Principios Fundamentales para la Comunicación Documental Empresarial Efectiva

Características de los Documentos Generados por las Empresas

Los documentos generados por las empresas deben utilizar un lenguaje:

• Sencillo.
• Formal.
• Directo.

Normas Comunes de Redacción Correcta

Los destinatarios deben comprender fácil y rápidamente los mensajes generados en los documentos de las empresas. Esto requiere atención a varios aspectos clave:

Redacción

La estructura debe priorizar la información más relevante:

1. Comenzará con la información más importante.
2. A continuación, se incluirá la información de menor jerarquía.
3. Las primeras frases deben resumir los elementos clave del documento entero.

Principios de Estilo

• Sencillez: Se deben utilizar palabras sencillas en vez de rebuscadas y complicadas. No se aconseja usar términos muy técnicos o frases hechas que transmitan falta de vocabulario.
• Claridad: La base de una buena comunicación en los documentos empresariales es la claridad de ideas.
• Concisión: Una redacción concisa da una imagen positiva del emisor porque ahorra tiempo al receptor.
• Voz Activa: Se debe emplear porque facilita la claridad y la concisión, mejorando así la comunicación.

Aspectos a Evitar en la Comunicación

En la redacción debemos evitar:

• La redundancia: Repetir o usar excesivamente palabras.
• Negatividad: Los mensajes deben tener tono positivo.
• Lenguaje sexista: Se debe tener cuidado para que no se piense que un sexo es inferior a otro.

Canales de Transmisión Documental

Existen diversos medios para la transmisión de las comunicaciones escritas generadas por las empresas:

Medios Tradicionales y Digitales

• Correo Convencional: Medio tradicional de transmisión de las comunicaciones escritas que generan las empresas. Hoy en día no es tan habitual.
• Correo Electrónico: Se ha convertido en una herramienta imprescindible, básicamente por su rapidez y bajo coste.
• Mensajería Instantánea: Suelen ser una ventana donde se escribe un mensaje y este se envía a un destinatario. Lo reciben en tiempo real y pueden leerlo y contestar al momento.
• Fax: Sistema que permite transmitir a distancia, mediante la línea telefónica, mensajes escritos o gráficos. Tiene tres partes:
  • Escáner de imagen: Digitaliza el documento que se quiere enviar.
  • Módem: Envía y recibe las señales digitales en las que se ha convertido el documento.
  • Impresora: Permite imprimir en papel la señal recibida.
  Nota importante sobre el Fax: El mensaje debe ser corto y claro. Cuidado, los datos de contacto deben tener una fuente grande para facilitar la lectura.

Gestión de la Correspondencia

Gestión de la Correspondencia de Entrada

La gestión de entrada se gestiona cada vez más a través de programas de digitalización (convierten documentos en papel en archivos informáticos). La gestión de correo de entrada tiene estos pasos:

Pasos de Gestión de Entrada

1. Recepción y Clasificación: Se realizará un primer filtrado y el resto se clasificará según el destinatario. Las comunicaciones privadas irán referenciadas (con expresiones como "Confidencial" o "Reservado a").
2. Distribución: Se repartirá a los departamentos destinatarios según el protocolo de la empresa. Las comunicaciones privadas se entregan solo a sus destinatarios.

Gestión de Correspondencia de Salida

Engloba las tareas necesarias para enviarla a sus destinatarios. En Correos se pueden solicitar estos servicios:

Servicios Postales Ofrecidos por Correos

• Envío de Cartas y Documentos: Como carta ordinaria, urgente, certificada, etc.
• Envío de Telegramas: Mensajes de texto breves enviados a través de telegrafía, se reciben muy rápido.
• Fax: Correos permite el envío de fax.
• Burofax: Envíos de forma urgente, con firma y con ciertos seguros.
• Valijas: Servicio para empresas que necesiten intercambiar correspondencia periódica entre uno o varios destinos de España. Los contratos se personalizan y se eligen los días y horas.
• Comercio Online: El servicio de paquetería express permite crear una tienda online con diferentes planes de producto y precios.

Servicios Privados de Envío

Además de Correos, en España hay empresas del sector privado, como SEUR, DHL, NACEX, MRW, que ofrecen envíos de paquetería y correspondencia de punto a punto. Recogen en el remitente y entregan al destinatario.

El Correo Electrónico como Herramienta de Salida

Es una herramienta de comunicación que permite enviar o recibir mensajes a cualquiera de los usuarios de Internet.

Características del Email

• Inmediatez: Servicio inmediato.
• Asincronía: Mecanismo asíncrono.
• Costo: Es gratuito.
• Advertencia: Tiene inconvenientes si no se usa con ética y respeto.

Contenido del Email

Los mensajes deben tener cabecera y cuerpo. Se deben respetar las netiquetas.