Planificación Estratégica de Proyectos: Definición del Alcance, EDT y Diagrama de Gantt

Definición del Enfoque y Alcance del Proyecto

La definición del enfoque es un documento clave que se publicará y que utilizarán el propietario y los participantes del proyecto para planear y medir el éxito de este.

Uso de una Lista de Verificación del Enfoque del Proyecto

Para garantizar que la definición de enfoque esté terminada, se recomienda utilizar la siguiente lista de verificación:

Lista de Verificación del Enfoque del Proyecto

1. Objetivo del proyecto
2. Productos a entregar (Entregables)
3. Momentos importantes (Hitos)
4. Requerimientos técnicos
5. Límites y exclusiones
6. Revisiones con el cliente

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

¿Qué es la EDT?

La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), también conocida como WBS (Work Breakdown Structure), es una herramienta técnica que consiste en la descomposición jerárquica del trabajo para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

Importancia y Beneficios de Utilizar una EDT

La importancia de utilizar una EDT se puede resumir en los siguientes beneficios:

• Ayuda a establecer una correlación de cada actividad con la meta final del proyecto.
• Permite estimar tiempo y costo del trabajo.
• Apoya en el proceso de verificación del alcance del proyecto.
• Organiza el trabajo del proyecto.

Características Clave de la EDT

1. La EDT define y organiza la estructura de trabajo total del proyecto.
2. Cada actividad de la EDT tiene un entregable tangible.
3. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones más pequeñas y fáciles de manejar.

El Diagrama de Gantt: Visualización y Cronograma

Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Al proporcionar una vista general de las tareas programadas, todas las partes implicadas sabrán qué tareas tienen que completarse y en qué fecha.

Elementos Esenciales de un Diagrama de Gantt

Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:

1. Fechas: Las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del proyecto.
2. Tareas: Los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un diagrama de Gantt, se puede hacer un seguimiento de estas subtareas para que ninguna sufra retrasos o se quede olvidada.
3. Plazos de tiempo previstos: El diagrama muestra cuándo debe llevarse a cabo cada tarea. Ayuda a garantizar que cada subtarea se completará según el programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
4. Tareas interdependientes: Algunas tareas se pueden llevar a cabo en cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o después de que empiece o termine otra tarea. Estas tareas que dependen de otras se pueden indicar en un diagrama de Gantt.
5. Progreso: El diagrama muestra exactamente cómo se está desarrollando el proyecto, ya que ofrece una representación de las tareas que ya se han completado. Al indicar la fecha actual, se obtiene una vista general de cuánto queda por hacer y se verifica si todo procede como estaba planeado para completar el proyecto a tiempo.

Ventajas de Usar un Diagrama de Gantt

Usar un diagrama de Gantt en el proceso de gestión de proyectos proporciona las siguientes ventajas:

• Claridad
• Una vista general simplificada
• Datos sobre el rendimiento
• Una mejor gestión del tiempo
• Flexibilidad

Componentes Clave de la Definición del Enfoque

Objetivo del Proyecto

El primer paso en la definición del enfoque del proyecto es la descripción del objetivo general para satisfacer las necesidades del cliente.

Productos a Entregar (Entregables)

El paso siguiente es definir los principales productos a entregar: los resultados esperados durante la vida del proyecto.

Momentos Importantes (Hitos)

Un hecho fundamental es significativo en un proyecto que ocurre en un determinado momento (un hito).