Planificación y Control Documental en la Construcción: Fases y Herramientas

Planificación en la Construcción

Podríamos definir la planificación como una disciplina científica que estudia la manera de realizar una serie de actividades ordenadamente, estableciendo previamente dicho orden, y que es capaz de prever el momento en que determinadas actividades tendrán lugar, así como los medios y cantidades de materiales necesarias para cada una de dichas actividades. De hecho, cualquier persona que vaya a realizar una actividad, la planifica en mayor o menor grado (qué me hace falta, cuándo empiezo, por dónde comienzo) y en función de dicha planificación se toman una serie de decisiones tendentes a facilitar la marcha de dicha actividad. La planificación de una obra nos puede dar a conocer una fecha probable de finalización de los trabajos, lo cual nos puede advertir de un retraso con respecto a los objetivos marcados, así como en qué actividades se puede incidir para que este retraso se reduzca; ahora bien, la asignación de recursos o las decisiones tendentes a acelerar dichas actividades, serán misión del responsable que conoce tanto el trabajo a realizar como los recursos de que dispone. Se debe disponer de precisa información sobre el trabajo a ejecutar y los medios disponibles para la realización de dichos trabajos:

• Conocer los recursos disponibles y su capacidad de trabajo.
• Conocer el coste unitario de dichos recursos en régimen de marcha y en paro.
• Conocer el trabajo a realizar.
• Conocer las limitaciones y condicionantes existentes.

Obra Corta Duración = Beneficios

Sea cual sea el método de planificación que escojamos para la planificación de cualquier trabajo, se han de seguir los siguientes pasos:

1. Definir las actividades de obra que serán objeto de la programación.
2. Ordenar las actividades de una manera lógica, que normalmente será el orden en el tiempo del comienzo de las distintas actividades.
3. Asignar los recursos.
4. Estimar los tiempos.
5. Calcular el plazo final en función de los tiempos estimados para cada actividad.
6. Revisar la planificación en el caso de que no se ajuste al plazo requerido.
7. Representar gráficamente.
8. Actualizar periódicamente la planificación.

El Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es un gráfico lineal, en el cual se refleja por medio de unas barras horizontales, la duración de las distintas actividades reflejadas en el mismo. Es un calendario de actividades en el que se reflejan el comienzo y el final previstos para cada actividad, pero del que se pueden obtener además los siguientes datos:

• Fechas de peticiones de materiales.
• Fechas de entrada y salida de maquinaria.
• Personal necesario en cada actividad, y trabajando al mismo tiempo en el conjunto de la obra.
• Previsión de pagos en base a los datos anteriores.

Construcción de una Red Pert

Debemos contemplar las siguientes fases:

1. Estudio y definición de todas las actividades de obra necesarias para la ejecución a estudiar.
2. Estimación de los recursos a emplear y deducción de los tiempos de ejecución resultantes de los mismos.
3. Establecer las relaciones entre las distintas actividades.
4. Construcción de la red.

La Referencia de la Obra

El primer paso en el control documental en la empresa pasa por ordenar la información generada por las obras de una determinada manera.

Se clasifican las obras asignándoles un número o código que las haga únicas y reconocibles.

Control Documental durante la Redacción de Documentos

El control documental de los documentos en papel se realiza, en muchos casos, mediante el escaneado de los mismos o su conversión a ficheros de extensión PDF. Ello, como hemos visto, no puede sustituir el archivo en papel, siempre imprescindible.

Lo habitual es trabajar todo el equipo en una misma oficina (salvo aquellos trabajos que se subcontratan) y con los ordenadores conectados en red entre ellos y a un servidor, en el que están los archivos de trabajo de todos ellos, así como las licencias de los programas. En el servidor hay un directorio con el nombre de la obra identificado por el código o número de orden de la misma.

En todo caso, no hay que confiarlo todo al servidor o a "la nube" y se deben emplear sistemas de copia de seguridad para nuestros archivos de trabajo.

Documentos a Controlar en Obra

• El contrato (los contratos): Lo firma el promotor, que puede ser público o privado, con la empresa constructora principal. Los contratos son entre la constructora y los diferentes subcontratistas y suministradores.
• El Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares: Está lleno de información relevante, como el plazo de obra, la titulación que ha de tener el equipo que el contratista se compromete a mantener en obra.
• Los Avales: Las constructoras nunca pagan directamente la cantidad de la garantía, sino que la presentan por medio de un aval bancario. El banco presta ese servicio cobrando una comisión inicial y unos intereses.
• Las Prórrogas: La ejecución de las obras puede retrasarse por múltiples motivos.
• El Proyecto: Es la base del contrato y el documento a partir del cual construir la obra. Se dispondrá de copia o copias en papel, y evidentemente, en soporte informático que probablemente obren en poder de la constructora.
• Licencia de obras: Otorga al promotor el derecho de edificar y de iniciar las obras a las que hace referencia el proyecto.
• El Plan de Seguridad y Salud: Ha de estar en obra para su uso y consulta. El documento en el que se aprueba el plan de Seguridad y Salud también es un documento importante que debe ser archivado.
• La Apertura del Centro de Trabajo: Es un trámite administrativo por el que el contratista principal comunica a la autoridad laboral el inicio de las actividades. La apertura del centro de trabajo debe realizarse antes del inicio de las obras.
• El Libro de Incidencias: En cada centro de trabajo existirá con fines de control y seguimiento del Plan de Seguridad y Salud un libro de incidencias que constará de hojas por duplicado, habilitado al efecto. El libro de incidencias deberá mantenerse siempre en la obra, estará en poder del coordinador de seguridad y salud durante la ejecución de la obra o, si no lo hubiera, en la dirección facultativa.
• El Acta de Comprobación del Replanteo: Es en definitiva un trámite que fija la fecha de inicio de la ejecución, y es un documento importante y necesario que debe ser archivado.
• El Plan de Gestión de Residuos: Identifica qué residuos se van a producir, en qué cuantía, y cómo se van a gestionar, incluyendo una valoración económica.
• El Libro de Órdenes y Asistencias: Para recoger las indicaciones y órdenes que la dirección de obra realiza al contratista se debe disponer en obra de un Libro de Órdenes y Asistencias.
• El Libro de Visitas: Debe estar obligatoriamente en obra, recoge las anotaciones que pueda realizar el Inspector de Trabajo.
• La Documentación de Control y de Calidad (y de Medio Ambiente): Se controla por el director de la ejecución de obra, que redactará un documento en el cual se recojan los resultados del control realizado, para su incorporación a la documentación final de obra.
• Los Albaranes y las Facturas de Materiales Suministrados y de Unidades Subcontratadas: Documentos a archivar por parte del administrativo de obra lo constituyen los albaranes de materiales entregados en obra. También deben ordenarse las facturas que emiten los distintos suministradores y subcontratistas.
• Las Certificaciones: Son las relaciones valoradas de la obra ejecutada por el contratista que se realizan mensualmente.
• La Liquidación de la Obra: Es la última certificación de la obra. En este documento queda reflejado el total de la obra ejecutada.
• El Certificado de Final de Obra: Es uno de los documentos que deben aportarse durante el acto de recepción de la obra, y es el que acredita que se han terminado los trabajos.
• El Acta de Recepción de la Obra: Es el acto por el cual el constructor, una vez construida ésta, hace entrega de la misma al promotor y es aceptada por éste.
• El Libro del Edificio: El promotor, finalmente, deberá entregar dicha documentación a los usuarios finales (los propietarios de las viviendas, en caso de uso vivienda).

Demoliciones

Dentro de esta fase de obra podemos contemplar dos trabajos bien diferenciados, la demolición de un elemento constructivo, a base de su fraccionamiento, y el derribo que consiste en el desmontaje de una construcción, aprovechando los materiales que la integran para su propia reconstrucción o para la realización de nuevas construcciones.

Además, podemos hablar de demoliciones o derribos parciales si queremos eliminar sólo una parte de una construcción con el objeto de reutilizarla o rehabilitarla, o de demoliciones o derribos totales si queremos eliminar por completo el edificio existente.

Trabajos Previos

• Inspección previa a la edificación a demoler.
• Redacción del proyecto de demolición.
• Anular las instalaciones existentes.
• Apeos y apuntalamientos necesarios.
• Instalación de andamios y medios de protección.

Ejecución de las Demoliciones

• Demolición por elementos: Demoler los distintos elementos constructivos, en orden contrario al de su construcción y manualmente.
• Demolición por colapso: Demoler el edificio en su totalidad de forma rápida mediante medios mecánicos, reduciéndolo a escombros no reutilizables. Se usará la bola de demolición, el impacto de maquinaria pesada, o explosiones controladas.
• Demolición mixta: Usando una mezcla de ambos tipos de demolición.

Orden de Demolición

Cubiertas inclinadas, tabiquería, muros de cerramiento, forjados, vigas y por último pilares.

Actos Preparatorios

• Inspección ocular: Situación del solar, qué hay sobre y bajo él (instalaciones), estado de medianerías, posibilidad de vallado y accesos.
• Elección del aparato elevador: Características obligatorias y aconsejables, posición y resistencia del terreno, proyecto de grúa y revisiones periódicas y libro de grúa.
• Locales de servicio: Locales auxiliares provisionales, alquilados cerca de obra o prefabricados, destinados para oficina de obra, también para vestuarios, comedores y locales sanitarios, y para acopio de material y maquinaria.