Planificación Eficaz de Proyectos: Del Plan de Obra a PERT y GANTT

Planificación de Proyectos y Planes de Obra

Documentos esenciales que recogen la información necesaria para el desarrollo, ejecución y/o implementación de un proyecto.

Tipos de Planes según el Objetivo del Proyecto

Plan de Proyecto (Gestión Externa o Complementaria)

Contiene el desarrollo completo del proyecto. Su objetivo final suele ser la creación de un nuevo producto que se producirá en determinadas cantidades. Está destinado principalmente a la gestión interna, permitiendo el correcto seguimiento del proyecto (mediante hitos) y el control de los recursos asignados.

Nota: Su finalidad es servir a la gestión interna y, por lo general, no se adjunta al proyecto que sí se entregará al cliente.

Plan de Obra (Gestión Interna al Proyecto)

Se conoce como Plan de Obra. Se centra en la ejecución del proyecto. Forma parte integral del proyecto y se utiliza comúnmente en proyectos de construcción, implementaciones o puestas en marcha. Debe entregarse al cliente, especialmente en proyectos que requieren certificación (gestión externa).

Planificación Parcialmente Interna

Típico en proyectos mixtos, cubre tanto el desarrollo como las fases posteriores a la producción, como la implementación o puesta en marcha.

En caso de proyectos propios (donde el cliente realiza el desarrollo), la documentación no se separa del proyecto en sí. Si la parte de ejecución es pequeña (little), el plan de obra puede realizarse como un Programa en vez de un plan de obra detallado.

Gestión de Actividades del Proyecto

En un proyecto, se deben contemplar todas las actividades con información complementaria sobre su desarrollo y gestión. Durante la fase de desarrollo, es crucial contabilizar las horas estimadas para programar las actividades, considerando sus precedencias, para poder determinar la simultaneidad y secuenciación óptimas.

Esto se hará utilizando herramientas como:

• PERT: Para establecer las precedencias entre tareas.
• GANTT: Para la visualización temporal y la programación.

En la gestión, se definen los recursos humanos y materiales necesarios para hacer, por primera vez, una estimación de costes y evaluar el impacto en los recursos de la empresa.

Marco Temporal y Camino Crítico

Se establece un marco temporal (calendario). El resultado es la determinación de la duración de las actividades (considerando precedencias) y la identificación del camino crítico.

Para obtener el camino crítico, hay que hacer un análisis PERT y así buscar reducir el tiempo del proyecto. Después, se deben ordenar las actividades y generar el calendario final a través de un diagrama de GANTT.

Restricciones en la Programación

A veces existen restricciones en los tiempos de la programación del proyecto debido a:

• Factores Externos: Poco flexibles. Como condiciones contractuales, disponibilidad de recursos humanos, eventos externos, condiciones ambientales.
• Factores Internos: Generalmente más flexibles y gestionables.

Seguimiento y Control del Proyecto

Seguimiento

La planificación previa es un documento vivo; la información debe estar siempre actualizada. En la práctica, se tiene la planificación teórica y la real. Los ajustes en la planificación se llaman desviaciones.

Control

Durante la planificación, es importante concretar y subdividir los objetivos en objetivos parciales o hitos. Los periodos de tiempo entre hitos constituyen las fases del proyecto. Los hitos son puntos clave de revisión y control.

Herramientas de Implementación

Para la implementación y seguimiento, existen soportes digitales para registrar los cambios. Hay software específico para hacer diagramas de Gantt y PERT.

Diagrama de GANTT

Es una herramienta de visualización temporal. Permite ver los periodos de las actividades, sus fechas de iniciación y terminación, y los tiempos totales de ejecución del trabajo. Muestra la precedencia temporal.

Diagrama PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Es un diagrama de precedencia, adecuado para representar procesos singulares, como los industriales. Se indica la descripción de la actividad, el tiempo de duración, la fecha de inicio y final para una mejor claridad de los tiempos, complementando la visión del GANTT.