Organización de Eventos: Tipos, Fases, Costos y Cronograma Detallado

Diferencia entre Congresos, Conferencias, Convenciones y Ferias

• Congresos:

  • Reunión de gran escala con participantes de una disciplina o sector.
  • Incluyen ponencias, paneles y actividades paralelas.
  • Generalmente tienen un objetivo académico, científico o profesional.

• Conferencias:

  • Reunión de menor escala enfocada en un tema específico.
  • Normalmente con uno o pocos oradores que presentan sus ideas o conocimientos.

• Convenciones:

  • Encuentro de personas con intereses o afiliaciones comunes (ejemplo: convenciones de empresas, asociaciones, fans de una temática).
  • Pueden incluir presentaciones, talleres y actividades sociales.

• Ferias:

  • Evento comercial donde empresas o marcas exponen productos o servicios.
  • Dirigido tanto a profesionales como al público general.
  • Ejemplo: ferias del libro, ferias gastronómicas, ferias industriales.

Con estas clasificaciones, podrías pedir a los participantes que piensen en un evento específico y lo analicen según estas categorías. ¿Te parece útil o necesitas adaptarlo más?

Fases de Organización de un Evento

1. Reunión Inicial
2. Investigación y Diagnóstico
3. Planificación
4. Ejecución
5. Control
6. Evaluación

Cómo Armar un Cronograma para un Evento

1. Definir las Actividades Clave
2. Establecer el Orden Lógico de las Tareas
3. Asignar Tiempos Realistas
4. Designar Responsables
5. Incorporar Espacios de Flexibilidad
6. Utilizar Herramientas Digitales

Ejemplo Básico de Cronograma para un Congreso

Consideraciones Finales

• Recesos para café: 20’
• Montaje de stands: días adicionales
• Actividades sociales: en horarios que no interfieran (ejemplo: cena)
• Evaluación post-evento: tiempo para recopilar feedback y desmontar infraestructura

Formas de Financiamiento de un Evento

Fuentes Comunes

1. Patrocinadores (Sponsors)
2. Entradas
3. Subsidios Públicos
4. Ventas de Productos
5. Aportaciones Propias
6. Donaciones

Metodología y Construcción de la Agenda

1. Definición de parámetros iniciales
2. Planificación de actividades protocolares
3. Organización de actividades sociales y de networking
4. Diseño estructurado de la agenda
5. Incorporación de actividades complementarias
6. Planificación logística

Estudio de Costos

Definición

...

Clasificación de Costos

1. Costos Fijos
2. Costos Variables

Factores Clave

1. Infraestructura
2. Logística
3. Audiovisuales
4. Marketing

Elaboración del Presupuesto

...

Tipos de Montajes para Eventos

1. Formato Escuela
2. Formato Cóctel
3. Formato Auditorio
4. Formato Banquete
5. Formato en “U”
6. Formato Imperial

Tipos de Eventos

Clasificación de los Tipos de Eventos

• Por el Tipo de Invitados

  • Internos
  • Externos

• Por su Tamaño

  • Pequeños
  • Medianos
  • Grandes
  • Megaeventos

• Por el Lugar de Desarrollo

  • Indoor
  • Outdoor

• Por su Periodicidad

  • Anuales
  • Bianuales
  • Cada 4 años

• Por su Tipo

  • Sociales
  • Masivos
  • Culturales
  • Musicales
  • Deportivos
  • Empresariales
  • Ferias y Exposiciones
  • Científicos
  • Religiosos

• Por su Alcance

  • Nacional
  • Regional
  • Mundial