Principios de Digitalización, Gestión de Información y Seguridad de Datos

Digitalización de Documentos

La digitalización consiste en convertir documentos en papel a formato de imágenes digitales, empleando tecnología de escaneado. Estas imágenes digitales se pueden almacenar en diversos medios electrónicos, como DVD, CD o en la nube.

Ventajas de la Digitalización

• Facilita la consulta frecuente de documentos.
• Permite el acceso y uso por múltiples usuarios simultáneamente.
• Ofrece la posibilidad de mostrar e intercambiar imágenes digitales a través de redes informáticas o Internet.

Archivos Informáticos: Conceptos Fundamentales

Los archivos informáticos se generan en procesos donde el ordenador se utiliza como herramienta de gestión.

Definiciones Clave

• Archivo o Fichero: Es un conjunto de datos que se agrupan y almacenan bajo un nombre único que permite distinguirlos entre sí.
• Carpeta (o Directorio): Es un contenedor donde se guardan documentos, programas u otras carpetas, facilitando la organización.
• Administrador de Archivos: Es un programa del sistema (por ejemplo, el Explorador de Archivos en Windows) que permite organizar y controlar los archivos y carpetas del sistema.

Organización y Gestión del Correo Electrónico

Elementos Principales del Correo Electrónico

1. Contactos: Directorio de direcciones de correo electrónico (e-mail), donde podemos incluir datos adicionales como el nombre completo o el número de teléfono.
2. Bandeja de entrada: Donde se almacenan los correos electrónicos que llegan.
3. Mensajes enviados: Historial de los correos electrónicos que has remitido.
4. Mensajes recibidos: Conjunto de correos electrónicos que han llegado a tu cuenta.
5. Papelera: Lugar donde se almacenan temporalmente los mensajes que borramos antes de su eliminación definitiva.
6. Correo no deseado (Spam): Carpeta para mensajes de remitentes desconocidos o con los que no deseamos tener contacto, ayudando a filtrar contenido no solicitado.

Protección de Datos Informáticos

Peligros, Amenazas y Riesgos Comunes

• Pérdida de información: Ya sea por fallos técnicos, errores humanos o ataques.
• Utilización incorrecta de la información: Uso indebido o no autorizado de datos sensibles.
• Acceso no autorizado: Personas que acceden a la información sin el permiso correspondiente.
• Virus informáticos y malware: Software malicioso diseñado para dañar sistemas o robar información.
• Intrusiones externas: Intentos de acceso no autorizado a los sistemas desde fuera de la organización.
• Intrusión y lectura de correos electrónicos: Acceso no consentido al contenido de las comunicaciones por e-mail.

Medidas de Seguridad Esenciales a Adoptar

• Realizar copias de seguridad (backups) con frecuencia.
• Proteger los archivos con claves o contraseñas.
• Marcar archivos importantes como de solo lectura para prevenir modificaciones accidentales.
• Utilizar la firma digital para verificar la autenticidad e integridad de los documentos.
• Implementar restricciones de acceso a la información según roles y permisos.
• Mantener actualizados los programas antivirus.
• Utilizar un programa cortafuegos (firewall) para bloquear accesos no autorizados.
• Emplear programas de cifrado (encriptación) para proteger la confidencialidad de los mensajes y datos sensibles.

Marco Legal y Firma Digital en el Entorno Informático

Normativas sobre Conservación y Protección de Datos

Existen normas legales fundamentales que regulan la conservación y protección de datos en soporte digital o informático. Entre ellas destacan:

• El Código de Comercio, en lo referente a la conservación de libros y documentos empresariales.
• La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD) y normativas equivalentes (como el RGPD en Europa), que establecen los principios y obligaciones para el tratamiento de datos personales.

Firma Digital

La firma digital es un sistema de identificación electrónica que ofrece múltiples ventajas:

• Permite transmitir mensajes y documentos electrónicos de forma segura.
• Facilita la realización de trámites y transacciones a través de Internet.
• Garantiza la seguridad, autenticidad e integridad de la información, ayudando a evitar fraudes.

Se basa en un método criptográfico que asocia la firma a la identidad de una persona o de un equipo informático. Legalmente, la firma digital puede tener la misma validez jurídica que una firma manuscrita.