Plazos y Requisitos para la Conservación de Documentos Laborales y Protección de Datos

Conservación de los Documentos de Carácter Laboral

Legislación Laboral

Mínimo 4 años desde el fin de la relación laboral:

• Contratos de trabajo.
• Documentos de afiliación a la Seguridad Social.
• Partes de altas y bajas.
• Afiliación a mutualidad de accidentes y enfermedades profesionales.
• Nóminas y boletines de cotización a la Seguridad Social (4 años desde que vence el plazo para liquidar cotizaciones).

Legislación Fiscal

4 años, a contar desde la liquidación de los impuestos, ya que se trata de documentos justificativos de gastos fiscalmente deducibles.

Código de Comercio

Seis años, a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable.

Otras Normas

Algunas administraciones establecen mayores plazos de conservación cuando conceden subvenciones (Ayudas del Fondo Social Europeo para la formación: 10 años).

La LOPD en la Empresa

Los documentos que forman parte del expediente deben ser protegidos para garantizar el derecho al honor y la intimidad. Debe existir un responsable del fichero y su tratamiento, cuyas obligaciones son:

• Informar a los afectados: Toda persona debe ser informada si sus datos van a ser incluidos en un fichero y el tratamiento que se realiza con esos datos. El responsable está obligado a informar de su recogida y utilización.
• Pedir consentimiento: Consentimiento del afectado.
• Calidad de datos.
• Garantizar los derechos de los afectados.
• Deber de guardar el secreto profesional.
• Adopción de medidas de seguridad.

Responsabilidad del Personal

El personal administrativo, puesto que son los que recogen y tratan datos personales de los trabajadores de la empresa, deben guardar confidencialidad y secreto profesional.

Medidas de Seguridad

Nivel 1

Situación: Datos de carácter personal: nombre y apellidos, DNI, teléfono, imagen…

Medidas:

• Definir funciones y obligaciones.
• Proceso de notificación, gestión y registro de incidencias.
• Relación de usuarios y accesos autorizados.
• Soportes identificados e inventariados con la información que contienen.
• Cuando se deseche algún documento o soporte, deberá procederse a su destrucción o borrado.
• Medidas para identificar y autentificar a los usuarios.
• Las contraseñas se cambian como mínimo cada año.
• Copias de seguridad semanales.

Nivel 2

Situación:

• Infracciones administrativas o penales.
• Datos responsabilidad de autoridades tributarias o entidades financieras.
• Relacionados con la Seguridad Social y mutuas de trabajo.
• Datos que definan características de la personalidad y que permitan evaluar a los ciudadanos.

Medidas:

• Se designa uno o varios responsables de seguridad.
• Auditoría de datos cada dos años.
• Sistemas de registro de entradas y salidas del soporte.
• Mecanismo que limite la posibilidad de intentar varias veces el acceso no autorizado.
• Sólo las personas autorizadas en el documento de seguridad podrán acceder al lugar de los equipos.

Nivel 3

Situación:

• Datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, salud, origen racial o vida sexual.
• Datos policiales sin consentimiento de las personas afectadas.
• Datos derivados de la violencia de género.

Medidas:

• Etiquetar los soportes de forma que dificulten su identificación por no autorizados.
• Copias de respaldo guardadas en un lugar diferente.
• Se guarda cada intento de acceso a los datos, con el usuario, fecha, hora y fichero al que se quiere acceder y si se ha autorizado o denegado.
• Transmisión cifrada de los datos.