Planificación de Recursos Humanos: Clave para el Éxito Empresarial

Planificación de los RRHH

Proceso dentro de la planificación de la empresa que busca elaborar e implementar planes que aseguren un número suficiente de empleados, con las competencias necesarias para cada puesto de trabajo, en un momento y coste precisos.

Planificación Estratégica: Actividades

• Analizar y describir los puestos de trabajo: Recopilar y analizar información sobre los puestos para identificar las tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos adecuados.
• Elaborar los perfiles profesionales de los puestos: Definir el conjunto de características de una persona para asumir las responsabilidades de un puesto de trabajo.
• Detectar las necesidades de los puestos: Partiendo de los objetivos estratégicos de la empresa, el inventario de personal y los perfiles de los puestos de trabajo. Así, ante incrementos o disminuciones de la producción, se pueden anticipar las necesidades de personal.
• Planificar la selección e incorporación de nuevo personal: Instrumentos principales: pruebas y entrevista de trabajo.
• Planificar la promoción interna: Cubrir sus vacantes recurriendo al personal existente en la empresa.
• Planificar la formación: Proceso por el que las personas adquieren las competencias necesarias para lograr un óptimo desempeño en su puesto de trabajo.
• Estimar los costes de personal: Determinados por la negociación de los contratos individuales y lo establecido en los convenios colectivos.

Análisis de los Puestos de Trabajo

Proceso mediante el cual se recopila y analiza información sobre los puestos, identificando tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos (formación, habilidades, experiencia). Este análisis sirve para establecer el perfil profesional de las personas que ocuparán los puestos mediante un análisis de:

• Las tareas que se llevan a cabo en un puesto de trabajo.
• Para qué se llevan a cabo.
• Cómo se llevan a cabo.
• Las relaciones con otros puestos.
• Los requisitos y cualificaciones elegibles a los integrantes del puesto (formación, habilidades, experiencia).

Utilidad del Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo

• Ayudar al proceso de reclutamiento y selección.
• Ayudar a trazar los itinerarios profesionales dentro de la empresa.
• Establecer planes de carrera profesional.
• Descubrir las necesidades de formación.
• Evaluar el desempeño.
• Valorar los puestos.
• Establecer las medidas de prevención de riesgos laborales para cada puesto.

Métodos para el Análisis de los Puestos de Trabajo

(1er paso: Obtención de información sobre las tareas que se realizan en cada puesto).

1. Observación directa: Seguimiento de las tareas que llevan a cabo las personas que desempeñan un puesto de trabajo (método más adecuado para tareas manuales).
2. Entrevista: (Individual, en grupo o con el superior inmediato; se pregunta directamente por sus funciones, tareas y responsabilidades).
3. Cuestionarios: Los ocupantes de los puestos rellenan cuestionarios que serán revisados por el jefe; el analista puede pedir aclaraciones que vea oportunas; método rápido y económico, permite estudiar varios puestos de trabajo al mismo tiempo.
4. Diarios o agendas de trabajo (cuadernos de bitácora): Registro anotado de forma sistemática de sus tareas y el tiempo dedicado en ellas; inconveniente: falta de objetividad (el propio trabajador registra la información).
5. Reunión de expertos: Recoger la información de expertos o trabajadores muy experimentados en las tareas del puesto. Si se trata de un puesto de nueva creación, lo realizarán los impulsores.

Puestos de Trabajo

Documento que recoge la información obtenida mediante el análisis, quedando reflejado el contenido, responsabilidades y deberes del puesto.

Perfiles Profesionales

Conjunto de características que identifican la adecuación, responsabilidades y tareas de un puesto.

Contenido

1. Formación: Académica reglada que deberá tener el ocupante según el contenido del puesto; ej: Técnico Superior en Administración y Finanzas.
2. Conocimientos específicos: Conocimientos técnicos que no se adquieren a través de la formación exigida por el puesto, son necesarios para que el ocupante pueda desarrollar sus funciones satisfactoriamente. Ej: experiencia en utilización de un programa informático, maquinaria determinada...
3. Aptitudes y habilidades: Necesarias para el desarrollo de las funciones y responsabilidades del puesto. Ej: aptitudes verbal, numérica, mecánica, capacidad de análisis, capacidad de síntesis...
4. Personalidad: Rasgos de personalidad relevantes para el desarrollo óptimo de las funciones y responsabilidades del texto, ej: control emocional, seguridad en sí mismo, iniciativa, creatividad, liderazgo...
5. Otros elementos de los perfiles: Motivaciones e intereses que deberá reunir el ocupante del puesto, ej: salario, oportunidades de promoción, posibilidades de formación...

Competencias en los Perfiles Profesionales

Conjunto de conocimiento, destrezas, habilidades, aptitudes, actitudes, rasgos de personalidad y motivaciones que posee una persona para desempeñar con éxito las exigencias de un puesto de trabajo. Sirven para:

• Seleccionar a los candidatos más idóneos para el puesto.
• Evaluar a los ocupantes de los puestos.

Clasificación de las Competencias

1. Genéricas: Compartidas por diferentes profesiones y distintos puestos 'core'.
2. Competencias específicas: Aquellas exigibles a quienes van a desempeñar un determinado puesto.
3. Transversales: Conjunto de competencias compartidas por un grupo de personas en la empresa.

Competencias Genéricas Más Habituales

• Competencias de logro y actuación: Orientación al logro, iniciativa, orientación al orden y a la calidad.
• Competencias de servicio: Sensibilidad interpersonal, orientación al cliente.
• Competencias de influencia: Persuasión e impacto personal, conocimiento organizacional, construcción de relaciones.
• Competencias directivas: Desarrollo de personas, dirección de personas, trabajo en equipo, liderazgo.
• Competencias de dominio personal: Confianza en sí mismo, autocontrol, flexibilidad, tenacidad, compromiso con la organización.
• Competencias cognitivas: Aprendizaje, pensamiento analítico, reconocimiento de modelos.

Técnicas Basadas en la Experiencia

• Método de estimaciones del equipo directivo: La dirección de la empresa determinará el número y la clase de personal que necesitará en el futuro, en función de la estrategia y objetivos de la empresa (decisiones que deben tomarse después de consultar a quienes coordinan los departamentos y a los mandos intermedios).
• Método Delphi: Grupo de especialistas que intercambian (normalmente sin reunirse) varias estimaciones de personal. En el departamento de RRHH analizan las respuestas y exponen sus resultados a los especialistas; es un proceso reiterado hasta lograr cierto grado de consenso (con 3 veces suele ser suficiente).
• Técnica de grupo nominativo: Reunir un pequeño grupo de especialistas para que formulen una única estimación personal. Se diferencia del método Delphi en que es necesaria una reunión de especialistas, en este caso es necesario que se reúnan.

Técnicas Basadas en Tendencias

• Análisis de tendencia: Analiza el pasado para predecir el futuro, estudiando la serie histórica de la evolución del empleo en los últimos años (5) y obtener así una estimación de necesidades de personal en los últimos años. El cálculo se puede realizar por grupos o departamentos.
• Ratio de proporcionalidad: Calcular las necesidades futuras de personal, relacionando el volumen de ventas o el volumen de producción con el número de personas empleadas; este volumen dependerá del tipo de actividad.
• Modelo general de actividad: Persigue predecir el número de empleados que se requerirá en un periodo futuro, partiendo de que las necesidades de personal están relacionadas con el nivel de actividad económica general y modulado por la evolución de la productividad (combina variables internas y externas del entorno).

Preselección y Reclutamiento

Proceso integrado por varias fases que se inicia con la detección de la necesidad de cubrir un puesto de trabajo y finaliza con la contratación e integración de una persona para cubrirlo.

• Reclutamiento interno: Recurriendo al personal interno que tiene la empresa en ese momento.
• Reclutamiento externo: Acudiendo al mercado de trabajo para encontrar trabajadores idóneos.

Fases del Proceso de Reclutamiento y Selección

1. Reclutamiento interno-externo.
2. Recepción y preselección: Recepción de currículums dentro y fuera de la empresa, preselección de las candidaturas que más se ajusten al perfil del puesto, comunicación con las personas cuyos currículums se han preseleccionado.
3. Pruebas de selección: Pruebas psicotécnicas, de personalidad e intereses, profesionales, de idiomas...
4. Entrevistas:
   • 1ª entrevista: Por el especialista en selección.
   • 2ª entrevista: Por el mando del departamento donde esté la vacante, a las personas que hayan superado la primera entrevista.
   • 3ª entrevista: Por la dirección, gerencia... solo para puestos de responsabilidad.
5. Comprobación de documentación: Méritos aportados (titulación, cursos de formación, conocimientos de idiomas, experiencia...)-referencias del solicitante.
6. Toma de decisiones: Mando superior del departamento al que se incorpora la persona seleccionada.
7. Pruebas médicas: Se realizan por los servicios médicos de la empresa o por una empresa especializada.
8. Contratación: Se gestiona la modalidad de contratación adecuada o se controla a través de una ETT.
9. Acogida: Protocolo y manual de acogida, para que el trabajador/a se ubique en la empresa.
10. Formación inicial y periodo de prueba: Se ha de superar un periodo de prueba con un seguimiento y evaluación del proceso.