la suma de sus partes.
2. Recursividad: Los sistemas están jerarquizados (ej. suprasistema, sistema, subsistema).
3. Entropía: Tendencia natural a la desintegración o desorden del sistema.
4. Homeostasis: Tendencia a la adaptación con el fin de mantener un equilibrio interno estable frente a cambios externos.
5. Negentropía: Autorregulación frente a cambios para estabilizarse, mantener la organización y evitar la desintegración (opuesto a la entropía).
6. Límites (o Fronteras): Filtran las entradas y salidas para proteger la diferenciación del sistema respecto a su entorno.
7. Autocontrol: Características internas que permiten al sistema lograr su finalidad o propósito.
8. Caja Negra: Enfoque en sistemas donde se conocen las entradas y salidas, pero se desconocen los procesos internos o elementos que lo componen.
9. Cibernética: Estudio de los procesos de control y comunicación en sistemas (máquinas y seres vivos), basado en la retroalimentación.
10. Causalidad: Relación causa-efecto dentro del sistema o con su entorno.
11. Teleología: El propósito o fin hacia el cual se orienta el sistema.
12. Equifinalidad: Posibilidad de alcanzar el mismo estado final o resultado a partir de condiciones iniciales diferentes y por caminos diversos.
13. Isomorfismo: Similitud de estructura o funcionamiento entre sistemas de diferente naturaleza.
14. Retroalimentación Positiva (Retro+): Mantiene la dirección del cambio del sistema y puede modificar sus metas (amplifica la desviación).
15. Retroalimentación Negativa (Retro-): Busca la estabilidad para mantener constantes las variables en interacción (reduce la desviación).
16. TGS (Teoría General de Sistemas): Paradigma holístico para comprender y dar solución a problemas complejos.
17. Enfoque Holístico: Visión basada en el conjunto, las interrelaciones y el todo, en lugar de las partes aisladas.
18. Enfoque Reduccionista: Visión basada en el análisis de los elementos por separado para entender el todo.
19. Ambiente (o Entorno): Medio que rodea externamente al sistema e interactúa con él.
20. Energía: Recurso que se utiliza para mover y dinamizar el sistema.
21. Materia: Recursos físicos que el sistema utiliza para producir salidas.

Tipos de Sistemas

Los sistemas pueden clasificarse de diversas maneras: físicos o abstractos, abiertos o cerrados, simples o complejos, naturales o artificiales, continuos o discretos, estáticos o dinámicos, aislados.

Disciplinas y Conceptos Clave Relacionados con la TGS

1. Cibernética

   Se basa en el principio de la retroalimentación. Explica los mecanismos de comunicación y control en máquinas y seres vivos, ayudando a comprender los comportamientos generados por estos sistemas.

2. Teoría de la Información

   Establece que, mientras más complejos son los sistemas, mayor es la energía que destinan tanto a la obtención de información como a su procesamiento.

3. Teoría de Juegos

   Analiza la competencia que se produce entre dos o más sistemas racionales antagonistas que buscan maximizar sus ganancias y minimizar sus pérdidas.

4. Teoría de Decisiones

   Incluye:

   • Teoría de la Decisión misma: Busca analizar un gran número de situaciones y sus posibles consecuencias, determinando así una decisión que optimice el resultado.
   • Estudio de la Conducta: Estudia la conducta de los sistemas sociales que se caracterizan por perseguir ciertos objetivos.

5. Topología

   Es un pensamiento geométrico basado en la prueba de la existencia de ciertos teoremas en campos como las redes, los gráficos y los conjuntos, aplicable al estudio de las relaciones y estructuras sistémicas.

6. Ingeniería de Sistemas

   Se enfoca en la planeación, diseño, evaluación y construcción científica de sistemas complejos, especialmente hombre-máquina.

7. Análisis Factorial

   Estudia el aislamiento, por medio del análisis matemático, de los factores principales en problemas caracterizados por ser multivariables, con el fin de buscar soluciones.

8. Teoría de Colas

   Estudio matemático del comportamiento de líneas de espera (colas) que se presentan en diversos sistemas.

Otros Conceptos Relevantes

Propiedades Emergentes

Son propiedades que surgen en un determinado nivel de complejidad del sistema, pero que no existen en los niveles inferiores (en sus componentes aislados). Las propiedades emergen de las interacciones y relaciones entre los elementos.

Naturaleza Jerárquica

La naturaleza (y las organizaciones) construyen estructuras multinivel de sistemas dentro de sistemas. Cada nivel forma un todo con respecto a sus partes, siendo al mismo tiempo parte de un todo superior.

Propiedad de la Información

Las relaciones ponen en comunicación a los elementos del sistema. Estas relaciones se denominan “información”, la cual fluye para activar un conjunto de decisiones que se cumplen en los diferentes componentes del sistema.

Retroalimentación Positiva (Retro+)

Tiende a aumentar la señal de salida o actividad. Se asocia a fenómenos de crecimiento y diferenciación.

Retroalimentación Negativa (Retro-)

Tiende a reducir la señal de salida o a disminuir la actividad. Se caracteriza por la mantención de determinados objetivos y la búsqueda de estabilidad.

Sistema de Información

Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

La Organización como Sistema Abierto

1. Organización: Es un sistema formal porque es un ente creado deliberadamente para un propósito específico.
2. Sistema Social: Las organizaciones responden a una determinada estructura, desarrollan actividades aplicando recursos y están compuestas por individuos y grupos en interacción.

Subsistemas Organizacionales Clave

• Subsistema Psicosocial: Formado por la conducta individual y grupal, la motivación, las relaciones interpersonales y el clima organizacional.
• Subsistema Técnico: Incluye los conocimientos, técnicas, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de las tareas.
• Subsistema Administrativo (o Gerencial): Relaciona a la organización con su medio, establece objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación. Diseña la estructura y establece los mecanismos del proceso de control.

Características de la Empresa como Sistema

Es artificial (diseñada por el hombre para alcanzar objetivos), jerárquica (integrada en un sistema de orden superior y dividida en subsistemas) y abierta (necesita retroalimentación para evaluar el grado de consecución de objetivos e interactúa con su entorno).

Características de la Organización como Sistema Abierto (SA)

• Probabilística y no determinista: Su comportamiento no es totalmente predecible, ya que es afectada por múltiples variables del entorno.
• Parte de una sociedad mayor: Las organizaciones son sistemas dentro de sistemas más amplios (industria, sociedad).
• Interdependencia de las partes: Un cambio en una de las partes afecta a las demás y al sistema en su conjunto.
• Homeostasis o estado de equilibrio dinámico: La organización busca alcanzar un estado firme y mantenerlo a través de la adaptación, aunque siempre en proceso de cambio y progreso.
• Frontera o Límite: Línea (no necesariamente física) que separa al sistema de su entorno y regula el intercambio de energía e información.
• Morfogénesis: Capacidad del sistema organizacional, a diferencia de otros sistemas (mecánicos o biológicos simples), de modificar sus propias estructuras y maneras estructurales básicas para adaptarse.

Condiciones Básicas para la Existencia de un Sistema

• Existencia de un conjunto de elementos interrelacionados.
• Existencia de una estructura o patrón de relaciones.
• Existencia de un plan común u objetivo.
• Existencia de una función característica.
• Existencia de un conjunto de estados o situaciones observables del sistema.

Enfoque Sistémico vs. Enfoque Clásico en la Empresa

• Enfoque Clásico: Basado en el reduccionismo (análisis de las partes), pensamiento analítico y mecanicismo (organización como máquina).
• Enfoque Sistémico: Basado en el expansionismo (ver el sistema en su contexto), pensamiento sintético (énfasis en las relaciones y el todo) y teleología (orientación a fines).

Principios del Enfoque Sistémico en Organizaciones

1. Punto de vista sistemático: La organización se concibe con 5 partes interrelacionadas: entrada (inputs), proceso (transformación), salida (outputs), retroalimentación y ambiente.
2. Enfoque dinámico: El énfasis está en el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.
3. Multidimensional y Multinivel: Se ve la organización desde una perspectiva micro (interna) y macro (en su ambiente: sociedad, comunidad, país).
4. Multidisciplinario: Busca integrar conceptos y técnicas de diversos campos de estudio (sociología, psicología, economía, etc.).
5. Probabilístico: El comportamiento organizacional puede ser explicado en términos de probabilidades y tendencias, no con certeza absoluta.
6. Descriptivo: Busca describir y comprender los fenómenos organizacionales tal como ocurren, dejando los juicios de valor y métodos prescriptivos al individuo o gestor.
7. Multivariable: Reconoce que un evento puede ser resultado de múltiples factores interdependientes y que las relaciones causa-efecto no son simples.
8. Adaptativa: La organización debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir y prosperar.
9. Efecto Sinérgico de las Organizaciones: Existe sinergia cuando dos o más causas (o subsistemas) producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de los efectos que producirían actuando individualmente.

Contexto del Sistema

El sistema se relaciona con el contexto que lo rodea (el conjunto de objetos exteriores al sistema). Se trata de una relación mutua contexto-sistema. El contexto relevante depende del foco de atención o límite de interés establecido por el observador.

Proceso Organizacional Básico

• Ingestión: Adquisición (compra o producción interna) de materiales o recursos para ser procesados.
• Procesamiento: Transformación de los materiales/recursos, generando productos/servicios y desechos. Existe una relación entre entradas y salidas.
• Reacción al ambiente: La empresa reacciona a su entorno modificando productos, procesos, buscando nuevos consumidores, adaptando su fuerza laboral, etc.
• Provisión de las partes: Se asegura que los miembros de la empresa (empleados) estén disponibles y motivados (p.ej., mediante recompensas).
• Regeneración de partes: Los miembros envejecen, se jubilan, renuncian o mueren, necesitando procesos de reemplazo y renovación.

Modelos Específicos de Organización Basados en Sistemas

Modelo de Schein

Edgar Schein enfatiza que la organización debe ser considerada como:

• Un sistema abierto en constante interacción con su entorno.
• Un sistema con objetivos o funciones múltiples.
• Constituida por muchos subsistemas en interacción dinámica.
• Un sistema cuyos subsistemas son mutuamente dependientes (un cambio en uno afecta al resto).
• Inmersa en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.
• Un ente donde, debido a la gran cantidad de eslabones e interacciones, se hace difícil definir con precisión las fronteras de la organización.

Modelo de Tavistock (Sistema Sociotécnico)

Desarrollado por el Instituto Tavistock, concibe a la organización como un sistema sociotécnico. Su objetivo central es lograr la mejor combinación posible entre la tecnología (subsistema técnico) y las personas (subsistema social) para asegurar la viabilidad y eficacia de la organización. Postula que cualquier sistema de producción requiere tanto una organización tecnológica como una organización del trabajo que la soporte.

El proceso básico sigue siendo: Importación (entradas) -> Conversión (transformación) -> Exportación (salidas).

Modelo de Katz y Kahn

Daniel Katz y Robert Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo, aplicando la Teoría General de Sistemas (TGS) y la teoría administrativa a las organizaciones. Propusieron que la teoría de la organización debía liberarse de las restricciones y supuestos simplistas previos (como el modelo racional-mecanicista que ve a la organización solo como un medio para lograr un propósito).

La Organización como Sistema Abierto según Katz y Kahn:

• Importación de energía: Toma insumos del ambiente.
• Transformación: Procesa los insumos.
• Exportación: Envía productos o servicios al ambiente.
• Ciclos de eventos: Las actividades tienen un carácter cíclico.
• Entropía negativa: Importa más energía de la que consume para sobrevivir y crecer.
• Información, retroalimentación y codificación: Recibe información del ambiente y ajusta su funcionamiento.
• Equilibrio dinámico y homeostasis: Mantiene un equilibrio interno a través de la adaptación.
• Diferenciación: Tiende a la especialización de funciones.
• Equifinalidad: Puede alcanzar el mismo fin por diferentes caminos.
• Límites o fronteras: Define la separación entre el sistema y el ambiente.

La Organización como Sistema Social:

• Consiste en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos.
• La estabilidad o continuidad de estas actividades depende de la relación entrada-transformación-salida.
• Mantener esta estabilidad requiere una renovación constante de energía y recursos (retroalimentación).

Características de Primer Orden (Específicas de Sistemas Sociales):

• Poseen una estructura organizada donde las funciones, normas y valores son componentes principales.
• El sistema está formalizado en torno a funciones.
• Aplica el concepto de inclusión parcial (los individuos participan solo con una parte de su personalidad).
• La organización existe en relación con su medio ambiente.
• No tiene limitación de amplitud (puede crecer).
• Necesita entradas de producción (para la tarea) y mantenimiento (para preservar el sistema).
• Tiene una naturaleza planeada.
• Presenta mayor variabilidad que los sistemas biológicos (el ciclo de actividades puede variar).

Cultura Organizacional y Clima Laboral:

Cada organización crea su propia cultura con sus tabúes, usos y costumbres. Estos elementos culturales se transmiten a los nuevos integrantes del grupo y definen el clima laboral.

Dinámica del Sistema:

Las organizaciones sociales crean mecanismos o estructuras de recompensas con la finalidad de vincular a sus miembros al sistema. Establecen normas y valores para regular el comportamiento.

Eficacia Organizacional:

Busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, pero también depende de la capacidad de adaptación y mantenimiento del sistema social.

Sistema de Roles:

La organización es una estructura de roles. Los roles son conjuntos de actividades esperadas de los individuos o grupos, que se superponen e interactúan entre sí.

Otros Modelos Relevantes

Modelo de Isomorfismo Sistémico

Busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias para armar modelos generales aplicables en diversas áreas. Pretende realizar comparaciones sucesivas para facilitar la identificación de elementos equivalentes o comunes entre sistemas diferentes (ej. comparar una escalera mecánica con una convencional para entender principios de transporte).

Modelo Procesal o Adaptativo Complejo

Implica una asociación previa del modelo que está siendo analizado, reconociendo que las organizaciones son subsistemas complejos y adaptativos. Logra la"demolició" de modelos simplistas previos al considerar aspectos dinámicos de la sociología y la administración.

Modelo bajo Enfoque Cibernético

La regularidad y adaptación del sistema están sujetas a los principios de la cibernética. Se ocupa del estudio del mando, el control, la comunicación y el gobierno de los sistemas para que mantengan mecanismos dinámicos que les permitan conservar su estado de equilibrio y alcanzar sus metas.