Paraula llana
Enviado por Chuletator online y clasificado en Informática y Telecomunicaciones
Escrito el en 
catalán con un tamaño de 11,99 KB
Concepte d’arxiu.
Un arxiu, són un conjunt de documentació ordenats, independentment del suport en que estiguin (paper, digital, etc).
Tipus d’arxiu.
HI han tres tipus d’arxiu:
Actiu: S’hi desen documents que es consulten sovint
Semiactiu: Recull documentació que ja no té vigència però que no es destruirá de seguida
Inactiu: Es fa servir per desar els documents que encara que no siguin vigents, tienen un valor historic o documental.
Concepte de sistema d’arxivament.
Un sistema d’arxivament, és un criteri per a ordenar la documentació
Regles d’ordenació alfabètica de les persones físiques.
Existeixen quatre regles en terme d’ordenacions:
El primer cognom es la clau o paraula ordenadora:
Els cognoms que tinguin la mateixa lletra inicial els hem d’ordenar segons la resta de la paraula
Si dues persones coincideixen en el primer cognom, les haurem d’ordenar segons el segon cognom, si també es el mateix, segons el nom.
Si es tracta d’un cognom compost separat per un guió, l’hem de fer com si fos una única paraula
Quan el cognom va procedit d’un article o una preposició, podem optar per considerar-lo com a una part de cognom o tenir en compte la lletra inicial del cognom.
Regles d’ordenació alfabetica d’empreses o institucions.
Hi han varies regles pel que fa a la ordenació alfabètica d’empreses:
Quan la denominació social inclou un nom propi, hem de seguir el mateix criteri que per a les persones físiques
Si el nom o raó social té paraula genèrica, no l’hem de tenir en compte en la classificació
Si el nom comercial es una sigla, la regla general es classificada pel nom complet
Avantatges i desavantatges de l’ordenació alfabètica.
Avantatges:
No requereix aprenentatge especial
S’adapta a tota mena de documents
És obert, podem intercalar documents nous
No presenta subdivisions
Pot ser dins una altra classificació
Desavantatges:
S’ha de determinar la paraula ordenadora
Els criteris per designar-la son consells, cada empresa ha d'establir les seves regles
En cas de rebre un document s’ha de deixar un senyal a l’arxiu
En que consisteix l’ordenació numèrica? Avantatges i desavantatges.
Consisteix a assignar un número a cada document. L’ordre pot ser ascendent o descendent. També es pot fer servir un sistema alfanumeric, combinant números i lletres.
Característiques de l'ordenació cronològica.
L’element clau per fer la classificació es la data del document. Se sol fer servir en combinació amb altres sistemes.
Ordenació cronològica. Avantatges i desavantatges.
Avantatges:
Mètode senzill
Es pot intercalar
No cal índexs ni fitxers addicionals
Inconvenients:
Imprescindible saber la data del document
Cal senyal
Característiques de l'ordenació geografica
Els documents s’ordenen d’acord amb llocs (domicili, lloc emissió,destinació, etc)
Sistema compost i dins les classificacions cal seguir el sistema alfabètic
Característiques de l'ordenació telematica.
Consisteix a agrupar la documentació segons el tema a què es refereix. Després, cadascun dels grups que hagin creat s’ha d'ordenar seguint un altres criteris d’ordenació.
Avantatges/Desavantatges de l’ordenació telemàtica.
Avantatges:
Fàcil de trobar
Permet intercalar documents
Inconvenients:
Determinar els temes o matèries
Un document pot repetir-se a més de dues matèries
Característiques del suport en paper. Desavantatges.
És el més comú i històric. Podem arxivar la documentació en paper en carpetes penjants, arxius d’anelles (A-Z), arxius permanents (capses de cartró apilables), etc.
Triar el tipus depèn de l'ús que vulguem fer: Consulta sovint, emmagatzematge
Avantatges:
No n'hi ha
Desavantatges:
El paper es fa malbé (humitat, temperatures, és inflamable, etc)
Ocupa molt espai
No respecta el medi ambient
Avantatges dels suports electronics.
Estalvien despeses de papereria
Faciliten els processos d’auditoria
Donen més seguretat en el resguard de documents
No hi ha tanta probabilitat de falsificació
Fan més àgil trobar informació
Eliminen espais per emmagatzemar documents
Processos administratius són més ràpids i eficients
Són reutilitzables
Enumera els suports electronics.
Cinta magnètica
Disc dur
CD-ROM
Blu-Ray
Núvol
Digitalització
Pen-Drive
Defineix cinta magnética i núvol.
Cinta magnetica:
Emmagatzema informació en pistes sobre una banda plàstica amb un material magnetic. Poden enregistrar informació analògica o digital.
Núvol:
La informació s’emmagatzema en una plataforma en xarxa a la qual podem entrar des de tot arreu a tota hora. El nivell de seguretat és molt gran.
Diferència entre Blu-Ray i CD-ROM/DVD.
Blu-Ray:
Els CD-ROM i DVD fan servir laser vermell, el Blu-Ray fa servir el blau. Permet enregistrar fins a 25 GB. Mateixes prestacions que el CD-ROM/DVD amb més qualitat.
CD-ROM:
Molta fiabilitat. Permet conservar documents de text, d'àudio o d’imatge. Els CD-ROM enregistrables donen la possibilitat de ser reutilitzat.
DVD
: Igual que el CD-ROM, amb més capacitat, amb les mateixes prestacions
.
Els dos són molt fiables
Concepte de digitalització.