Organizaciones: Características, Objetivos y Comunicación

Organizaciones

Definición

Según varios autores: Una organización se define como un sistema social compuesto por individuos o grupos que, utilizando recursos, desarrollan un sistema de actividades interrelacionadas y coordinadas para lograr un objetivo común dentro de un contexto con el que establecen una influencia recíproca. Peter Drucker define a la organización como un grupo humano compuesto por especialistas que trabajan juntos en una tarea común. A diferencia de las sociedades, comunidades o familias, una organización está diseñada a propósito y no se basa en la naturalidad psicológica del hombre ni en su necesidad biológica. No obstante, como creación humana, está pensada para que dure, tal vez no eternamente, pero sí durante un período considerable.

Concepto

En la actividad económica y social intervienen hoy diversas entidades creadas para satisfacer necesidades humanas. Estas son las organizaciones. Son sistemas sociales integrados por grupos de personas que se relacionan entre sí, disponiendo de recursos y desarrollando actividades para alcanzar objetivos. La organización debe planificar su actividad y disponer de recursos que le permitan alcanzar sus objetivos con la mayor eficiencia posible. Necesitan contar con recursos humanos y materiales, y constituyen el objeto de estudio de la ciencia de la administración. Existen distintos tipos de organizaciones según el objetivo que persiguen y las actividades que realizan.

Características

• Dan trabajo y generan empleo.
• Crean y satisfacen necesidades.
• Crean y elaboran productos o servicios.
• Producen y transmiten tecnología.
• Crean, transmiten y reciben manifestaciones de la cultura.
• Distribuyen y redistribuyen recursos.
• Generan, poseen y transmiten poder.
• Son medios para crear, conservar, transmitir y modificar el conocimiento.
• Son indicadores de la sociedad actual.
• Crean símbolos, imagen y prestigio.
• Posibilitan alcanzar objetivos generales y particulares.
• Permiten las vinculaciones entre individuos y grupos, que interactúan constantemente entre sí.
• Son espacios de desarrollo personal y profesional.

Según su estructura:

• Formal: Tiene una estructura en la cual cada individuo tiene un rol específico.
• Informal: Es espontánea, nadie tiene un rol definido.

Según los fines que persiguen:

• Sin fines de lucro: Culturales, religiosas, asistenciales, deportivas y de beneficencia.
• Con fines de lucro: Comerciales, financieras, industriales y de servicios.

Recursos de la Organización

Recursos Humanos

Son las personas que forman parte de manera permanente o transitoria de la organización, por ejemplo: dueños, accionistas, empleados.

Recursos Materiales

Son los medios necesarios para ser utilizados en los procesos de producción de bienes o servicios de la organización. Por ejemplo: materia prima, maquinarias y herramientas, inmuebles, instalaciones, rodados, dinero propio o ajeno.

Recursos Naturales y Energéticos

Son recursos de los que, por lo general, la organización no es propietaria, pero debe disponer a cambio de un precio para desarrollar sus actividades.

Ideas, Conocimiento e Información

Recursos originados por el intelecto del hombre y el avance científico y tecnológico, clave para el desarrollo y evolución de las organizaciones. Permiten la reducción de la incertidumbre, por lo que posibilitan la toma de decisiones.

Recursos Tecnológicos

La tecnología convierte el comportamiento espontáneo e irreflexivo en comportamiento deliberado y racionalizado. Por ejemplo: métodos, técnicas, procedimientos.

Nombre, Prestigio, Símbolos y Marcas

No constituyen elementos tangibles, pero tienen un valor que puede medirse en términos económicos.

Objetivos de las Organizaciones

Son muy variados y dependen del tipo de organización. Una organización deportiva puede fijar objetivos tales como:

• Organizar campeonatos intercolegiales.
• Brindar facilidades a las familias para realizar deportes.

Comunicación en las Organizaciones

La comunicación es esencial para el funcionamiento de las organizaciones; es el medio por el cual se relacionan sus integrantes, facilitando el logro de objetivos.

A través de un proceso de comunicación es posible:

• Dar a conocer las políticas organizacionales.
• Divulgar las metas y los objetivos previstos.
• Analizar y establecer acciones para alcanzarlas.
• Organizar los recursos humanos.
• Proponer criterios para la evaluación personal.
• Crear un clima laboral adecuado para que las personas puedan desempeñarse con eficiencia.

Medios Convencionales de Comunicación

• Comunicación verbal: Es una de las formas de transmisión de información a un receptor a través de la palabra hablada. Esta forma ofrece la posibilidad de conocer la respuesta en forma inmediata.
• Comunicación escrita: Utiliza diversos soportes y formas de transmisión: cartas, notas internas, etc.
• Comunicación gestual: Se evidencia a través de expresiones del rostro o movimientos de las manos que generalmente acompañan la transmisión de un mensaje en la comunicación personal.

Flujos de Comunicación

• Comunicación descendente: Los niveles jerárquicos superiores utilizan esta vía de comunicación para impartir órdenes, disposiciones o instrucciones a los niveles intermedios y para concretar, a través de las mismas, las decisiones relacionadas con las políticas de la organización.
• Comunicación ascendente: La comunicación en sentido ascendente se inicia en los niveles inferiores de la organización. Los destinatarios pueden, a través de ella, evaluar el resultado de la delegación de la responsabilidad, así como también advertir posibles deficiencias en el desempeño de los niveles subordinados.
• Comunicación lateral: El sentido de la comunicación se da entre áreas o departamentos del mismo o distinto nivel jerárquico. En el primer supuesto hablamos de comunicación horizontal y en el segundo de comunicación diagonal.

Barreras en la Comunicación

La factibilidad de alcanzar metas y objetivos de la organización está supeditada a la existencia de una comunicación efectiva entre sus áreas y niveles. Si bien es importante mejorar constantemente los sistemas de comunicación internos, muchas veces surgen barreras y dificultades que los entorpecen y los hacen poco operativos. Siguiendo a Koontz y Weihrich, podemos destacar, entre las más importantes, las siguientes barreras y defectos en la comunicación:

• Escucha defectuosa.
• Recelos en la comunicación.
• Exceso de información.
• Percepción selectiva.
• Actitud predeterminada.
• Mala selección del momento para establecer la comunicación.

Estrategias

Los cursos de acción constituyen estrategias o planes por medio de los cuales se trata de asegurar una óptima toma de decisiones acerca de las formas, rumbos o cambios que la organización debe seguir para lograr sus propósitos, incluyendo los pasos para enfrentar situaciones sobre las que no se puede ejercer control.