Presentaciones a Accionistas y Revisiones en Proyectos: Estrategias y Mejores Prácticas

Presentación al Accionista al Final de Cada Fase

Al finalizar cada fase, y con el objetivo de solicitar fondos para la etapa siguiente, se realiza una presentación formal al accionista. Es crucial que la fase esté completamente terminada, incluyendo toda la documentación pertinente:

• Bases de diseño
• Planos
• PEP (Plan de Ejecución del Proyecto)
• POP (Plan de Operaciones del Proyecto)
• Estimaciones de costos
• Estimaciones económicas

Todos estos documentos deben estar listos para su revisión.

Documentación Clave para la Presentación

1. Resumen Ejecutivo del Proyecto (5-10 páginas)

Este documento debe cubrir los siguientes aspectos:

• Objetivos
• Antecedentes
• Descripción del proyecto
• Seguridad, salud y medio ambiente
• Propiedad y permisos
• Relación con el plan de negocios
• Personal
• Costos de operación
• Marketing
• Inversión y calidad de las estimaciones
• Alternativas consideradas
• Análisis económicos

2. Presentación en Diapositivas (1-2 horas)

Debe tener un contenido similar al del resumen ejecutivo, pero con un mensaje claro y conciso. Puntos clave a destacar:

• Objetivos alineados con la misión de la empresa.
• Justificación del proyecto como la mejor alternativa (mencionando otras opciones y por qué no fueron seleccionadas).
• Descripción breve del proyecto.
• Cumplimiento en seguridad, salud y medio ambiente.
• Adecuación y revisión de los diseños.
• Descripción del PEP, el POP y sus revisiones.
• Planes de marketing.
• Análisis de competitividad.
• Estimaciones de capital y su solidez.
• Estimaciones económicas y solidez ante condiciones adversas.
• Riesgos del negocio y acciones a tomar.

Revisión Interna Previa

Antes de la presentación final, se debe realizar una revisión exhaustiva con los departamentos Técnico, Finanzas, Contraloría, Legal y Ambiental. Es común que surjan nuevos asuntos relacionados con:

• Capital/costo
• Metodología de evaluación
• Análisis de sensibilidad
• Manejo de impuestos
• Permisos

Para evitar sorpresas, es fundamental mantener informados a estos departamentos durante el proyecto y recopilar sus requerimientos. La duración de esta fase puede variar entre 2 y 5 meses.

Importante: Prever trabajos y fondos durante el periodo de espera en la etapa anterior.

Proyectos Menores

Todos los conceptos de revisión y presentación al accionista son igualmente válidos para proyectos menores. La principal diferencia radica en la cantidad y extensión de las revisiones y presentaciones, que serán ajustadas a la escala del proyecto.

Programación de Revisiones y Presentaciones

Es fundamental preparar un plan completo de revisiones y presentaciones, acordado con todos los interesados. Estas actividades impactarán:

• El programa general del proyecto (por ejemplo, la espera de fondos en cada fase).
• Las actividades de los miembros del equipo del proyecto.
• El tiempo de terceros (operadores, mantenedores, staff, gerentes, presidentes), que debe solicitarse con anticipación.

Plan de una Revisión Detallada

Un plan de revisión detallado debe incluir los siguientes pasos:

1. Selección y orientación del equipo revisor.
2. Definición del plan de actividades y programa.
3. Revisión de documentos y planos.
4. Revisiones detalladas, entrevistas y análisis.
5. Identificación de hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
6. Retroalimentación al Equipo de Proyecto, Dueño o Contratista.
7. Elaboración de recomendaciones e informe final.
8. Presentación a la Gerencia.

Rol del Gerente del Proyecto en las Revisiones

El Gerente del Proyecto juega un papel crucial en el proceso de revisión, siendo responsable de:

• Aprobar los miembros del equipo revisor.
• Aprobar los objetivos de la revisión.
• Notificar al Equipo de Proyecto (EP) y al Contratista, fomentando una actitud de colaboración.
• Gestionar la logística (oficinas y soporte).
• Dirigir la reunión inicial.
• Asistir a la reunión de revisión de hallazgos y conclusiones.
• Revisar, modificar o endosar las conclusiones.
• Supervisar la implementación de las recomendaciones.

Ejemplos de Experiencias con Revisiones

• Proyecto de fundición: Una Revisión Independiente del Proyecto (IPR) realizada al 25% de la ingeniería de detalle identificó que el esquema con flash a 75% de ley de eje era inoperable. Esto resultó en cambios significativos en la inversión y el tiempo del proyecto.
• Proyecto de mina: Al final de la ingeniería básica, se decidió cambiar el tamaño de los camiones, lo que redujo la inversión y los costos, pero requirió modificaciones en los talleres y otras infraestructuras.
• Proyecto de planta: Se redujo el nivel de contingencia siguiendo la recomendación del IPR, mejorando así los retornos del proyecto.