Planificación y Gestión Integral de Eventos: Protocolo, Cronograma y Equipos Esenciales

El Programa de Eventos: Pilar de la Organización

El Programa es el guion principal que rige el desarrollo de un evento. Es un documento básico que establece todos los pasos a seguir, el orden de los mismos y el papel de todas las personas que intervienen. El programa incluye información crucial para la planificación y ejecución, como:

• El anfitrión y la naturaleza del acto.
• Día, lugar y hora del evento.
• Lista de invitados.
• Protocolo de recibimientos, colocación y despedidas.
• Tipo de etiqueta requerida.
• Documentación necesaria para el evento.
• Presupuesto detallado.
• Diseño y gestión de invitaciones.
• Medidas de seguridad implementadas.
• Convocatoria de los medios de comunicación.

Componentes Clave del Programa

Habitualmente, el programa se inicia con el Cronograma, que establece pormenorizadamente el desarrollo horario del evento. Continúa con la Planimetría, que es el conjunto de planos sobre las instalaciones, y los Grafismos, que incluyen todos los diseños de invitaciones, diplomas, carteles, programas para invitados, etc.

Para ciertos eventos, el programa también debe incluir:

• El Libro de Ruta: documento que detalla el transporte utilizado, el itinerario del trayecto y las precedencias en los vehículos, además de planos y anexos específicos.
• La Escaleta o Guion Técnico: documento que desglosa la secuencia de acciones técnicas y artísticas.

El Cronograma: Detalle Horario del Evento

El Cronograma es un documento que detalla el horario pormenorizado del desarrollo del evento, precisando el lugar, la hora y la acción que se sucede en cada momento. Generalmente, se inicia con la llegada de los invitados, indicando quién los recibe y las puertas de acceso. Continúa con la ceremonia de apertura y clausura, los discursos previstos (con su orden y duración), las precedencias, las comidas, etc.

Estructura del Cronograma

Habitualmente, se compone de tres partes principales: hora, lugar y desarrollo del acto. Cuando el evento dura varios días, se establece una cuarta columna para indicar el día. Si todo el acto se desarrolla en el mismo lugar y día, solo constará de dos partes o columnas: una para indicar la hora y, a continuación, lo que sucede y dónde.

Departamentos Clave en la Coordinación de Eventos

La coordinación eficiente de un evento requiere la intervención y colaboración de varios departamentos esenciales:

• Protocolo: Centraliza toda la información relativa a la organización y es el encargado de proporcionar los datos necesarios a los departamentos de Seguridad y Comunicación Externa para que puedan realizar su labor de manera eficiente.
• Seguridad: Este departamento es el responsable de la seguridad de las personas que asisten a un acto, así como de las instalaciones y vehículos.
• Comunicación Externa: Se encarga de convocar a los diferentes medios de comunicación y de facilitarles la información necesaria. Tramita las acreditaciones que permiten el acceso al evento y se asegura de que se les asigne un lugar adecuado para el desarrollo de su trabajo.