Planificación y Gestión Empresarial: Claves para el Éxito

Planificación: Visualizando el Futuro de la Organización

La planificación es el proceso de visualizar la organización en el futuro, enunciando qué se va a hacer, cómo, cuándo y quién. Es fundamental para la conducción eficaz y permite realizar controles. Sus componentes principales son: objetivos definidos, plan de acción, programas funcionales y recursos. Se trata de un proceso dinámico y creativo que estructura eventos esperados.

Pasos de la Planificación

1. Definición de Misión, Visión y Valores
   • Visión: Representación explícita de lo que la organización se plantea y la distingue, formulada por los líderes y compartida por el resto de la organización.
   • Misión: Orientación principal, representación de criterios y conceptos de la empresa. Indica en qué mercado opera, a qué clientes, qué necesidad satisface y qué productos ofrece.
   • Valores: Principios que dirigen la conducta de los integrantes, necesarios para que la misión y la visión sean llevadas a cabo.
2. Análisis de la Organización (FODA): Para que la misión, visión y valores se concreten, es necesario prestar atención a las fortalezas y debilidades que presenta la organización, conocer la situación interna y fijar el punto de partida para establecer las acciones futuras.
3. Análisis del Entorno: Amenazas y Oportunidades: Como complemento del conocimiento interno de la organización, se deben tener en cuenta los factores del entorno que pueden afectar a esta, oportunidades y amenazas que son sucesos que aún no han ocurrido, pero que tienen posibilidad de ocurrir.
4. Fijación de Objetivos: Objetivos - Expresión y tiempo de lo que se desea alcanzar, generales y a largo plazo, a través de estos se establece si la organización es eficaz o no. Atributo (lo que pretende), Unidad de medida (pesos, unidades), Norma (%), Horizonte temporal (tiempo).
5. Programación Detallada de Cada Proyecto y la Red de Actitudes con Interrelación entre Ellas: Cada conjunto de acciones ordenadas que persiguen metas en el tiempo se constituyen en proyectos. Metas - Específicas o subobjetivos a corto plazo: Probabilidad de éxitos, proximidad en el tiempo, disponibilidad de los recursos, proximidad de los beneficios, relación con la misión, visión y valores.

Planes de la Empresa

• Estratégico Estructural a Largo Plazo: Ayuda a gobernar la organización, formula objetivos, evalúa qué hacer en el futuro, analiza la situación actual y se elaboran los planes.
• Táctico de Gestión o Mediano Plazo: Resume la actividad de la empresa, plan de acción que colabora con el establecimiento de objetivos, coordina las actividades, asigna responsabilidades y permite el control de la gestión.
• Operativo o de Corto Plazo: Especifica detalladamente los planes, son para alcanzar propósitos específicos y manejar situaciones recurrentes.

Gestión: Transformando Objetivos en Resultados

La gestión produce los acontecimientos, acciones, decisiones y operaciones en el mundo de las transacciones. La gestión transforma los objetivos en resultados, plantea una concordancia con el planteo y la capacidad para viabilizarlo y producir resultados. Sus elementos son: estructura organizativa, procesos de decisión individuales y grupales, recursos para enfrentar circunstancialmente la realidad y operar sobre ella.

Proceso de Dirección y Control

• Dirección Descentralizada: Empresa con muchos niveles jerárquicos.
• Dirección Centralizada: Empresa con pocos niveles jerárquicos.
• Dirección: Ejerce tareas de gobierno sobre la entidad, con visión de conjunto sobre la misma y capacidad de decisión sobre los aspectos. Una de sus tareas es la gestión, pero no la única.

Gestión

Función básicamente de ejecución y capacidad de decisión, es más limitada que la de los directivos y subordinada a esta, alcance limitado y subordinado.

Tipos de Líderes

• Autocrático: No acepta intercambiar ideas, impone su voluntad en la toma de decisiones, no admite participación.
• Paternalista: Adopta actitud protectora, se preocupa por el bienestar del grupo, pero no participa en su participación, casi no delega ni da responsabilidades, no ayuda a desarrollar creatividad porque le da más valor a su experiencia.
• Laisser-faire: Orienta y asesora, pero no decide, deja hacer, delega su autoridad para que los otros decidan todo, es positivo en grupos de niveles de alta capacidad, pero genera confusión porque faltan los límites generales de la libertad.
• Democrático: Moviliza, intercambia ideas, contiene, habilidoso para la creatividad y rendimiento, favorece el clima de solidaridad y tiene actitudes gratificantes.
• Situacional: Ante una situación no prevista, coordina, dirige acciones, toma decisiones hasta que se resuelve el imprevisto.

Control

Permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos o las desviaciones que se producen.

Según Niveles de Control

• Gestión: Carácter global, se basa en distintos niveles de responsabilidad y grado de cumplimiento de los objetivos.
• Operaciones: Está ligado a la medición de eficacia de los procesos productivos, se ocupa de que la secuencia de operaciones sea realizada de acuerdo con el plan previsto.
• Presupuesto: Se hacen previsiones económicas (gastos e ingresos), se los compara con la realidad, asigna responsabilidades a los distintos departamentos y analiza las desviaciones.

Según los Medios de Control

• Interno (Continuo): Se vigila en forma permanente lo que acontece en la organización, ej.: entrada y salida del personal a través de la tarjeta magnética.
• Interno (Discontinuo): A veces se verifican las rutinas dentro de la organización.
• Externo (Público): A cargo de instituciones y órganos del estado, asegura el cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, ej.: ANSES, AFIP, INAES.
• Externo (Privado): Es realizado por terceros contratados por la empresa para ejercer las tareas de vigilancia según la forma jurídica de la empresa, ej.: auditor externo.

Según el Momento en que se Realiza

• Preventivo: Se realiza con el fin de evitar inconvenientes que impidan el logro de los objetivos y concreción de los planes.
• Correctivo: Se realiza a posteriori y con el fin de arreglar inconvenientes o desviaciones en lo planificado.

Auditoría

Es una acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeadas, es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.