Principios Fundamentales de Archivo y Gestión Documental

Definición de Archivo

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades empresariales concretas con el fin de facilitar su actividad.

Tipos de Archivo

Según el Soporte de Archivo

• Archivo convencional en soporte papel: Presente en todas las empresas.
• Archivo informático: Su utilización está totalmente generalizada en el ámbito empresarial.

Según la Frecuencia de Uso de Documentos

• Archivo activo: Denominado archivo de oficina o gestión.
• Archivo semiactivo: Llamado archivo central.
• Archivo inactivo: Conocido como archivo pasivo, conteniendo documentos que rara vez son consultados.

Según la Localización Física del Archivo

• Gestión centralizada del archivo: Guardar toda la documentación en un mismo lugar.
• Gestión descentralizada del archivo: Utilización de distintos espacios de archivo en cada departamento.
• Gestión mixta del archivo: Convivencia de archivos activos y semiactivos en los departamentos.

Buenas Prácticas de Archivo

Cómo se Debe Archivar

1. De forma que cualquier persona pueda encontrar fácilmente el documento.
2. Registro de cualquier entrada o salida.
3. No acumular documentación pendiente de archivo.
4. Ser selectivos.
5. Asegurar antes de abrir un expediente que no ha sido abierto con anterioridad.
6. Utilizar señales visuales al clasificar documentación.
7. Eliminar aquellos documentos que no son útiles.
8. Medidas de seguridad para evitar modificaciones o destrucción de documentos.
9. Facilitar la visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda.

Sistemas de Ordenación

• Alfabético: De acuerdo con el alfabeto, determinar la palabra ordenatriz.
• Numérico: Ordenar documentos de archivo a partir de un número natural determinado.
• Cronológico: La clasificación cronológica destaca como referencia en el documento una determinada fecha y lo ordena y archiva a partir de ella.
• Geográfico: Sigue como criterio de ordenación una localización física concreta referente en el documento, puede ser domicilio, lugar de recibo o emitido.
• Temático: Archivo de documentos por temas o asuntos. Se requiere que sean representativos de la documentación que se va a archivar.
• Mixto (Alfanumérico): Combinar el sistema de clasificación alfabético y el numérico, usando como palabra ordenatriz un término en el que se combinan tanto letras como números.

Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGDB)

Un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGDB) es un programa informático capaz de obtener información de una base de datos, gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en ella.

Algunos de los más utilizados son Microsoft Access, MySQL, Oracle o dBase.