Planificación, Organización y Gestión en la Dirección Empresarial
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Planificar
La planificación es previa a otras funciones de dirección. La mayoría de los planes incluyen objetivos, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos:
Los objetivos
A los que en ocasiones se les denomina metas, son el resultado final que se espera conseguir con el plan. Unos objetivos bien definidos permiten a los directivos establecer prioridades, disponer de unos estándares con los que luego poder comparar los resultados efectivamente obtenidos, y unificar esfuerzos en torno a esos objetivos.
Las políticas
Son líneas que orientan el pensamiento y la acción. Permiten establecer límites para que exista una cierta consistencia en las decisiones que se toman en todos los ámbitos de actuación de la empresa.
Procedimientos
Son más limitativos que las políticas, constituyen guías específicas de actuación donde se establecen los pasos que han de darse en los diferentes ámbitos de la organización. El objetivo de los procedimientos es ayudar a la dirección y a los empleados a que el trabajo se efectúe con eficacia.
Las reglas
Son más estrictas que los procedimientos, señalan lo que se puede y lo que no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos. (ponerse casco en el taller).
Organizar
Constituye la segunda fase del proceso de dirección y su función es llevar a término los planes establecidos en la fase anterior. La dirección cuando organiza la empresa cumple cinco objetivos:
Suministra
Una estructura organizativa que permite definir las funciones de los puestos de trabajo, describirlos y determinar las relaciones entre ellos.
Establece
Líneas de autoridad y de responsabilidad.
Crea
Canales de comunicación.
Se determinan
Procedimientos para alcanzar los objetivos de la organización.
Se establecen
Procedimientos para la contratación y asignación de recursos humanos.
Gestión
Gestionar consiste esencialmente en hacer que las personas de la organización cumplan con sus cometidos para alcanzar los objetivos propuestos. Para realizar esta función es necesario el liderazgo, ya que con él se consigue que las personas se identifiquen con los objetivos del grupo y actúen para conseguirlos.
Control
Comienza con la planificación, es decir, se ha de controlar que los planes se comuniquen a todas las personas involucradas en el esfuerzo. Tras ellos comienza un proceso de recogida de información sobre los hechos reales. Debemos señalar que la información para que sea útil, ha de ser posible la comparación con los estándares esperados. Finalmente se efectúa una evaluación de los resultados. Cuando las diferencias son positivas respecto a lo previsto, es posible suponer que todo va bien. Si son negativas y superan los límites admisibles, hay que preguntarse por las razones de estas diferencias y tomar medidas correctoras.
Estas habilidades no son innatas, sino que responden a conductas que se pueden aprender. Algunas de las habilidades básicas son:
Comunicación
Una comunicación eficaz permitirá al directivo utilizar otras habilidades que posee a la perfección como por ejemplo motivar, delegar, organizar....
Liderazgo
El líder es el guía que evalúa el entorno y marca el camino a seguir, es decir, consiste en alinear los objetivos personales, del grupo y organización.
Delegación
Transmitir una cultura que fomente la delegación permite mejorar la organización en la empresa, profesionalizar y motivar a los empleados, y en definitiva rentabilizar resultados.
Toma de decisiones
Debe ser capaz de tomar las decisiones adecuadas que permitan resolver los problemas empresariales, asumiendo la responsabilidad de las mismas.
Coordinación
Necesaria para que todos los integrantes de la empresa compartan los mismos principios y fines independientemente de su localización o relación contractual.
Delegar es el proceso por el que una persona se le asigna la autoridad y responsabilidades para desarrollar una o varias tareas. Los objetivos que persiguen son:
Descargar
Al jefe de las tareas secundarias para poder concentrar su atención en las fundamentales.
Adiestrar
Y capacitar al colaborador lo que acentuará su participación y responsabilidad.
Perfeccionar
El servicio, ya que se dirige mejor y el trabajo está más atendido. El proceso de delegación consta de 4 etapas:
Asignación de deberes
Asignar las tareas que debe realizar por el superior jerárquico a una determinada persona. Definiendo bien los objetivos y asegurándose que la persona está en condiciones de asumirlo.
Delegación de la autoridad
Supone otorgar poder efectivo para actuar en nombre del superior jerárquico.
Asignación de responsabilidades
La delegación siempre tiene que ir acompañada de asignación de responsabilidades, aunque la responsabilidad última la tiene quien delegó la autoridad.
Proceso de control
El control debe hacerse periódicamente y al final de la ejecución de la tarea, a través de un sistema previamente establecido.
Finalmente podemos decir que la delegación de autoridad tiene unas limitaciones:
No se pueden
Delegar la totalidad de las funciones directas de autoridad.
El jefe
No puede delegar más funciones ni responsabilidades que las que le permitan los conocimientos, aptitudes y experiencias del delegado.
Técnico-organizador
Dentro de las cuales podemos mencionar entre otras:
Conseguir los objetivos cumpliendo con los programas de producción.
Mejorar la productividad de su grupo.
Mejorar las condiciones en que se realizan los trabajos para que sean más seguros y menos fatigosos.
Conductor de equipos:
Instruir laboralmente a sus subordinados.