Presupuesto de Efectivo: Herramienta Clave para la Planificación Financiera

Parcial

1. ¿Cuál es la diferencia entre un estado de origen y aplicación de fondos y un estado de origen y aplicación de capital de trabajo? El primero se hace sobre una base de efectivo, y el segundo toma como base el capital de trabajo.
2. ¿Qué nos puede revelar un análisis de la mezcla de financiamiento de corto y largo plazo? Este revela las necesidades futuras de fondos que requiere la empresa, la sincronización que se espera de tales necesidades y su naturaleza. Es decir, si el incremento de la inversión se relaciona principalmente con los inventarios, con los activos fijos u otros.
3. ¿Qué nos revela un presupuesto de efectivo? Dichos presupuestos revelan la sincronización y monto de los ingresos y egresos de efectivo esperados durante el periodo estudiado.
4. ¿Cómo se llega a un presupuesto de efectivo? Se llega a un presupuesto de efectivo mediante una proyección de los ingresos y desembolsos de efectivo futuros de la empresa sobre varios periodos.
5. ¿Con qué debe contar una empresa cuyos flujos de efectivo están sujetos a mucha incertidumbre? Debe contar con un colchón de reserva o con la posibilidad de obtener préstamos rápidos o con ambas situaciones para aquellos periodos en que el flujo de efectivo sea adverso.
6. ¿En qué medida un presupuesto de efectivo es útil para un análisis financiero? El presupuesto de efectivo es útil solo en la medida en que sean correctas las proyecciones que se emplearan en su preparación.

Presupuesto de Efectivo

Se llega a un presupuesto de efectivo mediante una proyección de los ingresos y desembolsos de efectivo futuros de la empresa sobre varios periodos. Dichos presupuestos revelan la sincronización y monto de los ingresos y egresos de efectivo esperados durante el periodo estudiado. Con esta información, el administrador está mejor preparado para determinar las futuras necesidades de la empresa, así como planear el financiamiento de dichas necesidades y ejercer el control sobre el efectivo y la liquidez de las mismas. Los presupuestos de efectivo pueden prepararse para casi cualquier periodo. En el caso de proyecciones de corto plazo, tal vez los periodos mensuales sean los más utilizados y con mayor frecuencia toman en consideración variaciones estacionales de los flujos de efectivo.

El presupuesto de efectivo es útil solo en la medida en que sean correctas las proyecciones que se emplearon en su preparación. Mientras mayor sea la posible dispersión de los resultados reales respecto a los estimados, mayor deberá ser la tolerancia que debe considerarse para los cambios inesperados en los flujos de efectivo. Una empresa cuyos flujos de efectivo están sujetos a mucha incertidumbre debe contar con un colchón de reserva o con la posibilidad de obtener préstamos rápidos o con ambas situaciones para aquellos periodos en que el flujo de efectivo sea adverso.

Clave para la Confiabilidad del Presupuesto de Efectivo

La clave para la confiabilidad de los presupuestos de efectivo es el pronóstico de ventas. Dicho pronóstico puede llevarse a cabo sobre una base de análisis internos, externos o ambos. Con un enfoque interno se pide a los representantes de ventas que presenten sus proyecciones de ventas para el siguiente periodo. (Porque los factores socioeconómicos de periodos históricos pueden ser totalmente diferentes a los actuales; lo hacen los vendedores porque son ellos quienes conocen más a los clientes). Los administradores de ventas revisan dichas estimaciones y las consolidan para obtener estimaciones de ventas por línea de productos. Después las estimaciones de las líneas de producto se combinan en una estimación global de las ventas para la empresa.

El problema básico en un análisis interno es que puede resultar corto de vista. A menudo se pasan por alto tendencias significativas que tienen lugar en la economía y en la industria.

Análisis Externo

Por esta razón, muchas compañías utilizan también el análisis externo. Mediante un enfoque externo, los analistas hacen pronósticos de la economía y de las ventas de la industria adentrándose varios años en el futuro. En la mayoría de las veces se utiliza el análisis de regresión para estimar la relación entre las ventas de la industria en general.

Determinación de Ingresos de Efectivo

Una vez pronosticadas las ventas, el siguiente paso es determinar los ingresos de efectivo que se obtienen de las mismas. En el caso de las ventas al contado, el dinero se recibe al momento de la venta. En las ventas al crédito, los ingresos no llegan sino después, dependiendo de los términos de factura, el tipo de cliente y las políticas de crédito y cobranza de la empresa (términos de facturación 30 días, 90% de las ventas al crédito se cobran un mes después, 10% dos meses después, y el 10% de las ventas totales son al contado). Los ingresos de efectivo pueden proceder, así como de las ventas del producto, también de la venta de activos. Si esta empresa vende activos fijos en $40,000 en febrero, los ingresos de efectivo totales de ese mes serían de $294,000. En su mayor parte, la venta de activos fijos se planea por anticipado y se puede predecir fácilmente para propósitos de presupuesto de efectivo. Además, los ingresos de efectivo pueden proceder de intereses o ingresos de dividendos o ambos.

Pronóstico de Desembolsos

Dado el pronóstico de ventas, la administración puede escoger, ya sea ajustar la producción directamente a las ventas o producir a una tasa relativamente constante a través del tiempo. Cuando la producción se ajusta a las ventas, los costos de inventario generalmente son más bajos, pero los costos totales de producción son mayores que cuando la producción es constante. Si las ventas fluctúan, el inventario de artículos terminados se acumula durante cierto periodo y requiere de almacenamiento. Como el almacenamiento es irregular durante el año, los costos de inventario por lo general son mayores que si la producción se ajusta a las ventas. Por otra parte, la producción constante suele ser más eficiente. (Pero esto depende del tipo de producto, porque existen ciertos productos, como el café por ejemplo, que no pueden permanecer almacenados durante mucho tiempo). Una vez establecido un programa de producción, se pueden hacer estimaciones de las necesidades de materiales, mano de obra y activos fijos adicionales.

Cuentas por Cobrar y Pagos

Como sucede con las cuentas por cobrar, hay un retraso entre el tiempo en que se hace la compra y el momento en que se analiza el pago correspondiente. Si los proveedores conceden términos de facturación promedio de neto de 30 y la política de la empresa es pagar sus cuentas al final de dichos periodos, hay un retraso de 30 días entre la compra y el pago correspondiente. Si el programa de producción de la empresa “X” requiere de la manufactura de artículos en el mes anterior a las ventas pronosticadas, podríamos tener un programa de desembolso como se mostrará en el siguiente cuadro.

Como puede observarse, hay un retraso de un mes entre el momento de la compra y el pago de la misma. Se supone que los salarios incrementan de acuerdo con la producción. Por lo general, los salarios son más estables que las compras a través del tiempo. Cuando la producción decae levemente, por lo general se mantiene la misma cantidad de mano de obra. Cuando esta se incrementa, la mano de obra se hace más eficiente con un incremento relativamente pequeño en los salarios totales. Solo al cruzar cierto punto se pide a los empleados que trabajen tiempo extra o se contratan a nuevos trabajadores para satisfacer un programa de producción más cargado.

Otros Gastos

En otros gastos se incluyen: los generales, administrativos y de ventas, impuestos, gastos por intereses, energía eléctrica, mantenimiento, gastos de materiales y mano de obra directa. Estos desembolsos tienden a ser razonablemente predecibles en el corto plazo. Además de los gastos de efectivo, debemos considerar los gastos por capital, ingresos por dividendos, impuestos y otros egresos de efectivo. Como los gastos por capital se planean por anticipado, por lo general es posible pronosticarlos en el presupuesto de efectivo de corto plazo. Sin embargo, a medida que el pronóstico se hace más distante, la predicción de estos gastos se vuelve más incierta. Los pagos de dividendos para la mayor parte de la compañía son estables y se pagan en fechas específicas. La estimación de impuestos debe basarse en las utilidades proyectadas para el periodo que se está considerando. Otras salidas de efectivo podrían considerarse en la recompra de acciones o en pago de deuda de largo plazo. Estas salidas de efectivo se combinan con los gastos totales de efectivo para obtener el programa de desembolsos totales. Ejemplo.

Combinación de Programas de Ingresos y Desembolsos

Después de haber considerado todas las entradas y salidas previsibles, podemos combinar los programas de ingresos y desembolsos de efectivo para obtener los flujos de ingresos y egresos de cada mes. El flujo neto de efectivo puede agregarse entonces al efectivo inicial de enero, que se supone que es de $100,000, y a la posición de efectivo proyectada calculada mes a mes para el periodo de inversión. Este programa se puede representar en el siguiente cuadro. En otros gastos se incluyen: los generales, administrativos y de ventas, impuestos, gastos por interés, energía eléctrica, mantenimiento, gastos de materiales y mano de obra directa. Estos desembolsos tienden a ser razonablemente predecibles en el corto plazo. Además de los gastos de efectivo, debemos considerar los gastos por capital, ingresos por dividendos, impuestos y otros egresos de efectivo. Como los gastos por capital se planean por anticipado, por lo general es posible pronosticarlos en el presupuesto de efectivo de corto plazo. Sin embargo, a medida que el pronóstico se hace más distante, la predicción de estos gastos se vuelve más incierta. Los pagos de dividendos para la mayor parte de la compañía son estables y se pagan en fechas específicas. La estimación de impuestos debe basarse en las utilidades proyectadas para el periodo que se está considerando. Otras salidas de efectivo podrían considerarse en la recompra de acciones o en pago de deuda a largo plazo. Estas salidas de efectivo se combinan con los gastos totales de efectivo para obtener el programa de desembolsos totales.

Ejemplo de Déficit de Efectivo

De acuerdo con el presupuesto de efectivo mostrado, se espera que la empresa sufra un déficit de efectivo en abril y mayo. La causa es una reducción con los fondos en el mes de marzo, gastos de capital que suman $200,000 en febrero y marzo y un dividendo de efectivo de $20,000. Con el incremento de la cobranza en mayo y junio, el saldo de efectivo sin financiamiento se eleva a $13,500 en junio. El presupuesto de efectivo indica que el punto máximo de requerimiento de efectivo tiene lugar en abril. Si la empresa tiene como política un saldo mínimo de $75,000 y al tomar prestado de su banca para mantener este mínimo, tendría que solicitar prestado $66,000 adicionales. Llegarán al límite de $63,500, después de lo cual disminuirán a $61,000 en junio si todo va de acuerdo a los presupuestos.