Principios Fundamentales de la Organización y Gestión Empresarial

Estructura Vertical: Niveles de Decisión y Ejecución

La estructura vertical se refiere a cómo está organizada la toma de decisiones, la ejecución y la puesta en práctica de las mismas dentro de una empresa.

Se divide en tres niveles principales:

• Nivel Político: Generalmente está representado por la alta dirección o el presidente de la empresa. Es donde se definen las directrices estratégicas.
• Nivel Ejecutivo: En este nivel intermedio se llevan a cabo las políticas decididas por el nivel superior. Está representado por los máximos responsables de cada área o departamento.
• Nivel Operativo (o Inferior): También llamado nivel operativo, está representado por los departamentos y equipos que realizan las tareas operativas y rutinarias.

Generalmente, para representar esta división vertical, se utiliza un gráfico en forma de pirámide. Esta pirámide tiene en cuenta la división del trabajo de la empresa. Las decisiones políticas son las que guían y orientan la gestión de la empresa, a través de diferentes estrategias o formas para llevarlas a cabo.

El Organigrama: Representación Gráfica de la Estructura

El organigrama es una representación gráfica de la estructura de una organización en un momento determinado. Se representa con rectángulos cada una de las áreas, sectores o departamentos diseñados, y con líneas la relación de dependencia entre cada uno de ellos. El área de mayor jerarquía se ubica en la parte superior y se van graficando hacia abajo las áreas subordinadas.

Análisis de la Estructura: Dimensiones Formal e Informal

Al analizar la estructura, la relación entre sus dimensiones vertical y horizontal presenta dos puntos de vista:

• Lo Formal: Es aquello que está oficialmente asentado en la empresa. Ejemplos: los niveles de autoridad, las reglas, los procedimientos, etc.
• Lo Informal: Se relaciona con lo que no está escrito ni vinculado con modelos de representaciones formales. Ejemplos: las relaciones personales, el clima laboral, la cultura no oficial, etc.

Tanto lo formal como lo informal están estrechamente relacionados, y una empresa debe ser el resultado de la interacción y equilibrio de ambos.

Manual de Procedimientos: Flujo de Información y Actividades

El manual de procedimientos muestra el recorrido de la información mediante gráficos llamados cursogramas o flujogramas. Describe las conexiones entre las partes de la estructura y responde a preguntas clave como: ¿cómo?, ¿dónde? y ¿cuándo? deben llevarse a cabo las actividades.

La Cultura Empresarial: Identidad y Valores

La cultura empresarial es el modelo predominante de pensar, creer y actuar de la empresa. Generalmente, es la cultura del grupo dominante la que prevalece sobre el resto de los integrantes. Los factores que la determinan son:

• Las creencias
• Los valores
• Las costumbres
• Las normas no escritas, etc.

Proceso de Planificación: Coordinación para la Eficiencia

El proceso de planificación es el que permite coordinar los esfuerzos de la empresa, logrando un desempeño eficiente. La planificación debe considerar tres elementos fundamentales y puede ocurrir en todos los niveles de la empresa.

El Proceso de Comunicación: Transmisión Efectiva de Mensajes

El proceso de comunicación es la transmisión de un mensaje por medio del canal adecuado, utilizando códigos que deben ser comunes entre el emisor y el receptor.

Generalmente, la comunicación es usada por el gerente general como un instrumento para facilitar el logro de sus objetivos. Es fundamental que los mensajes estén orientados a las necesidades de los diferentes grupos dentro de la organización.

El Gerente General: Rol Directivo y Estratégico

El gerente general es la persona que dirige la empresa, es decir, que desempeña un papel directivo orientando el negocio hacia las exigencias del entorno. Sus dos funciones principales son:

• Estratega

  Se encarga de modificar las relaciones de la empresa con su entorno, para lo cual debe diseñar un plan estratégico que determine el objetivo de la empresa. Por lo tanto, debe tener una visión de futuro.

• Organizador

  Es el responsable por el desempeño global de la empresa, por lo cual tiene la responsabilidad de adecuar los recursos disponibles y planificar su organización para el cumplimiento de los objetivos.

La Estrategia Empresarial: Diseño para el Logro de Objetivos

La estrategia es el diseño de la manera en que la empresa trabajará para alcanzar sus objetivos. Debe ser coherente con la misión, la visión y los objetivos generales de la organización. Las estrategias más frecuentes están orientadas hacia el mercado (clientes) o hacia el producto.

Una vez planificadas las estrategias, se debe buscar la forma de organizar los recursos y a las personas de la empresa para cumplir con el plan. Para esto, se debe realizar un diseño estructural acorde a la forma jerárquica que debe adoptar la empresa. Dicha estructura es la que establece las pautas de coordinación para mejorar la relación y regular las actividades.

Esta estructura organizacional debe ser adecuada al marco determinado por la estrategia, permitiendo así el logro de los objetivos empresariales.