Organización de Eventos Corporativos: Planificación y Recursos

Asambleas

Se utiliza cuando en un grupo de personas hay que tomar decisiones, formular una resolución o elegir cargos. En las asociaciones, la asamblea se reúne con todos los miembros convocados para tratar un tema de interés colectivo y llegar a una toma democrática de decisiones. En una asamblea deliberante, el presidente vela por la buena marcha de la reunión, concede la palabra y determina si las cosas se salen o no del orden del día, por lo que será necesario que conozca los procedimientos y reglamentos de la asociación.

Conferencia

Exposición oral de una o varias personas acerca de un tema, que puede ser seguida de un coloquio. El objetivo fundamental es proporcionar información o transmitir conocimientos a muchas personas en poco tiempo.

Jornada

Conjunto de reuniones de estudio y trabajo en la que participa un número grande de personas (+60) a la que reúne una problemática común. Su objetivo es impartir conocimientos, identificar y analizar problemas, estudiar soluciones. Suele durar uno o varios días, por lo que la manera ideal es realizarla mediante un régimen de internado a pensión completa.

Congreso

Reunión en la que participan muchas personas (+100). Se desarrolla en torno a una idea, tema, problema o cuestión especificados. Se caracteriza por la diferente procedencia de las personas que lo integran. Su objetivo gira en torno a la resolución de problemas, adopción de acuerdos e intercambio de información. Se debe contar con una sala grande con espacio de tránsito amplio que pueda permitir exposiciones, muestras.

Simposio

Exposición oral por parte de varios expertos de diferentes aspectos de un mismo tema o problema. Su objetivo es el de proporcionar información actualizada y ordenada sobre las diferentes partes que integran un problema. La duración de las intervenciones puede oscilar entre 10/20 minutos.

Organización y Planificación de los Eventos Informativos

Fijar lugar y fecha del evento

• Escoger conferenciante y ponente.
• Responsables de los trabajos de organización y conducción del evento.
• A quién se le dará la invitación.
• Determinar los gastos de organización y analizar la posibilidad de obtener financiación.
• Determinar el horario del evento.
• Elaboración del programa de desarrollo del evento.

Eventos Promocionales

Ferias y Exposiciones

Evento protagonizado por empresas o por asociaciones comerciales como medio publicitario o con el objetivo de conseguir un incremento de ventas. Tipos:

• Permanente: Se instala en la propia sede del empresario, que le permite una constante adaptación a la demanda de los clientes.
• Temporal: Permiten a las empresas exhibir sus realizaciones con ocasión de algún acontecimiento.

Organización y Planificación

Para preparar adecuadamente el stand, se deben considerar las siguientes reglas generales:

• Visitar y determinar el lugar de la exposición y la estación del año en que se va a celebrar.
• Entrar en contacto con los organizadores para conocer todos los detalles relacionados con el funcionamiento.
• Responder a los diversos cuestionarios de los organizadores e inscribirse en los catálogos de la exposición.
• Contactar con las distintas áreas de contratación necesarias para preparar el stand.
• Preparar un listado de materiales para la exposición.
• Contactar con los transportistas.
• Diseñar el plan de marketing.
• Vigilar el montaje e instalaciones técnicas en el stand y proceder a decorarlo.
• Diseñar calendario de actos de Relaciones Públicas.

Inauguraciones y Aniversarios

La inauguración es la apertura de una nueva sede, filial, delegación, fábrica...

El aniversario es un acto convocado para resaltar los éxitos logrados y fomentar las relaciones internas.

Objetivos

• Reafirmar el nombre de la empresa en el entorno que le rodea.
• Establecer un contacto personal entre el público y el factor humano de la empresa.
• Combatir las opiniones erróneas respecto a la empresa.
• Demostrar que los empleados son importantes en la empresa.

Organización y Planificación

Se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

• Elección de la fecha del evento. Conviene evitar los días festivos y otras celebraciones locales.
• Elección de los invitados. A tener en cuenta:
  • Empleados con familiares
  • Accionistas
  • Competidores
  • Cargos públicos
  • Jubilados de la empresa
  • Directivos de asociaciones
  • Medios de comunicación
• Elaborar y mandar las invitaciones:
  • Al personal, mediante carta o comunicado interno
  • A personalidades, mediante carta o tarjetón especial
  • Especiales, mediante notas de prensa, anuncios y publicidad.
• Contratar los medios de transporte. En caso necesario autobús, montando la señalización de acceso a las instalaciones y al aparcamiento.
• Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario o inauguración.
• Otros detalles:
  • Acondicionar las salas
  • Preparar los regalos y recuerdos
  • Adoptar las medidas de seguridad necesarias

Visitas a Fábricas o Empresas

Tienen como finalidad fomentar los lazos de unión entre empresas u organismos del mismo sector. De este modo, podrán intercambiar experiencias o información y plantear las bases de una posible colaboración futura.

Organización y Planificación

Elaborar un “plan de visita preestablecido”. Puntos a tener en cuenta:

• Conocer los departamentos, áreas o zonas de la empresa que se van a visitar.
• Los grupos de visita no deberán superar un máximo de 10 personas.
• No es recomendable que la visita dure más de una hora.
• Después de la visita puede ofrecerse un pequeño refrigerio.

Eventos Varios

Comunicación con la Prensa

Información que pudiera ser de interés para la opinión pública susceptible de ser recogida, elaborada y difundida por un medio de comunicación.

Dicha noticia podrá recogerse por medio de:

• Rueda de prensa: entrevista en la que un personaje de actualidad se somete a las preguntas de varios periodistas, con el objeto de dar a conocer un hecho relevante.
• Conferencia de prensa: conjunto de periodistas especializados reunidos con un personaje, el cual realiza una exposición del tema, sometiéndose a las preguntas de los periodistas sobre lo expuesto.

Organización y Planificación

Será necesario:

• Elegir la fecha precisa (día y hora).
• Escoger el local adecuado. Que no sea demasiado grande.
• Elaborar un listado de los medios de comunicación y de los posibles asistentes y enviar un fax al director del medio y al periodista.
• El día de la rueda o conferencia de prensa:
  • Preparar la mesa presidencial con carteles identificadores de los componentes.
  • Si va a asistir prensa gráfica, cuidar el fondo de la mesa presidencial.
  • Ofrecer bebida apropiada a la hora y algo de picar.
  • Verificar el buen funcionamiento de los micrófonos.
  • Se entregará a los periodistas asistentes un dossier que contenga la temática.

Comidas de Empresa

Pueden responder a dos circunstancias:

• Comidas de trabajo: Se conciertan a causa del moderno e irracional ritmo de trabajo. De ahí se deriva la necesidad de concertar reuniones que deben celebrarse en horarios propios de la vida privada.
• Otras comidas: comidas y cenas, recepciones, cócteles, brindis. Aspectos:
  • Visitar el lugar en el que vamos a celebrar el evento y elegir la fecha.
  • Envío de invitaciones. Una lista de las personas que se quiere invitar y otra con los invitados de repuesto.
  • Colocar adecuadamente a los comensales. Para ello habrá que tener en cuenta las reglas de protocolo aplicables.

Recursos en los Eventos Corporativos

Recursos Técnicos

• El retroproyector: Medio técnico de fácil utilización. Necesita de un conjunto de transparencias para proyectar. Par su uso:
• Tener las transparencias preparadas.
• Es conveniente tener bombillas de repuesto.
• La proyección puede verse con luz en el local.
• Prever la presencia de un enchufe.
• El proyector de diapositivas: Para presentar imágenes fotografiadas. (En desuso)
• Tener colocadas las diapositivas antes del comienzo del evento.
• Pantalla blanca para proyectar
• Dejar a oscuras el lugar del encuentro.
• Comprobar antes del evento que el proyector funciona, que está completo y que no tiene fundida la bombilla.
• El video: Es ideal para reuniones con poca gente. Requiere poca luz en la sala, con lo que pueden plantearse dificultades para la toma de notas a los asistentes.
• El rotafolio: Portafolios que se sujeta sobre un caballete. Para eventos que reúnen a pocas personas. (En desuso)
• La pizarra: En la actualidad se utilizan las digitales que permiten pasar una presentación digitalizada y realizar anotaciones.
• Cinta magnetofónica: Permite reproducir sonidos. En ocasiones se utiliza con un retroproyector. (En desuso)

1. Recursos económicos

Para la preparación de un evento se precisa realizar una estimación real de los medios que se necesitan y de las posibilidades económicas que se encuentran disponibles para su organización.

Algunos eventos pueden sufragarse con las cuotas de inscripción que pagan los mismos participantes.

Los organizadores deberán llevar un control exhaustivo de los gastos y de los ingresos.

1. Otros recursos

• Unas simples fotocopias
• Un conjunto de recursos humanos para su preparación.
• Elegir el local adecuado con los espacios necesarios para cada tipo de reunión.

1. LA DOCUMENTACIÓN EN LOS EVENTOS

1. La convocatoria del evento

• El saluda: Es un documento externo de la empresa con el que se comunica alguna información breve. Características:
• Transmite una información breve.
• Se suele redactar en tercera persona.
• Es un documento muy formal.
• Se escribe en papel tamaño cuartilla.
• No se firma.

Está formado por 3 partes:

• El encabezamiento, que recoge el cargo de la persona que lo envía.
• El cuerpo del escrito, que se sitúa tras la palabra saluda y que contiene el nombre de la persona a quién se dirige y la información que se quiere transmitir.
• El cierre, que comprende una frase de cortesía usada para la despedida, el nombre de quien lo envía y la fecha del escrito.

• El programa: Es un documento que se utiliza para convocar a un evento de cierta duración o con un temario muy apretado. Ha de contener la siguiente información:
• El tema
• Los ponentes para cada tema
• Los organizadores
• El lugar de su celebración
• La fecha de comienzo y de finalización
• El horario
• Las condiciones para la inscripción
• El plazo de inscripción
• El teléfono para la inscripción
• La cuota

Los eventos que se convocan mediante programa necesitan prepararse con bastante tiempo de antelación.

• La credencial: Su finalidad consiste en acreditar a un sujeto como participante de un acto. Por un lado, identifica a la entidad organizadora de un acto o evento, y por otro, a la persona que participa.

1. El informe de un evento

Es un documento que recoge las conclusiones a las que llega una persona o un grupo de ellas. Características:

• Es un documento formal
• Suele utilizarse un lenguaje técnico
• Puede completarse con documentación adjunta
• Los datos que se aporten no deben ser erróneos.

Partes:

• El título
• Una introducción sobre el tema
• Antecedentes sobre los hechos tratados
• Datos técnicos sobre el objeto de estudio
• Las conclusiones
• El dictamen o decisión

1. La certificación del evento

Acredita la presencia de una persona en un acto, las horas de duración del mismo y si se trata de cursos, el aprovechamiento o no que realiza la persona que participa.

1. LA IMAGEN Y LA EMPRESA

Una buena imagen nos da confianza en nosotros mismos y puede aumentar nuestra asertividad y autoestima. Elementos:

• Una higiene corporal extremadamente cuidada, pero sin resultar muy llamativa o extravagante.
• Una vestimenta adecuada a cada persona y circunstancia, que sea cómoda y joyería o bisutería que no sea excesiva.
• Un comportamiento adecuado, amable y correcto. Mostrar atención a lo que se está tratando e interés por las personas con quienes se está.