Presupuestos, Costes y Organización Profesional de Viajes y Eventos

Elaboración de Presupuestos en Agencias de Viajes

Objetivos del Presupuesto

El presupuesto cumple una doble función esencial:

• Coste para el cliente: Determinar el precio final que pagará el viajero.
• Evaluación económica para la agencia: Controlar cobros al cliente, pagos a proveedores y calcular los beneficios esperados.

Competitividad

El precio establecido debe ser competitivo y adecuado para posicionarse favorablemente en el mercado turístico.

Cotización de Servicios

Se debe establecer un precio por día y por persona (pax) en PVP neto (Precio de Venta al Público antes de impuestos y comisiones de intermediarios). Es crucial incluir los impuestos correspondientes y tener en cuenta las fluctuaciones en los tipos de cambio al trabajar con monedas extranjeras.

Factores en Viajes Programados

Al ofertar el PVP para viajes programados, se deben considerar:

• Temporada turística: Alta, media o baja.
• Categoría de servicios: Nivel de alojamiento, tipo de vuelo (regular, chárter, bajo coste).
• Aerolínea o aeropuerto: Compañía aérea y aeropuerto de salida/llegada.

Desglose de Costes de Servicios

Los costes se clasifican principalmente en:

• Costes Variables: Aquellos servicios que pueden cancelarse sin penalización si no se venden dentro del plazo acordado (release). Ejemplo: habitaciones de hotel no confirmadas.
• Costes Fijos: Servicios contratados en bloque que la agencia debe asumir independientemente del número de plazas vendidas. Ejemplo: flete de avión chárter, contratación de guías para todo el grupo.

Servicios a Incluir en la Cotización

1. Transporte: Especificar clase de viaje (turista, business), tasas aeroportuarias, impuestos y detalles de contratos de cupos si aplica.
2. Alojamiento:
   • Precio base por persona en habitación doble.
   • Suplementos (habitación individual, vistas, etc.).
   • Descuentos (tercera persona, niños, etc.).
3. Régimen alimenticio: SA (Solo Alojamiento), AD (Alojamiento y Desayuno), MP (Media Pensión), PC (Pensión Completa), TI (Todo Incluido).
4. Traslados: Indicar tipo (autobús, coche privado, minibús, etc.) para los trayectos aeropuerto-hotel-aeropuerto y otros necesarios.
5. Visitas y excursiones: Detallar si incluyen entradas a monumentos o atracciones y el transporte necesario.
6. Guías: Especificar si se incluyen guías acompañantes durante todo el viaje y/o guías locales para visitas específicas.
7. Servicios complementarios: Animación, espectáculos, actividades especiales, etc.
8. Seguros de viaje: Cobertura de asistencia médica, cancelación, equipaje, etc.
9. Gastos varios: Costes asociados a visados, propinas obligatorias, servicio de maleteros, etc.
10. Regalos promocionales: Pequeños obsequios como maletas de cabina, carpetas portadocumentos, etc.

Otros Costes a Considerar

• Marketing: Gastos proporcionales a la inversión en promoción, publicidad y folletos.
• Gastos generales: Costes fijos y variables de la operativa de la agencia (alquiler, salarios, suministros, etc.).
• Comisiones: Las agencias minoristas reciben una comisión calculada sobre el PVP final, no sobre el precio neto del mayorista.

Cálculo del Margen de Beneficio Bruto

El método de cálculo del margen varía entre minoristas y mayoristas:

1. Agencias Minoristas: Calculan el margen bruto como un porcentaje añadido a los costes.

   • Ejemplo: Coste neto = 300 €. Margen deseado = 10%.
     Margen = 300 € * 10% = 30 €.
     PVP (sin IVA) = 300 € + 30 € = 330 €.

2. Agencias Mayoristas: Calculan el margen como un porcentaje sobre el PVP final.

   • Fórmula del coeficiente a aplicar sobre el coste: (% margen deseado / (100 - % margen deseado)) * 100
   • Ejemplo: Coste neto = 300 €. Margen deseado sobre PVP = 20%.
     Coeficiente = (20 / (100 - 20)) * 100 = (20 / 80) * 100 = 25%.
     Margen sobre coste = 300 € * 25% = 75 €.
     PVP (sin IVA) = 300 € + 75 € = 375 €.

3. Cálculo directo del PVP con margen incluido (Mayoristas):

   • Dividir el coste neto entre (1 - margen deseado expresado como decimal).
   • Ejemplo: Coste neto = 300 €. Margen deseado sobre PVP = 20% (0,20).
     PVP (sin IVA) = 300 € / (1 - 0,20) = 300 € / 0,8 = 375 €.
   • Importante: Al PVP resultante se le debe añadir el IVA correspondiente (generalmente aplicado solo sobre la parte del margen de beneficio).

Este sistema asegura que el precio final cubra todos los costes, incluya el margen de beneficio deseado y mantenga la competitividad en el mercado.

Punto Muerto o Umbral de Rentabilidad

El punto muerto indica el número mínimo de plazas que deben venderse para cubrir todos los costes fijos y variables del viaje, comenzando a generar beneficios a partir de esa cifra.

Fórmula:

Punto Muerto (en nº de plazas) = Costes Fijos Totales / (PVP por persona - Coste Variable por persona)

Nota: Generalmente se calcula usando el PVP y coste variable de una persona en habitación doble como referencia.

Tipología de Eventos

Tipos de Eventos según su Formato

• Asamblea: Reunión periódica de miembros de una organización o empresa para tomar decisiones internas.
• Conferencia: Encuentro formal, a menudo de alto nivel, para tratar temas específicos (políticos, científicos, de Estado, etc.).
• Congreso: Evento de gran magnitud, generalmente sectorial, enfocado en la divulgación de conocimientos, presentación de novedades y debate.
• Convención: Evento privado, usualmente anual, organizado por una empresa u organización para sus miembros, empleados o distribuidores.
• Curso / Seminario / Simposio: Encuentros formativos de duración variable, generalmente centrados en un tema monográfico.
• Clínic: Sesión de formación eminentemente práctica, realizada en grupos reducidos.
• Fórum: Debate abierto sobre un tema de interés, fomentando la participación activa de los asistentes.
• Lectura (o Conferencia Magistral): Exposición detallada a cargo de un experto reconocido, seguida o no de un turno de preguntas.
• Panel: Debate entre varios expertos sobre un tema, con la figura de un moderador.
• Retiro: Encuentro realizado en lugares apartados, buscando la desconexión, reflexión o formación intensiva.
• Taller (Workshop): Sesión de trabajo en grupo con alta implicación y participación de los asistentes para desarrollar habilidades o conocimientos prácticos.
• Feria / Exposición: Evento comercial diseñado para mostrar, promocionar y vender productos o servicios a un público amplio o especializado.

Tipos de Eventos según su Finalidad

• Institucionales: Organizados por instituciones públicas o privadas (actos oficiales, conmemoraciones).
• Comerciales: Orientados a la promoción, venta de productos/servicios o relaciones con clientes (lanzamientos, presentaciones).
• Culturales: Destinados a la difusión del arte, literatura, música, cine, etc. (festivales, exposiciones artísticas).
• Sociales: De carácter festivo, lúdico o benéfico (galas, fiestas, eventos caritativos).
• Religiosos: Ceremonias, encuentros y celebraciones de índole espiritual.
• Gastronómicos: Enfocados en la promoción de la gastronomía, productos locales, vinos, etc. (catas, ferias culinarias).
• Académicos: Centrados en la difusión del conocimiento, investigación y reconocimiento institucional (graduaciones, investiduras).
• Familiares: Celebraciones de carácter personal y privado (bodas, aniversarios, cumpleaños).
• Deportivos: Relacionados con la promoción, práctica o visualización de competiciones y actividades deportivas.

Elementos Clave en la Gestión de Eventos

Generadores de Eventos

Los sectores más activos en la generación de eventos incluyen el sanitario, económico, educativo, fintech y tecnológico.

• Eventos de incentivo: Viajes de lujo ofrecidos como premio o motivación a empleados, clientes o proveedores destacados. Suelen tener una duración media de una semana.
• Eventos de formación: Sesiones destinadas a la actualización de conocimientos y habilidades, especialmente en sectores con alta rotación de personal o innovación constante (ej.: médico-farmacéutico, asegurador, tecnológico).

Otros organizadores importantes son fundaciones, ONG, sindicatos, partidos políticos y organizaciones religiosas, que celebran convenciones y encuentros anuales, cuyos costes suelen ser asumidos por los propios asistentes.

Operadores Profesionales

• Agencias de Viajes (AAVV): Algunas están especializadas exclusivamente en la organización de eventos (MICE), mientras que otras cuentan con departamentos dedicados a ello.
• Organizadores Profesionales de Congresos (OPC): Empresas especializadas en la gestión integral de congresos y eventos, que no venden directamente transporte o servicios turísticos aislados.
• Agencias de Comunicación y Publicidad: Muchas han evolucionado para incluir la organización integral de eventos como parte de sus servicios.
• DMC (Destination Management Company): Agencias de viajes receptivas especializadas en la gestión y coordinación de todos los servicios necesarios para un evento en un destino turístico concreto.

Convention Bureau (Oficina de Congresos)

Entidad (pública, privada o mixta) encargada de promocionar un destino como sede de congresos y eventos. Facilita información objetiva sobre infraestructuras (sedes, hoteles, servicios) y actúa como nexo entre organizadores y proveedores locales. (Ejemplo mencionado: Valladolid, capacidad máxima 1.700 personas). Ofrece servicios como:

• Asesoría neutral sobre el destino.
• Apoyo en la preparación de candidaturas.
• Respaldo institucional.
• Coordinación de visitas de inspección.

Tendencias Actuales en la Gestión de Eventos

• Digitalización: Uso intensivo de internet, aplicaciones móviles, blogs y redes sociales para difusión, gestión de inscripciones, interacción y seguimiento post-evento.
• Tecnología Avanzada: Adopción de herramientas de automatización, inteligencia artificial (IA) y robótica para optimizar procesos y mejorar la experiencia.
• Sostenibilidad: Compromiso creciente con la organización de eventos respetuosos con el medio ambiente y la comunidad local.

Claves para Eventos Sostenibles:

• Seleccionar ubicaciones sostenibles y accesibles mediante transporte público.
• Realizar una previsión ajustada de asistentes para evitar desperdicios.
• Priorizar el consumo de productos locales y de temporada.
• Implementar una gestión eficiente de residuos (reducción, reutilización, reciclaje).
• Optimizar la logística de transporte de materiales y personas.
• Sensibilizar a los participantes sobre prácticas sostenibles.
• Utilizar materiales sostenibles para merchandising y decoración.
• Fomentar el bienestar y la participación de la comunidad local.
• Medir y evaluar el impacto ambiental y social del evento.

• Formatos Flexibles: Tendencia hacia eventos más reducidos y exclusivos, coexistiendo con grandes congresos.
• Eventos Virtuales e Híbridos: Combinación de asistencia presencial y remota para ampliar el alcance.
• Eventos Activos y Experienciales: Incorporación de actividades dinámicas, interactivas y participativas.
• Personalización: Adaptación de contenidos y experiencias a los intereses individuales de los asistentes.

Importancia del "Cara a Cara"

A pesar del auge digital, se sigue valorando enormemente la interacción personal y el networking que facilitan los eventos presenciales.

Otras Tendencias Relevantes

• Creatividad e Innovación: Búsqueda constante de ofrecer experiencias únicas, memorables y diferenciadoras.
• Wellness (Bienestar): Priorización de espacios, actividades y catering que fomenten el bienestar físico y mental de los asistentes.
• Valor Añadido: Creación de experiencias exclusivas en lugares especiales, combinando reuniones profesionales con actividades culturales o de ocio de alto nivel.

Secretarías en la Organización de Congresos

Secretaría Científica

Responsable de coordinar todo lo relativo al programa científico o académico del evento y la relación con los ponentes.

Funciones Principales:

• Gestión integral de ponencias: comunicación con ponentes, recepción de resúmenes y trabajos completos, archivo, posible traducción y publicación de actas.
• Organización de los diferentes formatos de presentación:
  • Ponencias: Presentaciones orales extensas a cargo de expertos invitados o seleccionados.
  • Comunicaciones libres: Exposiciones orales más breves sobre investigaciones o temas específicos.
  • Paneles de expertos: Sesiones de discusión entre varios especialistas sobre un tema común, moderadas.
  • Pósters: Presentación de trabajos en formato gráfico/escrito, expuestos durante el evento para consulta individual y posible defensa por el autor.
• Selección de ponencias, ya sea por invitación directa a expertos o mediante una convocatoria abierta (call for papers).
• Estructuración detallada del programa:
  • Horario general (recomendado: 9:00-18:00), previendo pausas y tiempo para debates informales.
  • Diseño del acto inaugural (breve, protocolario, con o sin conferencia magistral).
  • Asignación de tiempos (duración media orientativa):
    • Ponencias: 30 minutos por ponente.
    • Conferencias invitadas: 45 minutos.
    • Comunicaciones libres: 15 minutos.
    • Paneles: 2 horas totales (aprox. 15 min/ponente + debate).
  • Énfasis en el cumplimiento estricto del horario para el buen desarrollo del congreso.

Secretaría Técnica

Encargada de facilitar toda la logística del evento y la atención a los congresistas antes, durante y después del mismo.

Funciones Principales:

• Gestión de la sede del evento (contratación, distribución de espacios).
• Contratación y coordinación de servicios auxiliares (audiovisuales, azafatas, seguridad, limpieza, catering).
• Gestión de bloques de alojamiento para los asistentes (si aplica).
• Organización logística de comidas (coffee breaks, almuerzos, cenas de gala).
• Administración completa de inscripciones: plataforma online, confirmaciones, gestión de pagos, facturación.
• Coordinación de todos los servicios necesarios en la sede durante el evento.
• Preparación y entrega de la documentación a los congresistas (acreditaciones, programa final, maletín).
• Montaje y atención de una oficina de asistencia e información durante el congreso.
• Cierre económico y administrativo del evento: control de gastos, pagos finales, elaboración del informe final.

Secretaría Turística

Generalmente operada por una Agencia de Viajes (AAVV) colaboradora. Su función principal es la organización y gestión del programa social y turístico ofrecido a los congresistas y sus acompañantes (excursiones, visitas culturales, actividades de ocio, reservas de transporte y alojamiento individuales fuera del bloqueo principal).