Presupuesto Base Cero: Una Metodología de Planeación

Concepto: El Presupuesto Base Cero es una metodología de planeación y presupuesto que reevalúa anualmente todos los programas y gastos de una entidad organizacional. Se trata de un proceso sistematizado de análisis operacional para la reasignación de recursos.

Creador: Peter Phyr

Aplicación inicial: Texas Instruments

Popularizado por: El presidente Jimmy Carter, primero como gobernador y luego como presidente de los Estados Unidos.

¿Por qué sistematizado?

• Es continuo
• Racional
• Consistente
• Integra objetivos
• Considera alternativas
• Se enfoca en resultados

Todos los gerentes analizan sus funciones bajo un método y formato único.

Análisis Operacional

Cada gerente estudia las funciones de su departamento, genera alternativas de operación desde cero y relaciona costos con beneficios para cada alternativa.

Reasignación de Recursos

La alta dirección redistribuye sus recursos limitados, financiando cada función según su contribución al logro de los objetivos globales de la empresa, mediante la jerarquización de las alternativas. Esto libera recursos para objetivos prioritarios.

Preguntas Clave del Presupuesto Base Cero

• ¿Hay demasiados empleados en un departamento dado a su nivel actual de operación?
• ¿Sigue el departamento atendiendo una función útil?
• ¿Se están usando los fondos disponibles para promover metas y objetivos o los deseos del gerente?
• ¿Cuáles serían las consecuencias de no asignar fondos a una actividad específica?

Evaluación de Actividades

El Presupuesto Base Cero permite evaluar cada actividad de la empresa considerando:

• Costo
• Beneficio
• Disponibilidad de recursos
• Objetivos generales

Aplicación

El Presupuesto Base Cero se aplica a:

• Gastos fijos
• Activos fijos
• Nuevos productos
• Proyectos diversos

Descripción del Proceso

1. Identificar y analizar cada una de las actividades existentes y nuevas de la empresa, organizándolas en paquetes de decisión.
2. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión mediante un estudio de costo-beneficio o de forma subjetiva.
3. Asignar recursos conforme a los dos puntos anteriores.

Paquete de Decisión

Es el documento que identifica y describe una actividad específica, de tal manera que la administración pueda:

• Evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismos recursos limitados.
• Decidir si la aprueba o la desaprueba.

Componentes del Paquete de Decisión:

• Metas y objetivos
• Consecuencias de no autorizarse
• Medida de rendimiento
• Otros posibles cursos de acción
• Costos y beneficios

Los paquetes de decisión son formados a niveles básicos por los gerentes departamentales, ya que son quienes están en contacto con las actividades, lo que estimula su interés y participación. Además, son los responsables del presupuesto autorizado.

Proceso de Formulación

Inicia con la identificación que realiza cada gerente de las actividades vigentes de su área, calcula su costo y se abstiene de involucrar alternativas o incrementos. Analiza sus planes para el año siguiente, considerando las suposiciones normales relativas a aumentos salariales y políticas de desarrollo.

Las Suposiciones Permiten:

1. Determinar los recursos indispensables para el presupuesto del año siguiente.
2. Planear y establecer las actividades para el siguiente año.
3. Detectar y analizar las variaciones de costo obtenidas durante el presente año.
4. Controlar la frecuencia de las revisiones.
5. Mantener un registro detallado de las revisiones y cambios en los niveles de actividad.

¿Cuándo Conviene Aplicar el Presupuesto Base Cero?

Es conveniente en situaciones de:

• Pérdidas operativas
• Márgenes estrechos
• Volúmenes fluctuantes
• Presupuestos rutinarios
• Recursos insuficientes para gastos fijos
• Integración deficiente

¿Cuándo No Conviene?

• Falta de interés por parte de la dirección
• Empresas muy pequeñas
• Negocios estables y optimizados
• Ausencia de procesos de control presupuestal, administración por objetivos y designación de centros de responsabilidad

Diferencias con el Presupuesto Tradicional

Ventajas

1. Perfeccionamiento de planes y objetivos:
   • Considera los diferentes niveles de esfuerzo.
   • Obtiene una aplicación más justa de los recursos.
   • Evita la duplicidad de esfuerzos al identificar las actividades.
   • La categorización de los paquetes ayuda a lograr el nivel de gastos deseados.
2. Optimización de beneficios:
   • Los gerentes pueden ser evaluados por sus metas y los beneficios que establecen en sus paquetes.
   • Facilita la identificación de las actividades productivas y las que no lo son.
3. Desarrollo de comités gerenciales: Aumenta el ambiente de unidad y coordinación para el bien de la organización.

Otras Ventajas

• Reducción de costos
• Estimula la creatividad
• Fomenta la comunicación
• Integra equipos de trabajo
• Sistematiza decisiones
• Involucra a la gerencia
• Permite familiarizarse con la organización

Inconvenientes

1. Problemas y recelos administrativos:
   • Presión ante cualquier proceso que obligue a tomar decisiones y que requiere de revisión detallada de sus funciones.
   • Utiliza más personal que para procesos de planeación y presupuestación tradicionales.
   • Durante el primer año requiere de más tiempo.
   • De no contar con un método apropiado, se tendrá una inadecuada coordinación entre actividades afines y de servicio.
2. Problemas en la formulación de paquetes de decisión:
   • Lo que es significativo para la gerencia media puede no serlo para la alta dirección.
   • La reducción de gastos por persona puede reducir la eficiencia de las operaciones.
   • Es difícil identificar los medios de trabajo de muchas actividades.
3. Problemas del proceso de jerarquización:
   • Definir quién hará la clasificación, a qué nivel y qué métodos se utilizarán para la jerarquización.
   • Categorizar los paquetes en importantes y básicos.
   • Manejar grandes volúmenes de paquetes de decisión es un problema para grandes empresas.

Otras Desventajas

• Implica mucho tiempo
• Requiere el compromiso de la alta dirección
• Requiere trabajo eficiente por parte del personal
• Datos históricos no disponibles
• Temor a lo desconocido
• Temor a perder el poder
• Difícil evaluación de paquetes

Conclusiones

Para una implementación efectiva del Presupuesto Base Cero se requiere:

• Apoyo de la alta dirección
• Diseño adecuado del sistema
• Dirección y supervisión efectiva del sistema

Es un enfoque complementario, no sustituye a los programas y actividades ni al presupuesto tradicional. No todas las operaciones se pueden organizar en paquetes de decisión. Es un enfoque de aplicación de recursos con elección entre alternativas, no un conjunto de aplicación uniforme y rutinaria.