Organización Formal e Informal en la Empresa: Estructuras y Organigramas

Organización Formal e Informal

La organización formal es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. En ella están definidas las actividades de las personas, las unidades o departamentos, la autoridad de los responsables, así como las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros y unidades de la organización. Los miembros de cualquier grupo humano van desarrollando sus propias relaciones informales, que van formando la organización informal de la empresa. La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia, no depende de la dirección por lo que no es oficial. Como consecuencia, se crean normas de grupo, se asumen los roles y se crean canales informales de comunicación. Por estos canales circula información de todo tipo y circula más rápido que por la vía formal. Se genera la formación de líderes informales que ejercen su autoridad de hecho en cuanto que consiguen el reconocimiento del grupo y su influencia sobre el mismo. La organización real de la empresa tiene dos caras: la organización informal puede ser fuente de aprendizaje para la formal.

Organigramas: Representación Gráfica de la Estructura Organizativa

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas. Sus funciones son:

• Informar a los distintos miembros de la empresa sobre su posición y sus relaciones de dependencia.
• Ser útil como carta de presentación ante el exterior.

Requisitos: exactitud, actualización, claridad y sencillez.

Tipos de Relaciones

Desde el punto de vista de la jerarquía, existen dos tipos de relaciones:

• Lineales o jerárquicas
• De staff o de asesoramiento

En el organigrama las relaciones jerárquicas se representan con una línea continua y las de asesoramiento con una discontinua.

Clases de Organigramas

1. Por finalidad (informativos y analíticos)
2. Por la extensión (generales y parciales o departamentales)
3. Por el contenido (estructurales, funcionales y de personal)
4. Por la forma (verticales, concéntricos o radiales y horizontales)

Estructuras Organizativas

La estructura organizativa está constituida por los puestos de trabajo, los departamentos, niveles de autoridad y jerarquía y los canales de comunicación. Sus formas burocráticas son:

1. Estructura Lineal

   Ventajas: claridad en la definición de áreas de autoridad y responsabilidad, y que la comunicación y las órdenes son directas.

   Inconvenientes: cada directivo es responsable de una gran variedad de actividades, comunicaciones lentas y excesiva dependencia de los subordinados con respecto a sus superiores.

2. Estructura Funcional

   Responde a la necesidad de contar con especialistas en los niveles de jerarquía, los subordinados reciben órdenes de varios jefes.

   Ventajas: cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad.

   Inconvenientes: cada trabajador tiene más de un jefe.

3. Estructura Lineal-Funcional o Línea y Staff

   Surge para superar los inconvenientes de las dos estructuras anteriores, combinando las relaciones de autoridad directa con relaciones de consulta y asesoramiento de los técnicos especialistas.

   Ventajas: se mantiene la unidad de mando y permiten el uso de especialistas que asesoran departamentos.

   Inconvenientes: decisiones más lentas y el personal staff incrementa los costes.

4. Estructura en Comité

   Supone que las decisiones y las responsabilidades son compartidas por un comité de personas.

   Ventajas: toma de decisiones desde todas las perspectivas y favorece la coordinación.

   Inconvenientes: lentitud en la toma de decisiones.

5. Estructura Matricial

   Combina la departamentalización por funciones y proyectos. En estos proyectos se integran personas expertas en diferentes áreas que son necesarias para el desarrollo del proyecto.

6. Estructura Multidivisional

   Supone la creación de unidades organizativas que funcionan de manera autónoma y coordinadas por la dirección general.

7. Nuevos Modelos Organizativos: Modelo en Trébol

   Subcontratación de actividades y contratación temporal.