Planificació Comunicativa i Tàctica en la Negociació Eficaç

Planificació Comunicativa en la Negociació

L'objectiu és preparar les formes comunicatives per a una futura negociació, centrant-se en les competències necessàries per a la planificació comunicativa.

Objectiu i Elements Clau

• Objectiu: Preparar com direm allò que volem dir i preveure com ho pot dir l'altra part.
• Elements:
  • L'autoconeixement i el coneixement de l'altra part.
  • Obtenir informació (nombre de negociadors de l'altra part, trets de comportament de l'interlocutor, etc.).
  • Preveure la interacció comunicativa (quin estil tindran l'altra part i nosaltres, i els obstacles més probables).
  • Triar els recursos lingüístics a utilitzar (verbals i no verbals).

Comunicació Persuasiva

Tres trets destacats del que hem de procurar per a comunicar-nos de forma persuasiva:

1. Estendre ponts: Deixar les diferències de banda, mostrar empatia, generar un clima de serenor perquè l'altra part se senti legitimada i la nostra credibilitat sigui indiscutible.
2. Argumentar de forma convincent: La nostra argumentació ha de ser detallada i documentada, no basada en suposicions ni valoracions, i tenint en compte els avantatges per a ambdues parts de la solució proposada.
3. Mostrar una identitat ferma: La nostra identitat, que dona suport a les nostres propostes o plantejaments, s'ha de percebre com a algú que es troba còmode i segur amb els seus interlocutors, i que les tàctiques dels altres no disminueixen gens la seva seguretat en la comunicació.

Planificació Tàctica de la Negociació

L'objectiu d'aquesta planificació és determinar quines eines hem d'utilitzar al llarg del procés per a maximitzar la planificació estratègica (quin estil hauríem d'emprar, etc.).

Elements Principals de la Planificació Tàctica

1. Espai

On s'ha de celebrar la reunió:

• "Camp" propi:
  • Accés immediat a àrees o departaments de l'organització on trobar informació o documentació útil en la negociació.
  • Arranjar els detalls de la trobada al nostre gust (lloc concret, disposició a la taula, interrupcions, etc.).
  • Atendre altres assumptes.
  • Estalviar temps i diners en desplaçaments.
• "Camp" aliè:
  • Dedicació completa a la negociació (no subjectes a distraccions ni interrupcions).
  • Es pot amagar o retardar informació (disponible al nostre despatx).
  • Podem contactar amb una persona amb capacitat de decisió (per damunt de la part designada per a la negociació).
• "Camp" neutral:
  • Convenient en les darreres rondes d'una negociació (qualsevol imprevist -manca de dades- permet ajornar la sessió).

Preparació de l'espai:

• Predisposar l'altra part.
• Disposició del mobiliari i de les parts negociadores.
• Organitzar les pauses.
• Facilitar l'accés a comunicacions, materials audiovisuals, sales addicionals, reserves (allotjament, transport, etc.).

2. Temps

A) Segons el tipus de negociació:

• Negociació de desenllaç ràpid.
• Negociació de dies o mesos.

B) Pauses:

• Per comentar amb l'equip.
• Per agafar forces (cafè i dolços). Durada recomanada: mitja hora.

3. Organització

A) Objectiu: Les parts fixen les regles de la negociació.

B) Tipus de regles:

• Establir pactes (confidencialitat, exclusivitat, etc.).
• Regles de procediment (ordre d'intervenció dels negociadors, moments per a formular preguntes, mètodes per a documentar la negociació, etc.).
• Agenda o ordre del dia: es fixa què es farà en cada moment (ordre en què s'aborden els temes, etc.). Pot fer-se per les parts, alternativament, amb consulta a l'altra part.
• Equip de negociació (nombre de persones).
• Identificació de l'autoritat pròpia i de l'altra part: capacitat de cada negociador de vincular-se amb l'acord. Conèixer els límits: econòmics, de tancament, societaris o empresarials, i imperatius o legals.