Organización del Espacio de Trabajo y Gestión Documental

Medios y Métodos del Trabajo

A) El Despacho

1. Sin ruidos o sonidos molestos.
2. Que facilite la concentración.
3. Iluminación suficiente.
4. Temperatura adecuada.
5. Decoración adecuada.
6. Ventilación suficiente.

B) Mobiliario de Oficina

1. El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares, integrado con el escritorio.
2. El archivo de poco uso se colocará retirado del escritorio.
3. El asiento de la secretaria debe situarse detrás del escritorio.
4. Ventana a la izquierda del secretario, a no ser que sea zurda.
5. Reloj analógico visible.
6. Espalda de la secretaria protegida por pared.
7. El escritorio será su zona de trabajo, su zona personal.
8. Papelera oculta debajo del escritorio.
9. Ordenador bien colocado para que no se gire la cabeza, que no refleje la luz de la ventana, barrera entre la secretaria y la persona que entra por la puerta de visitas y para que la gente no pueda ver la pantalla.

C) El Escritorio

1. La mesa despejada; la documentación debe estar archivada, entregada o desechada.
2. Ordenador en mesa auxiliar, con la pantalla 10-15 cm más baja que la mesa principal y la impresora al lado.
3. Los documentos y papeles hay que leerlos y asignarles una tarea. Además, según la forma de entrada, hay que clasificar en:
   • Urgente
   • De resolución inmediata
   • De resolución a lo largo de la jornada
   • A corto plazo
   • A medio plazo
   • A largo plazo
4. Sobre la mesa, dos bandejas: Una de documentación que entra y otra que es resuelta.
5. Archivador de cajones: Para ordenar por temas u otro criterio los documentos. También para tener documentación habitual y útil, no definitiva.
6. Papelera: Necesaria también una trituradora de documentos.

El Archivo

Lugar donde se recogen y se guardan documentos, expedientes, etc., en cualquier tipo de soporte.

Objetivos

• Guardar y custodiar documentos.
• Facilitar su localización cuando haga falta.
• Reducir el tiempo de recuperación.

Conceptos

1. Clasificar: Ordenar por clases.
2. Ordenar: Colocar de acuerdo a un plan.

A) Clasificación de documentos en el archivo

Orden alfabético

Si se trata de nombres, por el primer apellido; si son empresas, por sus siglas o por apellidos.

Ventajas

• Sencillo.
• Encaja con el principio de discreción.
• Imposible equivocarse y repetir número.
• Rápida búsqueda.
• Permite archivar muchos expedientes.

Inconvenientes

• Necesita un apoyo auxiliar que descodifique el número de expediente.

Orden numérico

Se asigna un número consecutivo al anteriormente abierto y archivado. Se coloca en lugar contiguo al anterior en número.

Ventajas

• Sencillo.
• Encaja con el principio de discreción.
• Imposible equivocarse y repetir número.
• Rápida búsqueda.
• Permite archivar muchos expedientes.

Inconvenientes

• Necesita un apoyo auxiliar que descodifique el número de expediente.

Orden temático

Se crea un catálogo de unidades temáticas a semejanza del índice de contenidos.

Ventajas

• Intuitivo si tiene un índice pequeño.
• Expedientes bien clasificados.

Inconvenientes

1. Requiere crear un plan temático y de códigos.
2. Problemas cuando nos quedamos sin espacio y tenemos que introducir nuevos temas, nuevas carpetas o expedientes.
3. Si está relacionado con más de tres temas, surgen problemas.
4. Si otras personas quieren acceder al archivo, deben conocer los códigos y su plan temático.

B) Cómo tratar los documentos

1. Cumplir protocolo para archivar y tratar la documentación.
2. Leer el documento que llega.
3. Si no tiene importancia, tirarlo a la papelera.
4. Apreciar y valorar el documento.
5. Identificar su contenido: si tiene órdenes para realizar tareas, si constituye una prueba o resguardo de una operación realizada.
6. Analizado el documento, podremos: enviar a la papelera, procesar o realizar las tareas, o archivar.
7. Si está duplicado, solo se archiva el original.
8. Si hay que grapar o archivar en un archivador, se realizará correctamente.

C) Mantener los archivos al día

El archivo de cajonera

Se sitúa al lado de la secretaría, debajo de la mesa de trabajo. Es de uso personal e íntimo, solo tendrá acceso la secretaria. Contiene documentos de uso frecuente, bien organizados en carpetas, normalmente ordenadas alfabéticamente.

Archivo de estantería o armario

Alejado un poco del escritorio, su archivo será permanente. Podrán acceder el jefe o la secretaria (nadie más) y estarán de acuerdo en cómo organizarlo.

Mantenimiento del archivo

1. En el escritorio, tener una bandeja donde se pongan las tareas terminadas y las que se procedan a archivar.
2. Fijar un momento del día para archivar.
3. Cuanto menos personas accedan a los archivos, mejor.
4. Revisar los archivos para ver los caducados, los que no son útiles, etc.
5. Pegar una etiqueta indicando cómo están ordenados.
6. Si se saca algo, se deberá colocar de nuevo en su lugar.