El Presupuesto en la Producción Audiovisual

Podemos definir el presupuesto como la traducción de los desgloses y del plan de trabajo a cifras para tener un instrumento de previsión de pago y de control del gasto. Existen dos tipos de presupuestos:

Tipos de Presupuestos

1. Presupuesto Preventivo

Es una estimación de los gastos que va a suponer la producción de una obra. Esta estimación nos va a servir para tener una idea sobre la viabilidad del proyecto y para saber las necesidades de financiación. El problema económico que plantea este presupuesto se resuelve positivamente cuando la cifra de ingreso supera a la cifra de gasto.

En este primer presupuesto, solo están reflejados los costes por debajo de la línea (below the line), que son los costes técnicos y materiales como, por ejemplo:

• La contratación del personal técnico
• La construcción de decorados
• El alquiler de equipo
• El uso de estudios y servicios
• La logística de producción

Below the line se refiere al día a día del rodaje e incluye partidas que son fáciles de contabilizar y que se ajustan a unos costes fijos.

Los costes por encima de la línea (above the line) son los costes creativos, que dependen de factores más difíciles de contabilizar y gestionar durante el rodaje. Se incluyen:

• La compra de derechos
• La música
• Salarios de los principales talentos (director, productor, guionista y reparto principal)

Estos costes no dependen de su duración, no afectan al día a día, ni siquiera se ajustan a cánones determinados; son costes variables.

2. Presupuesto Final o Consultivo

Incluye los costes por encima y debajo de la línea y, en algunos casos, los costes del propio proyecto. Es el coste real del producto, que solo se conoce una vez terminada la película.

Informática en la Producción

Frente a los sistemas tradicionales de confección de presupuestos, las técnicas informáticas nos permiten utilizar hojas de cálculo para introducir los datos en unas casillas programadas para realizar los cálculos. Las bases de datos relacionables permiten que los datos contenidos en un formulario pasen a formar parte del sistema.

Por otra parte, la informática permite evaluar más cómodamente los presupuestos, realizar simulaciones presupuestarias y obtener la media del gasto. El programa Movie Magic Budgeting permite realizar cálculos presupuestarios de acuerdo con los datos del desglose y el plan de trabajo que han sido mecanizados mediante el módulo Scheduling, de forma que cualquier cambio que se produce en este módulo tiene efectos sobre el presupuesto. Esto nos permite hacer simulaciones en tiempo real y calcular desviaciones.

Cálculo Presupuestario

El cálculo presupuestario debe partir del análisis científico del trabajo, asignando el correspondiente concepto presupuestario a cada uno de los recursos empleados, para lo cual el productor tendrá en cuenta todos los aspectos que inciden en el coste total de cada concepto.

Para organizar el presupuesto, deben contemplarse cuatro grandes grupos:

1. Derechos de Propiedad Intelectual

Dentro de los derechos de propiedad intelectual, es importante el tema de la adquisición de derechos, que es bastante variable en función de distintos criterios. De tal forma que un guion de un documental de una hora puede costar entre 10.000 € y 100.000 €, y el de un dramático de hora y media puede costar entre 100.000 € y 3.000.000 €.

Los factores que influyen en el valor del derecho de propiedad intelectual son:

• La complejidad del proyecto
• La dedicación del proyecto
• La fama
• La discrecionalidad

Como curiosidad, el guion original es, en España, más caro que la adaptación, al contrario de lo que pasa en los países anglosajones.

2. Recursos Humanos

La manera más simple de calcular el salario es planteando el horario que han de cumplir. Para ello, se dispone el cómputo anual de la jornada laboral, lo que nos permite evaluar el coste salarial de cada empleado.

En España, los salarios en los medios audiovisuales son totalmente disparatados; hay personas que cobran cantidades astronómicas (las estrellas) y otras que cobran sumas discretas.

3. Recursos Artísticos

Los actores cobran un salario que está pactado por el productor y el representante o por el productor y el artista. Normalmente, el representante obtiene entre el 10% y el 25% del total de la contratación.

4. Recursos Técnicos

Para evaluar el coste de los medios técnicos, el productor debe evaluar dos conceptos: el coste unitario y los procesos derivados de la actividad productiva.

Los medios técnicos se pueden adquirir a través de un contrato de compra-venta, alquiler, intercambio entre dos empresas, mediante patrocinio o mediante acuerdos de cooperación (un préstamo que se realiza a cambio de la participación en el proyecto).

Dentro de los medios técnicos, hay una partida importante dentro del coste general del presupuesto, que es la dedicada a la iluminación. Otra partida que supone un gasto considerable, sobre todo en documentales que precisan grandes desplazamientos humanos y técnicos, es la partida de vehículos.

En el caso de los decorados, se realiza una valoración global partiendo del coste por metro cuadrado y también se calcula el gasto de mano de obra de los distintos talleres.

Los gastos de laboratorio pueden suponer hasta el 10% del coste de producción. Una parte importante de este gasto depende del número de metros del material que se emplee y procese; por este motivo, es importante calcular con la mayor exactitud el gasto de película virgen, teniendo en cuenta las tablas de conversión de longitud y duración.

• Para 10 min de proyección: 274 m de película en 35 mm / 110 m en 16 mm / 343 m en 70 mm
• Para 100 min de proyección: 2740 m para 35 mm (para positivo de la copia estándar) / 1100 m para 16 mm / 3430 m para 70 mm. Para 100 min de duración se necesita en bruto una proporción de 10/1. Es decir, que en total se van a usar 27.400 metros de negativo de imagen. Para la copia de sonido, se necesitan 2740 m (lo mismo que la copia estándar, de positivo).

Mecanismos Contables del Control del Presupuesto

Para comprobar cuáles han sido esas desviaciones, se utiliza el análisis de desviaciones presupuestarias, que también sirve para explicar las diferencias, lo que nos permite averiguar las causas. Para llevar a cabo este análisis, se sigue el recorrido contrario al de la elaboración del presupuesto: en vez de partir desde el coste de los factores para llegar al coste final, se parte del coste final y se camina hacia los factores.

La Memoria Económica de la Producción

La memoria económica de la producción, también llamada anexo, es un documento que se utiliza para comentar el balance y las cuentas de resultado, de forma que se pueda interpretar correctamente, dándonos una idea de la situación económica de la productora y de los resultados del ejercicio económico. (Sirve para justificar los gastos ante Hacienda y los accionistas, porque, si no, estos no estarán contentos).

Pregunta de examen: La memoria permite, de forma literaria y matemática, la obtención de datos complementarios y aclaraciones de los estados financieros.

Memoria Abreviada

Las empresas que quieran presentar esta memoria abreviada deben cumplir dos de los siguientes requisitos durante dos años seguidos:

1. El activo no supere los 18.000 €.
2. Que la cifra anual de negocios sea de menos de 36.000 €.
3. Que el número medio de trabajadores no sea mayor de 50 (un año puede ser 98 y otro 2).

En la memoria abreviada, debe aparecer la siguiente información:

1. Actividades de la empresa (producción de audiovisuales), describiendo su objeto social: facilitar ese producto que son las películas o los audiovisuales.
2. Incluir las bases de presentación de las cuentas anuales, indicando las razones por las que no se han aplicado con rigurosidad las normas contables, referidas a cuatro aspectos: imagen fiel, los principios contables, la comparación de la información y los elementos recogidos en distintas partidas.
3. La distribución de resultados, incluyendo informaciones sobre la propuesta de distribución de beneficios.
4. Las normas de valoración, indicando los criterios contables que se han tenido en cuenta en la valoración de los elementos y partidas.
5. Activo inmovilizado (no se puede tocar).
6. Capital social. Indicando, cuando existan varias clases de acciones, el valor nominal y el número de acciones de cada tipo.
7. Deudas. Indicar el importe global de las deudas de la sociedad cuya duración sea superior a 5 años, como aquellas que tengan garantías reales (porque puedas hacerla realidad, por ejemplo, un seguro, porque se puede cobrar el dinero del seguro).
8. Las empresas del grupo y asociadas. Si perteneces a un grupo importante y este va bien, los accionistas pueden tener una idea de que hay un respaldo.
9. Los gastos.
10. Otra información. Por ejemplo, referente a derechos y obligaciones contraídas con miembros de la organización, como con el director de la empresa o con los trabajadores, en relación con el salario o con los horarios laborales.
11. Información adicional. Cualquier otra información que pueda facilitar la comprensión de las cuentas anuales. Por ejemplo: gastos imprevistos para el traslado de la sede de la empresa o para hacer frente a una situación de crisis.

Documentación de la Memoria Económica de la Producción

1. Libro de inventarios y cuentas anuales: se abre con el balance inicial de la empresa; incluye los balances de comprobación e inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
2. Libro diario: representa, día a día, todas las actividades relativas a la actividad empresarial. Aunque, en principio, se deban anotar diariamente, también se pueden realizar anotaciones conjuntas de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros.

Proceso de la Gestión Contable

1. Se realiza un asiento de apertura.
2. La información del diario se reproduce sistemáticamente en el libro mayor.
3. Se llevan a cabo los balances de comprobación para verificar que las anotaciones del libro diario están fielmente transcritas en el libro mayor.
4. Se hace la periodificación contable para conocer los gastos e ingresos de forma detallada en el tiempo.
5. Se hace la regularización contable para explicar dónde, cómo y por qué se ha producido el resultado económico de ese ejercicio.
6. Se hace el cierre de la contabilidad, que supone saldar todas las cuentas de diferencias, ingresos y gastos y dejar solo una cuenta de pérdidas y ganancias. También se lleva a cabo el balance de situación, que informa sobre el patrimonio de la empresa y los resultados conseguidos. A la cuenta de pérdidas y ganancias y al balance de situación se le añade la memoria económica, obteniendo así las cuentas anuales de la empresa.

¿Cómo obtendremos las cuentas anuales de una empresa? A través de las cuentas de pérdidas y ganancias y el balance de situación.