Planificación y Protocolo en Eventos: Una Visión Detallada

Lugar y Tiempos

Debe contar con condiciones espaciales de infraestructuras y técnicas.

Si realizamos una rueda de prensa en un hotel, necesitamos espacio para periodistas, grabación audiovisual y soporte técnico.

Distribución de Espacios

Se debe distribuir el espacio entre participantes y asistentes. Debemos distinguir espacios relevantes y subsidiarios.

Clasificación de los Espacios

Los espacios se clasifican en:

• Relevantes: Asociados a la presidencia de los actos con una singularidad respecto al resto.
• Permanentes: Ya cuentan con escenario, decoración y distribución determinada.
• Polivalentes: Adaptables al tipo de acto, pudiendo modificar sus contenidos.
• Singulares: Para un único acto y no cuentan con infraestructuras ni ambientación específica.

El Sector de las Reuniones como Evento

Ventajas

Movimiento de personas de alto poder, atrae expertos internacionales, ventanas de oportunidades de conocimientos de otras ciudades, turismo de poca degradación ambiental, permite situar países y ciudades en la esfera internacional, turismo de alto poder adquisitivo, los visitantes pueden convertirse en usuarios prescriptores de bondades y ventajas del lugar visitado.

Espacios

Es necesario saber el número de asistentes, cómo se realizará el evento, el grado de participación de los asistentes, la ubicación de las personas, los medios de comunicación y el modo de exposición.

Mobiliario

Se debe saber la disposición de las mesas y el tipo de utensilios. Mesas con el nombre de cada persona.

En el caso de salones de hoteles que hagan celebraciones, en la ordenación de mesas la presidencial ocupa el lugar principal y la distribución del resto sigue este criterio: invitados de honor en mesa central y frontal, las siguientes distribuciones el criterio va de mayor a menor importancia de derecha a izquierda.

Planificación del Acto

Para que todo esté sujeto a lo previsto y evitar imprevistos, se ha de disponer de un cronograma (planificación interna para los organizadores del acto y poder ver la secuencia de actividades que realizaremos en la organización de protocolo).

El programa de un acto protocolario debe remitirse a los siguientes públicos:

• Invitados: Indicando el grado de intervención (activa o pasiva) y sabiendo si los organizadores asumen gastos de desplazamiento y alojamiento y actividades organizadas.
• Asistentes: Informados por medios y si la asistencia tiene coste, avisarlo.
• Medios de comunicación: Para difundir el acto, invitación por nota de prensa (se informa del evento, participantes, día, hora, lugar) y se debe prever espacio para la ubicación.

Elementos Imprescindibles de la Invitación

Documento identificador de persona/institución organizadora del acto, nombre del evento, tipo de evento, día, hora, lugar, confirmación de asistencia y modo de realizarlo, tipo de vestuario.

Ceremonias de Empresa

Orden: Presidente del consejo de administración, vicepresidentes, consejero delegado, director general, secretario general, directores/jefes de departamento.

Tipología y Clasificación de Eventos

• Empresariales: Trascendencia pública relacionada con algún beneficio económico (ferias, congresos, exposiciones…).
• Gubernamentales: Temas orientados a la sociedad.
• No gubernamentales: Convocados por ONGs, entidades intermediarias, asociaciones, federaciones o cámaras.
• Corporativas: Organizadas por grandes empresas.

• Sociales: Ámbito privado, familiar o relaciones humanas (cumpleaños, bodas, reuniones religiosas…).
• Congreso: Reunión de amigos o miembros de una institución para llegar a un nivel de conocimiento mediante la reelaboración y el debate de los participantes. Se realizan cada 2-3 años. Carácter nacional o internacional. (Congreso internacional de nuevo periodismo, Valencia)
• Convenciones: Reunión de personas con mismos intereses para lograr acuerdos o tomar medidas al respecto. Se delibera y luego se obtiene consenso. (Convención anual PP)
• Jornadas: Reunión de un día. A cada día le corresponde un tema diferente pero siempre dentro del tema principal.