Principios Fundamentales de la Gestión de Almacenes y Logística Operativa

El Almacén: Definición y Funciones Esenciales

El almacén es un recinto donde se realizan funciones clave de recepción, manipulación, conservación, protección y posterior expedición de productos.

Importancia de los Almacenes en la Cadena de Suministro

La razón de ser de los almacenes radica en la necesidad de:

• Evitar desequilibrios en los ritmos de aprovisionamiento.
• Evitar desequilibrios entre la demanda y la oferta de productos.
• Optimizar los recursos financieros derivados del coste de los materiales.

Clasificación de Almacenes

Los almacenes pueden clasificarse según diversos criterios:

Clasificación por Departamentos

• Almacén de entrada: Regulan el flujo interno de materiales para la realización del proceso de fabricación.
• Almacén de salida: Se refieren al mismo concepto anterior, pero están destinados a productos terminados.

Clasificación Según la Naturaleza del Producto

• Almacén de materias primas.
• Almacén de productos en curso.
• Almacén de productos terminados.
• Almacén de material auxiliar.

Clasificación Según la Localización

• Almacén central: Se localiza lo más cerca posible del centro de fabricación.
• Almacén regional: Se ubica cerca del punto de consumo.
• Almacén plataforma: Tratamiento espacial logístico en el que la mercancía no se almacena de forma permanente.

Clasificación Según la Propiedad

• Propio.
• Alquiler.
• Leasing.

Clasificación Según la Función Logística

• Almacenes de consolidación: Agrupan pedidos pequeños de diferentes proveedores en un solo envío.
• Almacén de ruptura: Un pedido de gran volumen en este almacén se divide para realizar envíos de menor tamaño.
• Almacén combinado: Incluye ambos tipos en una misma estrategia logística.

Funciones Operativas del Almacén

1ª Fase: Recepción e Inspección de los Materiales

En esta fase, se reciben las mercancías en el almacén y se comprueba que lo que llega es lo acordado. Esto implica:

• Verificación de la llegada de los materiales.
• Comprobación de las existencias con la orden de compra.
• Control de la mercancía según el albarán.
• En caso de incidencia en la mercancía, se elabora un parte de incidencia.

Las formas de llegada pueden ser:

1. A través de una agencia de transporte: se comprueba el albarán (puede ser a portes pagados o debidos).
2. Directamente del proveedor: se procede a su análisis con inspección de calidad y cantidad.

2ª Fase: Registro y Clasificación

Esta fase es crucial para poder identificar y ubicar los componentes, piezas o productos dentro del almacén.

Tipos de Clasificación Interna

• Por estanterías: Cada una con numeración correlativa, al igual que cada uno de los bloques.
• Por pasillos: Lo que se codifica con números consecutivos son los bloques de dos estanterías.

La Codificación en Almacenes

La codificación nos ayuda a describir y localizar los materiales dentro del recinto.

Características de una Codificación Eficaz

• El código debe indicar un solo concepto.
• La cobertura debe ser apropiada y completa.
• La clasificación debe basarse en características permanentes.
• El código debe tener una longitud constante.
• El nombre del código no debe ser excesivamente largo.
• Debe ser manejable por personal no especializado.

Sistemas de Codificación

• No Electrónicos: Alfabética, numérica o alfanumérica.
• Sistemas Electrónicos:
  • Código de Barras: Es un sistema de codificación creado a través de una serie de espacios y líneas paralelas de distinto grosor.

    Ventajas del Código de Barras

    • Agilidad al etiquetar precios.
    • Facilita la construcción de estadísticas comerciales.

    EAN: Asociación Europea de Normalización de Codificación Comercial.

  • Etiquetas Electrónicas: Se basan en circuitos electrónicos controlados a distancia mediante un ordenador y un sistema de infrarrojos que permiten actualizar dichas etiquetas en todo momento.

    Ventajas de las Etiquetas Electrónicas

    • Evitan la pérdida de tiempo propia del etiquetado tradicional.
    • Evitan los costes de etiquetado en papel.
    • Permiten una activación de manera sencilla e instantánea.
    • Evitan el hurto.

    AECOC: Asociación Española de Codificación Comercial.

3ª Fase: Almacenaje y Mantenimiento de los Materiales

• Almacenaje: Es el conjunto de actividades destinadas a mantener activos los materiales y productos.
• Mantenimiento: Conjunto de medios técnicos, instrumentos y dispositivos que hacen posible la manipulación y traslado de la mercancía en el almacén.

4ª Fase: Preparación de Pedidos (Picking)

El picking es el proceso por el que el almacén realiza la selección y recogida de las mercancías de sus lugares de almacenamiento y el transporte posterior a zonas de consolidación, con el fin de realizar la entrega del pedido efectuado por el cliente.

Actividades del Picking

• Introducir el pedido en el sistema de información.
• Emitir el picking list (que organiza y lanza las órdenes de trabajo para el personal del almacén).
• Gestionar el pedido.
• Organizar los pedidos en función del destino.

5ª Fase: Expedición de los Productos

Esta fase final asegura que los productos lleguen correctamente al cliente.

• Embalaje: Recipiente o envoltura que contiene productos de manera temporal.
• Precintado: Precinto o sello que evita que sean abiertos por alguien no autorizado.
• Etiquetado: Los materiales necesitan algún sistema que permita su identificación externa.
• Emisión de Albarán: La mercancía va acompañada de la documentación que se debe entregar al cliente como justificante de compra.

Diseño y Localización de Almacenes

Layout de Almacén

El layout alude al diseño y la organización de almacenes y la disposición física de las diferentes áreas dentro del almacén.

Localización de Almacenes

El objetivo principal de la localización de almacenes es reducir al mínimo los costes totales anuales en compra, producción, mantenimiento y transporte.

Factor de Localización

Es la cualidad que posee un determinado espacio geográfico.

Motivo de la Localización

Es la razón por la que un factor se ha tenido en cuenta a la hora de decidir la ubicación.

Factores Clave a Considerar para la Localización

1. Mercados o costes de salida: Ubicar lo más próximo posible a los mercados.
2. Materiales o costes de entrada: Buscar ubicarlos lo más cerca posible de las fuentes de materiales, atendiendo al tipo de actividad de la empresa.
3. Transporte: Se ubicará en aquellas zonas en las que exista una red adecuada y amplias facilidades de transporte por cualquier medio.
4. Terreno: Verificar si existe un lugar adecuado y si tiene las condiciones generales mínimas exigidas por la empresa.

El Coste Logístico: Componentes y Clasificación

Componentes del Coste Logístico

• Coste de Compras:
  • Coste de compra (precio unitario por número de unidades).
  • Coste de emisión de pedido (sueldos y salarios, amortización de equipos, proceso de la información, costes de comunicaciones).
• Costes de Almacén:
  • Coste de espacio.
  • Coste de instalación.
  • Coste de manipulación.
  • Coste de suministros.
  • Salarios.
• Costes de Distribución:
  • Coste de transporte.
  • Salario del personal.

Conceptos Económicos Fundamentales

• Inversión: Adquisición de bienes que van a ser utilizados en el proceso productivo, imputados como coste a medida que se van consumiendo.
• Coste: Consumo de factores productivos, valorados en términos monetarios para la obtención de un producto.
• Gasto: El sacrificio necesario para el desarrollo de la actividad empresarial.
• Pago: Salida de recursos monetarios hacia el exterior en forma de efecto u otro medio.

Cálculo del Coste de Compras

Coste de Compras = (Precio unitario * Nº unidades) + Todos los gastos hasta la entrada en almacén - Descuentos y bonificaciones - Rappels - Subvenciones = Precio de Compra.

Costes de Almacenaje y Distribución Detallados

• Coste del Espacio: Cuota de arrendamiento del almacén, coste de financiación o intereses, coste de reparaciones y conservación, seguro, IBI, amortización de programas y equipos, costes derivados de comunicaciones (teléfono, fax, ADSL).
• Coste de Manipulación: Sueldos y salarios del personal de montacargas y transpaletas.
• Coste de Distribución: Alquiler o amortización, intereses de financiación, reparaciones y conservación.
• Coste del Transporte: Amortización de vehículos, seguros, financiación de estos, personal de conducción, dietas.

Clasificación de Costes

Según su Asignación al Producto

1. Costes Directos (CD): Aquellos que se han consumido en el proceso productivo y que se asignan de forma directa al producto.
2. Costes Indirectos (CI): No se identifican de una manera evidente con los productos elaborados.

Según su Relación con el Nivel de Actividad

1. Costes Variables (CV): Varían en función del nivel de actividad.
2. Costes Fijos (CF): No se modifican cuando varía el nivel de actividad y venta.