Presupuesto y Factura: Documentos clave en la gestión comercial

TEMA 12

Presupuesto: es un documento que contiene el desglose de las partidas que configuran una oferta comercial. Requisitos completos: debe recoger información completa para satisfacer al cliente, clara: debe ser claro en los datos presentados y el lenguaje utilizado, concisa: se debe transmitir de manera eficaz y mayor y mejor información posible en un menor espacio. Requisitos formales: estructura: depende del contenido de la operación comercial, imagen: es la toma de decisiones para que los datos se visualicen fácilmente, extensión: es el precio de varias referencias. Las empresas tienen que gestionar adecuadamente sus presupuestos haciendo un seguimiento desde que son simples borradores hasta que se aceptan o rechazan. En relación a la gestión de los presupuestos es necesario que en la empresa se determinen varios aspectos: 1. Plazo de tiempo desde que el cliente lo solicita hasta que se entrega: lo más apropiado es entregarlo lo antes posible. 2. Determinar cómo se entrega. Es conveniente que la entrega se produzca en mano. 3. Tiempo para que el cliente analice el presupuesto, lo evalúe y dé una respuesta. 4. Actuar tras la aceptación o el rechazo. Si la propuesta es aceptada, hay que actuar con responsabilidad y profesionalidad. En caso de rechazo, hay que preguntarle al cliente las razones con el fin de obtener información y, si es posible, mejorar las ofertas. Factura: sirve para justificar e informar acerca de las características y cantidades de productos intercambiados, del tipo de servicios prestados, del importe monetario de la operación, de los impuestos que le gravan y de la forma y momento de pago. A efectos nominativos existen varios tipos de facturas: la factura completa, factura simplificada, factura rectificativa, factura recapitulativa y la e-factura. Factura completa: es la norma para aplicar a las operaciones en las que no se permiten emitir facturas simplificadas. Factura simplificada: es la que sustituye a los tickets y cuando el importe de la operación no supera 400 € y cuando se emite una factura rectificada. Factura rectificativa: se emite cuando una factura anterior es incorrecta porque faltan datos o se han modificado las circunstancias de la venta después de ser emitida. Factura recapitulativa: es la que puede emitir empresarios y profesionales incluyendo todas las operaciones realizadas con el mismo operador dentro del mismo mes natural. E-factura o factura electrónica: es todo archivo electrónico que se puede transmitir o almacenar telemáticamente, que posee firma digital, sustituye a la factura en soporte papel y se somete a sus mismos requisitos y obligaciones relativos a contenido, expedición y conservación. Los empresarios y profesionales deben expedir sus facturas ajustándose a los requisitos exigidos por la normativa vigente en materia de facturación.

Si el destinatario de la operación no es una empresa o un profesional, la factura debe expedirse y entregarse en el momento en que se realiza. Debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente en que se haya producido el devengo de un puesto correspondiente. El plazo de envío de la factura es de un mes a partir de su fecha de expedición.

Las facturas recibidas y las copias o matrices de las facturas realizadas deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante un plazo de prescripción del IVA.

TEMA 13

Cheque: es un documento por el cual una persona física o jurídica ordena a una entidad financiera que pague una determinada cantidad de dinero a otra persona con cargo a la cuenta de la que es titular en esa entidad. Se distingue: librador: persona o entidad que emite el cheque, librado: persona o entidad obligada al pago del cheque, tenedor o beneficiario: persona que tiene derecho a cobrar el cheque.

Si la operativa comercial se emplean dos tipos de cheques, los personales que emite el propio deudor y los bancarios que emite una entidad financiera certificando que existen fondos a disposición.

Los cheques de viaje se utilizan para realizar pagos en cualquier divisa. Se compra el tenedor y se pueden utilizar para obtener dinero efectivo o liquidar. Letra de cambio: es un documento por el que una persona física o jurídica ordena a otra que pague, a un tercero o a él mismo, una cantidad concreta de dinero en un momento determinado. Se distingue: librador: es la persona que emite la letra y la firma, librado: es la persona que debe pagar la letra de cambio llegando su vencimiento, tomador: es la persona cuyo favor se atiende la letra y puede ser al mismo librador o una persona distinta, tenedor: es el poseedor de la letra de cambio. Pagaré: es un compromiso de pago que una persona, natural o jurídica, llamada firmante, contrae frente a un beneficiario aquel a cuyo orden se endose por un importe determinado y en un lugar y un vencimiento establecido. Se distingue: firmante: es la persona que extiende el pagaré y se compromete a realizar el pago a su vencimiento, beneficiario: persona designada para cobrar el pagaré, endosante o endosatario: el endoso significa que la persona designada beneficiaria (endosante) transmite el documento a un nuevo tenedor para que lo cobre, avalista: persona que se responsabiliza del pago del efecto si el firmante no lo hace, tenedor: tiene derecho a exigir el pago y puede coincidir con el beneficiario o el endosatario. Transferencia bancaria: es una operación en la cual una persona, denominada ordenante, instruye a su entidad financiera para que, con cargo a una cuenta de la que es titular, envíe una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona, al beneficiario. Tarjetas de pago: son productos financieros que permiten a su titular efectuar cargos en la cuenta que tiene asociada. Tarjeta de débito: es aquella en la que los pagos se cargan automáticamente a la cuenta bancaria del titular, tarjetas de crédito: facilitan financiación a su titular ya que tienen una disposición determinada cantidad de dinero que puede disponer y devolver en función de las condiciones establecidas.

TEMA 4: Estructura económica: Activo no corriente:

Está formado por los bienes y derechos que tienen por objeto permanecer en la empresa durante más de un ejercicio económico. Categorías: Inmovilizado material, inmovilizado inmaterial o intangible, inversiones inmobiliarias, inversiones financieras a largo plazo, Activo corriente: está formado por bienes y derechos cuyo objetivo es permanecer en la empresa durante menos de un ejercicio económico. Categorías: existencias, deudores comerciales y otras cuentas pendientes de cobro, inversiones financieras a corto plazo y tesorería. Estructura financiera de la empresa: es una empresa que informa de las fuentes de financiación de una empresa. Estructura financiera. Patrimonio neto: está formado por las aportaciones de los propietarios. Pasivo no corriente: formado por las deudas contraídas con vencimiento superior a un año, Pasivo corriente: está formado por las deudas contraídas con terceros, vencimiento igual o inferior a un año.

TEMA 5

Credito bancario: es un producto financiero útil para cubrir desfases temporales de tesorería. Su funcionamiento es similar al de una cuenta corriente, puede tener un saldo acreedor (favorable al cliente) o saldo deudor (favorable a la entidad financiera) según los movimientos que se producen en la cuenta. Tiene una duración anual, pero se puede formalizar por períodos inferiores, como el caso de los créditos de campaña cuya duración es de 6 meses, y los hay más amplios de renovación táctica, cuyo vencimiento oscila de 3 a 5 años. Se liquidan periódicamente, se generan mensual o trimestralmente. Al vencimiento de la cuenta, la empresa debe reembolsar el saldo de las cuantías, excepto si se renueva la cuenta, en cuyo caso el saldo final de la cuenta vencida pasa a ser el saldo inicial de la nueva cuenta de crédito.