Organización y Estructura de Archivos: Fondos, Secciones y Series Documentales

Organización y Estructura de Archivos: Fondos, Secciones y Series Documentales

Las agrupaciones naturales son aquellas que se forman de manera orgánica a partir de la actividad generada por una institución. En cambio, las agrupaciones artificiales son aquellas que se forman por interés del archivero.

Fondo Documental

La idea de fondo documental siempre está unida a la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona. El fondo se identifica con el término "archivo". Cada institución tiene su fondo, pero también puede darse el caso de que una institución albergue más de un fondo de archivo. Por ejemplo, la Universidad Pablo de Olavide tiene cuatro fondos documentales: el archivo propio de la universidad, el de Sevillana de Electricidad, el de la Orquesta Filarmónica de Andalucía y la donación del archivo personal del exprofesor José de Valverde.

La documentación de un archivo puede estar completa o incompleta, esto último debido a la pérdida o destrucción de la documentación, pero siempre representando una unidad. Los límites cronológicos del fondo suelen coincidir con los límites cronológicos de la institución que los produce y recibe. En otros casos, como los archivos judiciales, se pueden presentar como prueba.

De cada fondo se deberá elaborar su correspondiente cuadro de clasificación de fondo, en el que quedará reflejado el organigrama de la institución a efectos de la descripción documental. Utilizaremos fundamentalmente la guía y el inventario.

Secciones

Cada fondo se compone de una serie de secciones que se identifican con la producción documental de una unidad o división administrativa (orgánica) que se identifica con sus funciones (funcional) y, en otros casos, que se identifica con el órgano y la función (orgánico-funcionales).

Vamos a distinguir entre secciones de fondo y secciones históricas de archivo.

Secciones de Fondo

Las secciones de fondo son aquellas cuya producción documental ha crecido de forma significativa hasta el punto de requerir un tratamiento como si de un fondo se tratara. Esta definición se le atribuye a Pedro Gómez López, quien señala que estas, a su vez, se dividen en una serie de secciones.

Secciones Históricas

Las secciones históricas se formaron en numerosos archivos con anterioridad a la década de los años 80, y en ellas simplemente se recoge la documentación de tipo histórico, obviando aquella de tipo administrativo. En el caso de Hispanoamérica, el fondo se suele dividir en dos secciones en función de un hecho histórico; así, nos encontramos con una sección colonial y una sección republicana después de la independencia.

Series

Las series son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o una función común. La serie suele corresponder a una misma tipología documental y ofrece una gran similitud. La serie, por tanto, representa continuidad en el tiempo y repetición en los tipos o en la información. Por esencia, la serie no puede estar constituida por un solo documento.

Unidad Archivística

El documento simple es aquel, como el trámite de cancillería, que con un solo documento resuelve un asunto. El expediente es el conjunto ordenado de actuaciones que sirven de fundamento a la resolución administrativa. Estos constan de varias fases: una fase de iniciación, que puede ser de oficio (abierto por autoridad) o de parte (abierto por cualquiera), la ordenación, la instrucción y la resolución.

Agrupaciones Artificiales

Se distinguen:

Colecciones Documentales

La primera procede por donaciones o compra de fondo. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional, sino a la voluntad de su poseedor. Suelen ser documentos cuya unión o relación entre ellos viene determinada o bien por el asunto, o bien por el coleccionista o el autor de la colección. En ella es difícil encontrar el carácter seriado, por eso se describen pieza a pieza. En una buena parte son fotografías, grabados.

Secciones Facticias

Son agrupaciones realizadas voluntariamente en los archivos por parte de los archiveros. Suelen responder a motivos de conservación o instalación determinada. También nos lo podemos encontrar por razones subjetivas de los archivos para destacar un tema predeterminado. Ejemplo: secciones de mapas de planos de los archivos, Patronato en el Archivo General de Indias.