Planificación de Proyectos: Proceso Continuo, Adaptativo y Social
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Estudios revelan que una de las causas más importantes del fracaso de un proyecto es la ausencia de un proceso de planificación aplicado de manera efectiva y eficiente desde el inicio.
En los proyectos, especialmente en los de construcción, la planificación es una de las tareas más desafiantes que afrontan los equipos. Las decisiones tomadas durante esta etapa tienen un fuerte impacto en el éxito de la ejecución del proyecto, desde sus etapas tempranas hasta la construcción y su puesta en marcha.
La planificación es un proceso que debe implicar un trabajo grupal y una preparación personal. Relaciona operaciones que van desde la toma de decisiones para la selección del conjunto de actividades principales y los recursos necesarios, hasta las instrucciones operativas para los equipos de trabajo.
Elementos Clave de una Planificación Completa
Una planificación completa define claramente:
- Tareas: ¿Qué tareas deben ser realizadas?
- Justificación: ¿Por qué son necesarias?
- Responsabilidad: ¿Quién las debería realizar?
- Recursos: ¿Qué recursos se requieren?
- Plazos: ¿Cuáles son los plazos establecidos?
- Criterios de Éxito: ¿Qué criterios se deben cumplir para declarar el proyecto como completo y exitoso?
La Planificación es Dinámica
Una administración que no planifica:
- Va a la deriva.
- Desconoce lo que sucede en el proyecto.
- Carece de información para tomar decisiones correctas.
Característica Central
La planificación es una función dinámica que debe actualizarse permanentemente. Corresponde a tomar decisiones anticipadas respecto de un futuro que no se conoce en forma perfecta. Sin planificación, no es posible realizar un seguimiento y control adecuados del proyecto, ya que no se contaría con una base de referencia para comparar el desempeño actual con el deseado.
En la planificación, lo más importante no son los planes en sí, sino el proceso de pensar el proyecto: sus objetivos, alcances, recursos, etc. Es decir, el proceso de planificación.
La planificación determina qué se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará.
Niveles de Planificación
La planificación se realiza a distintos niveles:
- Estratégico
- Táctico
- Operacional
La planificación puede explicarse como un proceso en el que se responden preguntas clave sobre el proyecto:
- ¿Qué?
- ¿Cómo?
- ¿Cuándo?
- ¿Cuánto?
- ¿Con qué?
Para responder estas preguntas, se utilizan diversas técnicas y herramientas en las siguientes etapas:
- Análisis y definición del alcance.
- Planificación.
- Programación.
- Evaluación y optimización.
- Implementación.
- Seguimiento.
- Control y actualización.
El Programa Maestro
El programa maestro es el instrumento más importante de programación para el administrador de un proyecto, refiriéndose principalmente a las variables de alcance, plazo y costo. La información que provee es la base para programas más detallados.
El programa maestro contempla el proyecto en su totalidad, mostrando el objetivo final y los productos intermedios para lograrlo.
Ventajas del Programa Maestro
- Proporciona una visión común de los logros del proyecto, permitiendo controlar la evolución del alcance para todos los participantes.
- Ofrece elementos tangibles de control asociados a los logros del proyecto.
Generalmente, este programa se representa como un programa de hitos o acontecimientos clave del proyecto. El programa de hitos tiene carácter general y proporciona información a todos los agentes del proyecto sobre los hitos (un acontecimiento que ocurre en un instante dado, identificable por un nombre y una fecha) a cumplir.
La Planificación como un Proceso Continuo
La planificación es un proceso continuo y adaptativo. No se realiza una sola vez, sino que se lleva a cabo dentro de un ciclo que se repite durante el desarrollo del proyecto.
Este ciclo incluye las acciones sucesivas de planificación, ejecución, control y toma de acción. La planificación es un proceso dinámico que está constantemente dirigiendo el proyecto hacia sus objetivos.