Planificación y Evaluación: Claves para el Éxito de Proyectos

1. Relación entre Planificación, Evaluación y la Frase de Séneca

"No hay viento favorable para el que no sabe dónde va". - Séneca

Esta frase de Séneca resalta la importancia de tener un rumbo definido. No existe un único camino, todo depende del destino al que nos dirigimos. De alguna manera, se alude al futuro, una dimensión que, aunque intangible, es crucial para la planificación y construcción de nuestro presente. Pensar en el futuro nos permite mejorar nuestra calidad de vida, tomar conciencia del impacto de nuestras acciones y gestionar nuestro tiempo. La planificación es la herramienta que nos permite navegar hacia ese futuro deseado.

Como afirma Matus (1988), el propósito de la planificación no es predecir el futuro, sino darle racionalidad a las decisiones presentes. Planificar implica identificar nuestro destino, elegir el rumbo más favorable y ajustar nuestras acciones para alcanzarlo. De esta forma, nos convertimos en artífices de nuestro futuro, no sujetos al azar.

Ander Egg destaca que la planificación es esencial debido a la escasez de recursos frente a la multiplicidad de necesidades y objetivos. La evaluación, por otro lado, nos permite determinar si estamos en el camino correcto, si estamos alcanzando nuestros objetivos y qué aspectos del proceso podemos mejorar. Es un análisis crítico de las actividades y resultados de un proyecto, con el fin de determinar la pertinencia de los métodos, la validez de los objetivos, la eficiencia en el uso de los recursos y el impacto en los beneficiarios (Vanegas, 2001).

Espinoza (1988) define la evaluación como el análisis de los resultados obtenidos en la ejecución del plan, teniendo como parámetros los objetivos y metas propuestos. García y Ramírez (1996) añaden que la evaluación es un proceso integral del proyecto, presente en su diseño y ejecución, no solo al final. En definitiva, la evaluación facilita la toma de decisiones y mide la idoneidad, efectividad y eficiencia de un proyecto.

2. Diferencias entre Planificación Estratégica y Operativa

Para diferenciar estos conceptos, primero debemos definirlos:

• Planificación Estratégica: Orienta las acciones de una organización, considerando el modelo político vigente y el comportamiento de los actores sociales. Según Steiner, es el proceso de identificar y establecer los objetivos y metas de una organización. Serna (1997) la define como el proceso mediante el cual una organización define su visión a largo plazo y las estrategias para alcanzarla, mediante el análisis DAFO.
• Planificación Operativa: Utiliza procedimientos normativos para actuar sobre la realidad, a partir de las decisiones del planificador. Se centra en la formalización del proceso (Ander Egg).

Principales diferencias:

1. Temporalidad: La planificación estratégica es a largo plazo (más de 5 años), mientras que la operativa es a corto/medio plazo (1-3 años).
2. Enfoque: La estratégica define el qué y el cómo, con objetivos estratégicos, misión y visión. La operativa define el qué, cómo, cuándo, dónde y con qué, con objetivos generales, específicos y operativos.
3. Nivel de Dirección y Complejidad: Alta en la estratégica, media/baja en la operativa.
4. Actividad a Controlar: La planificación estratégica se centra en resultados globales, partiendo del análisis del entorno y la organización. La operativa se centra en lo realizado frente al estándar, partiendo de estándares técnicos.
5. Contenido: La planificación estratégica tiene un contenido amplio, general y cualitativo, con información externa e intuitiva. La operativa tiene un contenido específico y cuantitativo, con información interna y técnica.
6. Grado de Predicción: Bajo en la planificación estratégica, con decisiones no programadas e imprevisibles. Alto en la operativa, con decisiones programadas.

3. Componentes de un Proyecto

1. Naturaleza: ¿Qué es el proyecto? Define la idea central de forma clara y concisa.
2. Justificación: ¿Por qué es necesario? Explica la necesidad y las posibilidades de intervención, incluyendo datos y razones que lo justifiquen.
3. Objetivos: ¿Para qué se hace? Define los objetivos operativos, que deben ser claros, medibles, observables y alcanzables.
4. Destinatarios: ¿Para quién? Define el público objetivo.
5. Método: ¿Cómo se va a hacer? Incluye principios, valores, métodos, técnicas y actividades.
6. Calendarización: ¿Cuándo se va a realizar? Define el marco temporal mediante un cronograma.
7. Localización: ¿Dónde se va a realizar? Define el lugar físico.
8. Recursos Humanos: ¿Con quiénes se va a hacer? Define el equipo de profesionales y técnicos.
9. Recursos Materiales y Económicos: ¿Con qué se va a hacer? Incluye presupuestos y recursos necesarios.
10. Sistema de Evaluación: Define cómo se comprobará el cumplimiento de los objetivos mediante indicadores.
11. Anexos: Se adjuntan al final del proyecto, si los hubiera.

4. Tipos de Evaluación

• Según el tipo de investigación: Cuantitativa, cualitativa o mixta.
• Según el momento: Diagnóstico inicial, ex-ante (formulación), durante la ejecución (proceso), final o ex-post (resultados).
• Según los evaluadores: Interna, externa, autoevaluación, mixta o participativa.
• Según los costos: Coste-beneficio, coste mínimo o coste-impacto.
• Según el momento (otra clasificación): Formativa o sumativa.
• Según el proceso evaluativo: Evaluación de necesidades, del diseño, de la implementación, de la cobertura, de resultados o económica.

5. Planificación Operativa: Definición y Principios

Espinoza (1984) define la planificación operativa como una actividad racional que busca asignar recursos escasos para lograr objetivos múltiples, a través de medios adecuados. Surge de la necesidad de priorizar y establecer estrategias ante la escasez de recursos.

Principios:

• Continuidad y Reversibilidad: La planificación se prolonga a la ejecución, permitiendo ajustes.
• Precisión Inequívoca: Verificar la conveniencia de las actividades según las condiciones reales.
• Ausencia de Contradicción: Concordancia en la toma de decisiones, sin contradicciones.
• Adecuación: Decisiones orientadas a la finalidad racional y medidas interrelacionadas.

Lafourcade (1974) añade:

• Coherencia: Elementos interrelacionados orgánicamente.
• Funcionalidad: Al servicio de los intereses del grupo objetivo.
• Equilibrio: Equilibrio entre objetivos y medios.
• Flexibilidad: Permite reajustes sin alterar la operatividad.
• Pertinencia: Organización de la tarea como la mejor alternativa.
• Economía: Uso eficiente del tiempo y los recursos.

6. Puntos de Partida y Escucha en el Proceso Participativo

Punto de Partida:

• Identificar las preocupaciones de la comunidad y elaborar un plan de trabajo con los más implicados.
• Detectar un problema y plantear una acción (¿Por qué?, ¿Para qué?, ¿Para quién?).
• Realizar ejercicios de autorreflexión/autocrítica (sociodrama, juego de roles, DAFO) para evaluar prejuicios y lenguajes ocultos.
• Pasar de los síntomas a la construcción conjunta de la problemática, delimitando sus aspectos con profundidad y consenso.

Trabajo de Campo y Escucha:

• Salir al campo y abrirse a la gente.
• Utilizar métodos participativos de escucha para recoger todos los puntos de vista.
• Realizar entrevistas individuales a dirigentes de entidades y colectivos clave.
• Realizar talleres con colectivos cercanos para resumir sus posiciones.
• Realizar entrevistas grupales a personas no organizadas y a grupos opuestos a los objetivos del proyecto.
• Identificar redes de confianza y miedos internos.
• Extraer frases textuales que muestren contradicciones y aportaciones significativas.

7. Técnica DAFO para la Evaluación en la Planificación Estratégica

El análisis DAFO (también conocido como FODA) es una metodología que permite estudiar la situación de una empresa o proyecto desde una perspectiva interna (Debilidades y Fortalezas) y externa (Amenazas y Oportunidades). Se utiliza una matriz cuadrada para indicar las características internas (puntos fuertes y débiles) y los factores externos (posibilidades u obstáculos) que afectan al proyecto o empresa.

Su uso es sencillo: en una matriz cuadrada, se indica la información sobre nuestras Debilidades o Fortalezas (características internas, puntos fuertes y débiles) y datos sobre Amenazas y Oportunidades (el entorno nos ofrece posibilidades o puede llegar a ser un obstáculo).