Organización de la Información: Tesauros, Documentos de Prensa y Clasificación Decimal Universal

1. Tesauros

Un tesauro es la herramienta más perfeccionada del lenguaje combinatorio para organizar el vocabulario en un ámbito científico específico. Se trata de un vocabulario especializado donde las palabras se relacionan semántica y sintácticamente. El resultado es una lista de autoridad con descriptores y no-descriptores. Estos últimos, aunque no se utilizan para la indización, ayudan a encontrar el descriptor correcto mediante relaciones de sinonimia. Los tesauros siguen reglas terminológicas propias y se conectan entre sí por relaciones semánticas (jerárquicas, asociativas o de equivalencia). Su función es traducir la información expresada en lenguaje natural a un lenguaje artificial sin ambigüedad, eliminando la sinonimia y dando coherencia a la indización. En definitiva, facilitan la recuperación de información, la comprensión y la interpretación de conceptos durante la búsqueda.

2. El Documento de Prensa en el Análisis Documental

Un documento de prensa es la información que, a través de cualquier medio (prensa escrita, radio o televisión), da testimonio de hechos, acontecimientos o comentarios y opiniones sobre ellos. Este tipo de información tiene un carácter divulgativo y se dirige a un público amplio (mass media). Por ello, utiliza un lenguaje correcto pero coloquial para asegurar su fácil comprensión.

Los documentos de prensa se analizan por su importancia para los medios que los producen y para estudios externos. Los medios de comunicación necesitan acceder rápidamente a la información (textos, datos, fotografías, etc.) que han producido o que otros han generado. Además, estos documentos sirven como fuente para investigaciones históricas, sociales y de otros tipos, aunque no se consideren documentos científicos en sí mismos.

El tratamiento de estos documentos ha dado lugar a la documentación de prensa o periodística, estudiada por diversos teóricos de la Documentación. Dentro de este campo, las técnicas de análisis de imagen han cobrado gran importancia debido al carácter audiovisual de los medios de comunicación, incluyendo la prensa escrita.

3. Organización de Colecciones en Bibliotecas

La organización de colecciones en bibliotecas comienza con la gestión del espacio, la ordenación de los fondos y su puesta a disposición de los usuarios. El enfoque actual prioriza el libre acceso, donde los usuarios pueden acceder directamente a las estanterías en la sala de consulta sin necesidad de trámites. Los documentos se ordenan por materias, luego por autores y finalmente por títulos. Esto es posible gracias al uso de la Clasificación Decimal Universal (CDU) para las signaturas topográficas, que indican la ubicación exacta del libro. Las notaciones numéricas de la CDU representan las materias y sus subdivisiones, lo que permite agrupar físicamente las obras por temas, de lo general a lo particular. Dentro de cada materia, los autores se ordenan alfabéticamente por apellido, y sus obras se ordenan alfabéticamente por título. Este esquema materia-autor-obra facilita la intercalación de nuevas obras, ya que no se utilizan números consecutivos, sino los asignados por la CDU a cada materia. Para los usuarios, este sistema permite encontrar libros por materia y descubrir obras que desconocían.

4. La Clasificación Decimal Universal (CDU)

La CDU es un sistema de clasificación decimal, universal y jerárquico. Es decimal porque agrupa las materias en diez grandes grupos (del 0 al 9) que se subdividen según sea necesario. Es universal porque busca abarcar todo el conocimiento humano, aunque requiere actualizaciones constantes. Es jerárquica o sistemática porque presenta las materias ordenadas de lo general a lo particular.

La notación de la CDU se utiliza como signatura topográfica en bibliotecas de libre acceso, permitiendo ordenar los libros por materias y facilitando la intercalación de nuevos fondos. Sin embargo, al igual que otros sistemas de clasificación, la CDU presenta la desventaja de ser poco flexible para representar conceptos debido a su estructura rígida. Resulta útil para la descripción general de contenidos, pero no para el análisis profundo de la información ni para adaptarse a la evolución de las ciencias.